Maîtriser les achats au sein des entreprises peut être une tâche complexe et demande énormément de temps à vos équipes. C’est pourquoi de nombreux professionnels adoptent des solutions de gestion d’achats comme les ERP (Enterprise Resource Planning) afin d’optimiser les dépenses de l’entreprise. Avec les solutions de gestion des achats, simplifiez et automatisez efficacement vos processus d’achat.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats et des approvisionnements fournisseurs ?
Les logiciels de gestion d’achats vous aident à optimiser la gestion des dépenses, à améliorer votre processus d’approvisionnement et à piloter l’ensemble des processus liés aux achats dans votre entreprise (demandes d’achat, fournisseurs, commandes, factures, budgets, etc.). Les logiciels centralisent toutes les sources d’informations relatives à vos besoins d’achats dans un référentiel unique. Il vous accompagne dans la croissance de votre entreprise et vous offre un gain de temps considérable.
Au travers du processus Purchase-to-Pay, le logiciel doit couvrir les trois processus principaux du cycle de vie des achats. Aussi connu sous les noms de Procure-to-Pay et P2P. Les trois principaux cycles de vie des achats sont : la demande d’achat, l’achat et le règlement du paiement.
Le logiciel permet d’offrir une assistance commerciale pour prendre les meilleures décisions d’achat. En optimisant vos processus d’achats, les logiciels améliorent la productivité de l’entreprise et vous permettent une meilleure gestion de vos dépenses.
Les logiciels de gestions d’achats permettent aux entreprises des intégrations faciles avec d’autres systèmes afin de bénéficier d’une utilisation de l’interface optimisée.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des achats et des approvisionnements ?
Le logiciel de gestion d’achat est un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus d’achat. Il représente de nombreux avantages qui peuvent répondre aux besoins actuels et futurs des entreprises. Il offre notamment une variété de fonctionnalités disponibles pour aider à planifier, acheter et payer. En proposant des outils de planification, le logiciel soutient les entreprises dans l’anticipation de leurs besoins en matière d’achat et dans l’élaboration de stratégies d’approvisionnement efficaces.
L’utilisation d’un logiciel de gestion d’achats simplifie considérablement le travail de vos équipes car il automatise certaines tâches qui peuvent être très chronophages. L’automatisation permet également de réduire les erreurs et les retards.
De plus, un logiciel de gestion des achats peut fournir une visibilité en temps réel sur les achats en cours, ce qui peut aider les entreprises à prendre des décisions stratégiques. En exploitant les données de votre entreprise, le logiciel propose des reportings qui vous permettront d’améliorer vos processus d’achats. Ces reportings vont permettre de collecter et d’analyser efficacement les besoins de votre entreprise en termes d’achats. Un rapport peut être une source d’information efficace qui peut appuyer une décision commerciale.
L’outil de gestion des achats améliore les relations avec vos fournisseurs. En effet, il permet de communiquer rapidement sur le portail collaboratif fournisseur et de partager plus simplement des documents. Cela vous permet d’améliorer la qualité et de fluidifier les échanges pour une meilleure collaboration.
Découvrir Axelor Portalkeyboard_returnComment bien choisir son logiciel d’achat et d’approvisionnements fournisseurs ?
Comme pour tout projet d’implémentation d’un logiciel au sein d’une entreprise, la première étape est de définir vos besoins. Lors des intégrations, les futurs utilisateurs doivent sélectionner le logiciel qui répondra au mieux à leurs attentes.
De nombreux logiciels existent et proposent différentes fonctionnalités mais un bon logiciel de gestion des achats doit vous permettre de :
Visualiser rapidement le statut de vos commandes
Établir des listes de fournisseurs
Suivre les commandes et les livraisons
Gérer les factures et les paiements
Évaluer la performance de vos fournisseurs
Les solutions de gestion des achats performantes doivent vous permettre d’automatiser vos processus d’achat, ce qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent.
Il est aussi important de penser au design du logiciel choisi. L’interface proposée doit être intuitive afin qu’elle soit facile à utiliser par les utilisateurs. La facilité d’utilisation permettra de garantir une adoption rapide de l’outil qui rendra vos équipes plus rapidement opérationnelles.
Un autre point à prendre en compte est l’assistance et les ressources disponibles pour le logiciel de gestion d’achat que vous choisissez. Il est important de s’assurer que le logiciel propose des tutoriels et de la documentation en ligne pour former ses clients.
Pourquoi choisir le logiciel de gestion des achats Axelor pour mon entreprise ?
Gestion des stocks automatisée
Grâce aux règles de stock, lorsque la quantité minimum est atteinte, la quantité à recommander est automatiquement générée.
En surveillant les stocks en temps réel, en planifiant les commandes en fonction des besoins et en suivant les livraisons, cela permet aux entreprises de réduire les risques de rupture de stock.
Anticipation et calcul précis de vos besoins
Le calcul des besoins vous permet de prendre en compte l’état actuel de votre stock mais aussi les commandes en cours et les prévisions établies et va générer des propositions d’achat.
En suivant précisément les niveaux d’inventaire de votre entreprise, vous pouvez aisément planifier les achats en conséquence et éviter les éventuelles ruptures de stock. Le logiciel peut établir des seuils d’alerte et peut planifier les commandes en fonction de ces seuils.
Automatisez la création de vos bons de réception et de vos bons de commandes
Avec la solution de gestion des achats Axelor, générez automatiquement les bons de réception associés à chaque commande dès que vos commandes fournisseurs sont validées. Vous pouvez également générer des factures depuis les bons de commandes, offrez-vous un suivi précis de la facturation et des livraisons.
Possibilité de sélectionner l’offre la plus compétitive
Vous pouvez envoyer directement depuis l’application vos différentes demandes de devis à de multiples fournisseurs. Cela vous permet de comparer et sélectionner l’offre la plus compétitive.
En comparant les différents devis, choisissez le fournisseur qui propose les meilleures conditions. Obtenez les meilleurs prix avant de les transformer en commande ferme !
Rattacher une liste de prix d’achat à un fournisseur
Il est possible de rattacher une liste de prix d’achat à un fournisseur qui correspond aux contrats cadres qui vous lient à certains fournisseurs avec lesquels vous avez négocié des tarifs préférentiels. Ces tarifs préférentiels peuvent s’appliquer de différentes manières :
- une remise systématique sur le montant total de votre commande
- une remise sur certains produits
- une remise sur certaines catégories de produits
Une fois la liste de prix enregistrée et attribuée à un fournisseur, alors les tarifs négociés seront automatiquement repris sur vos devis et commandes fournisseurs.
Avec l’onglet “activités”, vous pouvez visualiser toutes vos interactions avec un fournisseur, telles que les commandes passées auprès de celui-ci ou les emails que vous avez pu lui envoyer depuis le système.
Rattacher une liste de prix d’achat à un fournisseur
Il est important de maintenir une relation de qualité avec vos fournisseurs. La solution de gestion des achats Axelor peut vous aider à répertorier différentes informations importantes concernant vos fournisseurs et à suivre leur performance.
Depuis l’application, vous pouvez :
- Accédez aux informations des catalogues fournisseurs (coordonnées, catégorie, secteur d’activité, etc.)
- Consultez la disponibilité des produits dans le stock du fournisseur et leurs prix actuels
- Importez les listes de prix de vos fournisseurs afin d’activer des remises systématiques ou ponctuelles sur certains produits selon les conditions négociées
- Gérez l’ensemble de vos contrats fournisseurs et soyez alertés avant la fin ou le renouvellement d’un contrat
Il est possible d’associer une langue à un fournisseur, ceci a pour effet de générer les documents commerciaux directement dans la langue sélectionnée. Cette fonctionnalité facilite grandement vos échanges à l’international.
Dans le cadre d’une gestion multi-sociétés un fournisseur peut être rattaché à une ou plusieurs des sociétés de votre groupe.
Il est également possible de suivre le niveau de qualité des fournisseurs depuis la fiche fournisseur en attribuant manuellement une note de qualité globale au fournisseur ou bien en attribuant des notes et des avis produits.
Le logiciel permet aussi une gestion des éventuels litiges que vous pourriez rencontrer suite à la réception d’une commande fournisseur. Cette fonctionnalité offre notamment la possibilité de notifier les services facturation et comptabilité afin d’éventuellement bloquer les paiements et commandes auprès du fournisseur avec lequel vous êtes en litige en attendant de pouvoir régler la situation. Une bonne gestion des litiges vous permet de maintenir une relation de qualité avec vos fournisseurs.
Suivi de l’avancement de vos commandes
Grâce à des indicateurs, bénéficiez d’une visibilité immédiate sur :
- Les étapes de validation d’une commande
- Les statuts de livraison
- L’état de la facturation
Suivi des contrats
L’utilisation de la solution de gestion d’achats Axelor vous permet d’enregistrer et de suivre les contrats de votre entreprise dans le logiciel, en y incluant les informations sur les produits ou services achetés, les quantités, les prix, les conditions de paiement, etc.
Comme mentionné précédemment, vous pouvez également être alerté par le système lorsque les contrats arrivent à échéance ou lorsqu’il est temps d’en renégocier les termes.
Facilité d’échanges avec les fournisseurs
Au travers d’un portail fournisseur, fluidifiez la collaboration avec vos fournisseurs en leur permettant de répondre directement à vos demandes d’achats et à vos appels d’offres.
Gestion des demandes d’achats des collaborateurs en interne
Une fois la demande d’achat effectuée par le collaborateur, elle va suivre un workflow de validation pour être acceptée ou refusée par un responsable achats.
Création de reportings intégrés
Une fonctionnalité permettant un véritable suivi de votre activité à travers de multiples reportings intégrés basés sur les données de votre entreprise est disponible. La mise à disposition d’un rapport vous permet d’optimiser votre gestion des coûts et de construire des plans d’actions.
Facilitation de vos transactions à l’international
Afin de faciliter vos achats à l’international, l’application Axelor est multi-devises et la conversion des devises est gérée automatiquement.
Libérez votre entreprise avec l’ERP Open Source Axelor
À travers l’ERP Cloud ou l’ERP On-premise, le module achats du logiciel ERP Axelor est une solution évolutive et complète qui s’adapte aux besoins actuels de votre entreprise et qui vous propose de nombreuses fonctionnalités.
Une recherche au niveau du design de la plateforme permet d’offrir une version intuitive, soyez instantanément opérationnel et observez les rapides améliorations apportées à votre organisation !
Nous faisons bénéficier à nos clients d’une mise à disposition de multiples ressources : démo, documentation technique et fonctionnelle, nous organisons des webinaires pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de notre solution. Profitez d’une source d’information en ligne permanente pour faciliter votre utilisation.
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