Logiciel ERP : Une solution essentielle pour les PME
Indispensable à de nombreuses entreprises, le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) ou progiciel de gestion intégré est une solution complète qui permet la gestion de l’ensemble des services d’une entreprise. Alors quelle est exactement la définition d’un logiciel ERP ? À quoi sert un outil de type ERP ? Pourquoi le mettre en place dans son entreprise ? Quels sont ses avantages ? Lequel choisir ? Toutes les réponses sur les logiciels de type ERP ici !
Logiciel ERP définition : Qu’est-ce qu’un ERP ?
Pour comprendre la signification d’un logiciel ERP, il faut savoir que cela signifie Enterprise Resource Planning ou planification des ressources de l’entreprise. En français, on peut aussi parler de PGI pour Progiciel de Gestion Intégré. Le logiciel de gestion ERP donc, intègre de nombreuses fonctionnalités qui ont pour objectif de gérer l’ensemble des services d’une entreprise. Il peut s’agir de la gestion des stocks, la gestion de la production, le CRM/GRC pour la relation client, la comptabilité, le service qualité, etc. Tous les services que l’on peut être susceptible de retrouver dans une PME peuvent être pilotés grâce à un progiciel ERP.
Le système ERP est donc une solution centrale dans l’entreprise qui est communément utilisée par tous les employés, quel que soit le service concerné. Il permet ainsi à chacun de remplir ses tâches et d’atteindre ses objectifs en ayant facilement accès aux données souhaitées.
Comment fonctionne un logiciel ERP ?
Le logiciel de gestion intégré est le plus souvent accessible sur un appareil connecté : ordinateur, tablette ou encore un smartphone selon le besoin. Par ailleurs, plusieurs caractéristiques permettent de définir une solution ERP telles que :
- Un éditeur unique
- Une mise à jour en temps réel des informations sur les différents modules
- Une possibilité de tracer et analyser chaque information
- Une couverture sur l’ensemble du système informatique de l’entreprise
- Une seule base de données
Lorsque l’on se demande comment utiliser le logiciel ERP, il faut en fait comprendre qu’il s’agit d’un logiciel complet déployé en plusieurs modules. Chaque module correspond à une fonctionnalité comme le CRM par exemple. Le service client va donc utiliser une solution ERP avec le CRM pour ses besoins, mais peut aussi tout à fait accéder aux autres modules de ce dernier si souhaité. Ainsi, chaque collaborateur de l’entreprise a une possibilité d’accès très large à de nombreuses données et fonctionnalités grâce au logiciel ERP pour PME.
À quoi sert un ERP ?
Comme déjà évoqué, l’utilisation d’un logiciel ERP se fait à travers tout le système informatique de l’entreprise. Cela lui permet d’être déployé et accessible auprès de tous les collaborateurs de l’entreprise. On peut donc l’utiliser pour de nombreuses tâches comme par exemple :
- La gestion des achats
- Les ventes et la gestion commerciale
- La gestion de la comptabilité
- Le contrôle des budgets
- La gestion des stocks
- Le CRM et la gestion marketing
- La gestion de la production
- Etc.
Plus que les données enregistrées sur le logiciel, ce sont des tâches très concrètes qui pourront être réalisées grâce à cet outil qui prendra place au sein de nombreux processus utilisés quotidiennement. C’est d’ailleurs pour cette raison que le logiciel ERP concerne toutes sortes de PME puisqu’il permet de répondre aux besoins de nombreux services, quel que soit le secteur d’activité.
Pourquoi mettre en place un outil ERP dans votre entreprise ?
Malgré le coût d’un logiciel ERP, cette solution peut répondre à de nombreuses problématiques en entreprise. Tout d’abord, il permet de disposer d’un outil, mais aussi d’une base de données unique à laquelle se référer et mise à jour en temps réel pour l’ensemble de l’entreprise. Qui plus est, les modules proposés permettent aux collaborateurs de simplifier certains processus, mais aussi de gagner en autonomie au quotidien. La gestion de tâches est facilitée pour tous les services qui peuvent aussi respecter les normes avec plus d’aisance au quotidien.
Une entreprise qui souhaite gagner en efficacité et bien entendu en rentabilité aura donc tout intérêt à faire appel à un intégrateur de logiciel ERP. Il saura comment déployer sereinement un ERP cloud dans l’entreprise et le paramétrer pour répondre aux attentes et besoins de cette dernière.
Quels sont les avantages d’une solution ERP ?
L’objectif du logiciel ERP est d’optimiser et de faciliter l’ensemble des processus de gestion, la productivité ou encore les ressources de l’entreprise. Ainsi, de nombreux avantages seront observés par cette dernière une fois le logiciel opérationnel comme :
- L’accès à des informations plus homogènes permettant d’améliorer la collaboration et la communication au quotidien
- Le gain de temps et de productivité grâce à une meilleure gestion des ressources ou encore une réduction des délais
- Une meilleure organisation
- La prise de décision stratégique facilitée pour l’avenir
- Une meilleure maitrise des coûts en améliorant notamment leur planification
Ce type d’outil comporte donc de nombreux avantages pour l’entreprise, peu importe la durée d’amortissement du logiciel ERP choisi.
Comment choisir son logiciel ERP ?
Plusieurs critères peuvent être pris en compte pour le choix de ce type de système. Définir un cahier des charges précis est bien souvent le meilleur moyen de sélectionner l’offre qui correspond aux besoins de son entreprise. De cette manière, on pourra opter pour :
- Un logiciel adapté à son activité, sa taille et ses spécificités
- Un accompagnement et un service support de qualité
- Un système moderne, adaptable et ergonomique pour suivre son évolution
Une fois les critères définis, il sera possible de demander un devis pour connaitre le prix de l’implémentation d’un logiciel ERP ou encore d’effectuer une démonstration de la solution pour s’assurer que le modèle choisi correspond aux attentes de son entreprise.
Pourquoi demander une démo et un devis ?
La mise en place de logiciels dans les entreprises nécessite bien souvent de revoir tout son système de fonctionnement et notamment lorsqu’il s’agit d’un PGI avec de nombreuses fonctionnalités. Par ailleurs, les processus de son activité qu’il s’agisse de production ou de la mise en place d’un projet seront largement impactés par l’installation de l’ERP. Pour éviter de chambouler ses processus métiers avec un PGI qui ne conviendrait pas et aussi mieux maitriser les coûts, il est recommandé aux entreprises d’opter pour une démo.
Les démos peuvent être l’occasion de tester plusieurs logiciels et fonctionnalités dans le cadre de son activité et d’obtenir des données et une information fiable pour se faire son avis sur le PGI choisi. Le devis quant à lui permettra la mise en place de solutions en accord avec les coûts que le client peut se permettre de prendre en charge.
Les entreprises qui souhaitent bénéficier d’un PGI auront donc tout intérêt à choisir un système avec démo avant d’opter pour la mise en place définitive du PGI choisi.
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