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Gestion de flotte automobile

Flotte automobile

Logiciel de gestion de flotte automobile

La gestion de la flotte automobile, aussi appelée Fleet Management, est la gestion de parcs de véhicules. Les entreprises ont tendance à relayer les dépenses liées à la gestion de la flotte automobile au second plan. Certains gestionnaires de flotte utilisent encore un fichier Excel pour la gestion du parc automobile. Pourtant, une gestion efficace permet un meilleur fonctionnement de l’entreprise et par conséquent, une augmentation significative de la productivité. L’utilisation d’un outil efficace de gestion du parc automobile permet un réel gain de temps au quotidien.

Qu’est-ce qu’une flotte ou un parc auto ?

Il s’agit de l’ensemble des véhicules équipés d’un moteur d’une entreprise (voitures, poids lourds, motos, engins de chantier, etc.) mis à la disposition des employés pour mener à bien leurs missions. Ces véhicules peuvent appartenir à l’entreprise ou bien être loués par cette dernière. Peu importe le type de véhicule ou son nombre, une flotte requiert une organisation efficace pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

Homme qui consulte une application web

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de flotte automobile ?

Les logiciels de gestion de flotte automobile sont des atouts importants pour toute organisation car ils permettent la centralisation des informations des parcs automobiles pour une gestion plus efficace.

Il s’agit tout simplement de la gestion, de l’entretien et du suivi des différents véhicules de l’entreprise durant tout leur cycle de vie.

Les solutions de gestion de flotte automobiles vous offrent un contrôle et une capacité d’analyse de vos données non négligeables.

En optimisant votre gestion de parc automobile, vous évitez les erreurs qui peuvent représenter des dépenses exponentielles pour votre entreprise. Une gestion minutieuse permet une maîtrise considérable des coûts.

En somme, le but est de faciliter le pilotage de la gestion du parc auto au travers de tableaux de bord, ce qui aura pour résultat une meilleure gestion des coûts. Vous bénéficiez d’un réel suivi et d’une fine analyse de votre TCO.

Le TCO, Total Cost of Ownership en anglais, est le coût total de possession. Ce coût regroupe l’ensemble des frais liés à votre flotte automobile.

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de flotte automobile ?

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L’utilisation de la gestion de flotte présente de nombreux avantages pour l’organisation au sein de votre entreprise. Vous avez la possibilité d’assigner les différents véhicules aux salariés en rentrant les informations nécessaires et ainsi, de contrôler leur utilisation.

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Durant son cycle de vie, gérez les différents états du véhicule et gardez un historique de tous les éléments importants.

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L’application vous permet également de créer et gérer les contrats de chaque véhicule. En indiquant les dates de début et de fin, les coûts d’activation ainsi que les coûts récurrents, vous bénéficiez d’une mise à disposition de multiples informations sur l’état des contrats en cours.

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Un des grands avantages des solutions de gestion pour votre parc automobile est l’enregistrement de la consommation de carburant. En suivant le kilométrage de chacun des véhicules, vous pouvez programmer les futures révisions.

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Le contrôle de l’entretien est lui aussi primordial car il permet d’améliorer la longévité du véhicule. Les différents types d’entretiens sont nombreux : révisions, contrôles techniques, vidanges, etc.. Le suivi de ces différents entretiens se doit d’être rigoureux afin de garantir la sécurité des conducteurs pendant les multiples déplacements.

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À l’aide d’un journal de services, vous pouvez suivre les coûts d’entretien associés à chaque automobile.

Comment bien choisir son logiciel de gestion de parc automobile ?

De nombreux outils existent sur le marché avec des fonctionnalités différentes. Par exemple, certains peuvent proposer la géolocalisation alors que d’autres ne le font pas. L’important est de trouver l’outil qui vous offrira une visibilité d’ensemble de votre flotte automobile et qui vous offrira des fonctionnalités adaptées à vos besoins.

Un logiciel efficace est une solution qui permet de récolter les données de votre flotte automobile et de pouvoir analyser les différentes informations pour vous faciliter les prises de décisions stratégiques.

Un outil de gestion de votre parc auto est un outil qui vous permet de :

Gérer les contrats

Maîtriser les coûts d’entretien

Recueillir les relevés de compteur et de carburant

Affecter aisément des véhicules à vos collaborateurs

Faciliter la commande et le renouvellement de ces derniers

Qui s’occupe des flottes automobile en entreprise ?

Cela diffère d’une entreprise à l’autre selon les processus, mais que l’entreprise possède un parc automobile conséquent ou non, il est fortement conseillé de confier ce rôle à une personne qui s’occupera en permanence d’optimiser sa gestion : le gestionnaire de flotte automobile.

Le gestionnaire de flotte automobile doit intervenir sur plusieurs points. Tout d’abord sur le plan opérationnel car il doit établir un choix approprié de modèles de véhicules et du volume nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise selon le secteur d’activité, les missions quotidiennes des collaborateurs et la distance à parcourir. Il doit également gérer la partie finance avec la gestion des contrats et le suivi des coûts. Enfin, il assure la gestion de la sécurité des véhicules et des conducteurs à bord avec la maintenance et les entretiens nécessaires.

Il joue un rôle central sur le plan administratif pour la mise en œuvre des contrôles techniques, la gestion des sinistres, la signature des contrats d’achat ou encore pour la gestion des assurances. Il doit également être opérationnel au niveau de la logistique car il doit vérifier la disponibilité des véhicules ainsi que l’affectation de ces derniers, il doit planifier des visites de maintenance de façon régulière et il doit assurer la gestion du stock de pièces de rechange pour être réactif à tous potentiels problèmes remontés par les conducteurs.

Il doit accompagner les conducteurs et les responsabiliser. En effet, son rôle est aussi de s’assurer que chaque conducteur de l’entreprise prendra soin de son véhicule.

Amélioration du process

Pourquoi choisir la solution de gestion de flotte automobile Axelor ?

La solution Axelor offre aux entreprises des fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion des flottes automobile à travers une plateforme modulable et évolutive.

La plateforme Axelor vous permet de gérer les véhicules de votre parc automobile à travers une interface modulable selon vos besoins. Vous pourrez créer de nouveaux véhicules, les assigner à des salariés, et gérer les différents états du véhicule durant son cycle de vie et garder un historique de tous les éléments. L’application permet de gérer les contrats de location, d’optimiser l’entretien et de suivre la consommation de carburant.

La gestion de la flotte automobile est une des 30 applications métiers proposées par Axelor. L’application s’intègre parfaitement à notre ERP Open Source.

La solution Axelor vous permet une gestion complète de ces trois éléments :

Les véhicules :

Création d’un modèle de véhicule :

Ce modèle est constitué d’une marque et d’un nom de modèle qui vous offre la possibilité de rajouter le ou les fournisseurs de ce véhicule.

Création d’un véhicule :

Sur la fiche véhicule, il faut tout d’abord sélectionner un modèle puis rentrer la plaque d’immatriculation. Il s’agit de l’élément qui va être unique à chaque véhicule et qui va permettre de les différencier dans le système. S’il s’agit d’un véhicule de fonction, vous devez sélectionner l’employé qui en bénéficiera dans le champ “Conducteur”.

Vous avez également la possibilité d’indiquer l’état du véhicule via un champ descriptif, vous pouvez inclure des photos par exemple.

Sur chaque fiche d’un véhicule, vous avez également accès à plusieurs éléments que vous pouvez consulter ou créer directement.

Les contrats :

Création d’un véhicule :

Chaque contrat est lié à un véhicule. Vous pouvez créer des contrats de 3 types :

  • Assurance
  • Leasing
  • Dépannage

Différents champs permettent ensuite de détailler les termes du contrat. L’onglet “Services inclus” va permettre de détailler les prestations incluses dans le contrat. L’onglet “Conditions générales” vous permet de noter les conditions générales du contrat pour y avoir accès facilement.

Il est possible de programmer des alertes avant la date d’expiration du contrat.

La vie du véhicule :

Gérer la consommation du carburant :

Les employés peuvent enregistrer toutes leurs consommations de carburant à chaque fois qu’ils font un plein, en indiquant le véhicule, son kilométrage, ainsi que toutes les informations concernant le plein effectué.

Renseigner des relevés kilométriques :

Les employés peuvent, si besoin, noter régulièrement le kilométrage de leurs véhicules. Un relevé du kilométrage est également effectué lors de l’enregistrement de la consommation de carburant sur le journal des services.

Avoir le kilométrage à jour d’un véhicule est important car cela va permettre de programmer l’entretien, et cette information est également utile quand le véhicule est loué et/ou en leasing. En effet, ces contrats prennent souvent fin suite à un certain nombre d’années ou quand un certain kilométrage est atteint.

Les unités de distance se paramètrent au niveau des Config Applicatives > Données générales > Unités.

Rédiger un journal des services :

Le journal des services va permettre de recenser les prestations effectuées sur un véhicule.

Par exemple, si un véhicule a été apporté au garage pour un entretien, vous allez créer un nouveau journal depuis le menu correspondant. Vous devrez indiquer le kilométrage, l’acheteur et d’autres informations comme la date, la référence de la facture… Ensuite dans l’onglet “Services” vous pouvez détailler ce qui a été effectué sur le véhicule en indiquant un type de prestation et le coût lié à celle-ci. Sur la fiche d’un véhicule, vous allez ainsi retrouver toutes ces informations qui ont été effectuées ou qui sont liées à ce véhicule.

Les types de services doivent être créés au préalable via le sous-menu configuration.

Axelor centralise l’intégralité des données concernant votre flotte automobile et les rend accessibles aux parties prenantes concernées en interne, notamment les gestionnaires de la flotte automobile. La solution Axelor vous offre de multiples fonctionnalités essentielles au suivi de vos véhicules au travers d’une plateforme personnalisable et facile d’utilisation. En améliorant le contrôle de vos véhicules avec la plateforme Axelor, réduisez vos coûts d’entretien.

Centralisez vos données au sein de tableaux de bord et offrez-vous une solution clé en main qui vous permet de gérer facilement l’ensemble de vos véhicules pour renforcer votre productivité opérationnelle. À l’aide d’un outil de pilotage complet, adaptez votre flotte pour répondre au mieux aux besoins de vos collaborateurs.