Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion intégré (PGI) ? : tout ce qu’il faut savoir

Un PGI ou Progiciel de Gestion intégré, est le nom français pour désigner un ERP ou Entreprise Resource Planning. En termes de définition pure, il s’agit d’une solution de gestion de données regroupant les informations de l’entreprise dans le système informatique. Un PGI intègre l’ensemble des fonctions de l’entreprise pour une meilleure gestion et partage de l’information. Les modules regroupent les différents services, ils ont différents champs d’applications : le CRM, la gestion de stocks, des produits, la comptabilité, le module RH…

Quels sont les avantages et les limites d’un progiciel de gestion intégré ?

Un progiciel de gestion intégré peut rapidement devenir le véritable socle de gestion informatique de l’entreprise, grâce à sa fonction de centralisation des informations. Les avantages d’un ERP sont multiples, dont le gain de temps dans les démarches du quotidien. L’installation d’un ERP simplifiera la compréhension et le partage des données interservices en les regroupant dans le système.

Les atouts du PGI :

Centralisation des informations

Le PGI est l’élément par excellence de gestion de l’ensemble des données de l’entreprise. Le progiciel réunit toutes les informations et les fonctions sur un seul support, ce qui en fait un intermédiaire de travail unique pour disposer des ressources. L’ERP est un outil multitâches et multifonctions. Les outils interservices comme ceux de reportings sont disponibles et exploitables par tout collaborateur. L’intégration d’un progiciel de gestion informatique PGI permet de contourner les contraintes lourdes au niveau administratif par exemple, de centralisation des licences, en regroupant tout. Un progiciel de gestion intégré donne l’accès à plusieurs fonctionnalités et services de l’entreprise et simplifie la gestion et l’organisation générale.

Adaptabilité

Les logiciels ERP s’adaptent aux situations changeantes et favorisent la réactivité sur l’organisation et la gestion de l’entreprise, notamment lorsqu’il s’agit de faire face aux imprévus. Les progiciels de gestion informatique permettent d’organiser une partie des tâches, également de manière automatique, ce qui laisse de la liberté pour gérer d’autres tâches.

Anticipation

Le progiciel de Gestion intégré permet, grâce à ses outils et son workflow plus intuitif, d’avoir une vision d’ensemble des tâches, des services de l’entreprise. Les PGI sont des outils logiciels d’anticipation, ils favorisent une vision d’ensemble sur la planification par exemple, ou sur l’ensemble des tâches des collaborateurs. C’est donc l’outil informatique à privilégier lorsqu’il s’agit d’éviter les erreurs et d’aller vers une organisation de travail bien gérée.

Automatisation

Les ERP disposent également d’un système d’automatisation de certaines tâches, renforcé notamment par les fonctions du BPM. Axelor dispose d’un logiciel BPM nativement intégré. L’avantage de l’automatisation est de permettre de passer moins de temps sur des tâches répétitives, tout en limitant certaines erreurs humaines, améliorant l’expérience collaborateur et celle des clients.

Dématérialisation

La dématérialisation des outils de travail avec un PGI limite les frais pour les entreprises sur les denrées matérielles et les outils de travail, en utilisant moins de ressources matérielles. Les projets génèrent moins de coûts car ils sont moins consommateurs de ressources. L’espace de travail dématérialisé nécessite moins de présence, ce qui implique un système avec davantage de liberté personnelle et la possibilité d’accéder à une meilleure gestion et organisation générale.

Communication

Les ERP facilitent l’accès aux données des entreprises, à la gestion des tâches des collaborateurs et leur offrent des outils de communication. L’accès aux ressources étant simplifié, les collaborateurs ont une meilleure communication dans l’ensemble de leurs services, avec des outils pour relayer l’information plus efficaces.

Connexion

En supplément des informations et des systèmes gérés par l’ERP, il est possible de connecter le PGI à un ensemble d’applications, de dispositifs externes, afin de diversifier le travail et d’avoir davantage de fonctionnalités. Cela permet donc de multiplier les possibles, tout en gardant certaines habitudes de travail.

Sécurisation des données

La sécurisation des données est un enjeu essentiel pour protéger les données sensibles. Cette protection est l’un des avantages des outils de gestion PGI. La donnée n’est pas corruptible, les progiciels de gestion intégré disposent en effet d’une sécurisation des données permettant de rester serein.

Économies

Le plus important reste le ROI du logiciel ERP. En effet, le retour sur investissement est rapide. Lors de la réalisation du cahier des charges, vous aurez pu analyser les besoins et les bénéfices recherchés par l’intégration de votre progiciel de gestion. A cette étape, un premier aperçu du ROI apparaît, ainsi que les coûts et les bénéfices dans l’organisation.

Comment contourner les limites d’un PGI et quelles sont-elles ?

Manque de souplesse :

Un ERP peut être parfois un système informatique rigide ou peu intuitif, avec des fonctionnalités réduites. Il est intéressant de choisir un ERP en fonction de ses besoins réels, c’est-à-dire ses modules, de son mode de déploiement. Toutes les fonctions du progiciel de gestion doivent être étudiées en rapport avec les activités de l’entreprise, dans un cahier des charges clair, avec des données précises et fiables. Pour réaliser un cahier des charges réussi, voici les pistes !
Il est reproché à un ERP classique le manque de souplesse et d’adaptabilité. Un ERP Low-code avec un BPM saura contourner ces limitations et proposer des solutions alternatives pour donner plus d’agilité dans les processus.

Complexe à prendre en main :

Une autre limite peut être la complexité de prise en main et de ne pas être suffisamment intuitif. L’accompagnement du partenaire de l’éditeur aidera considérablement pour cette étape, mais le choix du type de plateforme change également les conditions. Par exemple, un PGI Low-code/No-code comme Axelor est une solution plus simple à prendre en main grâce aux parties de développement déjà prises en charge.

Complexe à mettre en place :

Une mise en place fastidieuse, ou même onéreuse, sont des freins face à la volonté d’implémenter un PGI. La clé pour résoudre cet obstacle est l’anticipation ! Pour outrepasser les différentes problématiques d’une mise en place difficile, rien de tel que de réfléchir en amont à une solution adaptée à ses réels besoins fonctionnels. Concernant l’aspect financier, réfléchir au ROI permet de relativiser les coûts et de voir si travailler avec un PGI est concrètement envisageable et d’anticiper les retours sur investissements effectifs.

Enterprise resource planning - Illustration

Quelles sont les différences entre une solution logicielle ERP ou un CRM ?

Une utilisation différente :

Définition et usage du CRM :

Le CRM ou Customer Relationship Management est un outil logiciel dédié à la gestion de la relation client (GRC). Par définition, le CRM se spécialise dans la gestion complète du cycle commercial. Les logiciels avec CRM accompagnent les entreprises dans la prospection, la fidélisation, le suivi des prospects, des offres et des ventes. Le CRM est développé autour de l’axe de la gestion clients, ses fonctionnalités ne s’étendent pas au-delà du cycle commercial.

Le PGI : un CRM et bien plus :

Un logiciel PGI permet tout autant la gestion commerciale du cycle de vente et des clients, que la gestion des stocks, des produits, ou des ressources humaines, de la comptabilité pour optimiser les coûts. Les progiciels ont une couverture d’activités plus large, moins spécifique, mais plus polyvalente. Les ERP donnent un suivi de la prospection commerciale et permettent de rattacher cela à d’autres activités et métiers de l’entreprise, la gestion des ressources humaines, la production, etc…

Le PGI, un outil plus complet pour la gestion de l’entreprise :

Dans la perspective de services plus étendus et d’une gestion globale des services de l’entreprise, les progiciels de gestion sont plus adaptés et permettent d’avoir accès à un CRM, en supplément à d’autres modules de gestion.

Quel type de solution PGI choisir : un ERP spécialisé ou généraliste ?

Enterprise resource planning - Illustration

Choisir un ERP horizontal ou vertical dépend principalement du cœur de métier et des besoins de l’entreprise. Les PGI horizontaux sont généralistes et divisés en modules variés pour prendre en compte des fonctions et services multiples (RH, achats, comptabilité, production, etc.). Lorsqu’un métier est très spécifique, un ERP vertical sera particulièrement adapté, grâce à des modules plus ciblés et précis. Il existe des progiciels spécialisés dans des domaines précis : le secteur industriel, (pour optimiser la production, la gestion et la planification des stocks, des ressources, des produits, etc.), le secteur de la distribution, ou même le secteur public. Lors d’une activité mixte voire pluridisciplinaire, un progiciel ERP généraliste propose une solution tout-en-un pour une prise en charge plus complète.

Quel système de stockage privilégier pour un ERP ?

Plusieurs solutions existent pour garantir la sécurité des données de votre ERP et de les héberger, en interne dans les serveurs de l’entreprise ou dans des serveurs dédiés…

On premise :

L’entreprise installe et héberge le PGI dans ses serveurs internes.

Cloud :

Cloud public / privé : dans les deux cas, l’hébergement se fait à distance. Dans le Cloud public, l’hébergement se réalise sur des serveurs tiers, communs, alors que dans un ERP cloud privé, il s’agit de serveurs dédiés.

ERP hybrid :

L’ERP hybride permet un stockage mixte entre le Cloud et On premise. Il combine le stockage des données en interne, dans les serveurs de l’entreprise avec des données hébergées en Cloud.

Quels sont les avantages à choisir le PGI Axelor ?

La modularité

Certains ERP se sont spécialisés dans des domaines professionnels, tandis que d’autres étendent leurs services pour répondre à un plus grand nombre d’entreprises. La modularité d’Axelor peut correspondre aux entreprises recherchant un ERP avec des solutions généralistes, comme au besoin de spécialiser leur solution PGI. Avec ses modules personnalisables, l’ERP Open Source développe une diversité de fonctions pour accéder à une offre sur mesure. Cela diversifie les offres et les adapte aux différents secteurs. Les industriels n’auront pas les mêmes besoins que les collectivités territoriales, par exemple. Ils peuvent ainsi chacun sélectionner et adapter les modules, puis les faire évoluer en fonction de problématiques et d’axes précis tels que la planification, la gestion de stocks, la production, la gestion clients, etc.

Un BPM Low-code, pour optimiser les performances

Après avoir identifié les processus métier, les équipes informatiques les modélisent dans le progiciel de l’entreprise. La modélisation d’un processus métier permet par exemple de récapituler les étapes clés pour pouvoir produire en temps et en heure les produits attendus souplesse et réactivité. On a la possibilité en temps réel d’intervenir sur les processus instantanément et de le ré-optimiser. Dans l’objectif d’être performante de manière pérenne, l’entreprise aura besoin de faire évoluer ses processus régulièrement. L’outil de modélisation des processus et d’automatisation apporte une satisfaction client plus importante, puisque cela permet de gagner en efficacité dans le quotidien. La modélisation de processus métier en Low-code apporte de la flexibilité supplémentaire dans les tâches et une automatisation dans l’ERP. Le progiciel Axelor a développé son BPM en Low-code/No-code, pour un plus grand confort d’utilisation. Les bénéfices du BPM sont visibles dans l’entreprise permettant de gérer des systèmes complexes, avec un ROI important, une réduction de coûts, une amélioration de l’expérience client.

Scalabilité

La scalabilité est le gage d’une flexibilité et d’une performance permettant une bonne prise en main. L’ERP Axelor est scalable, s’adapte en temps réel aux variations du nombre d’utilisateurs. Il devient possible de passer d’un périmètre réduit à une utilisation globale pour des milliers d’utilisateurs.

APEX a choisi Axelor pour sa modularité, pour dématérialiser ses processus

APEX Énergies est un fournisseur d’énergie verte connaissant une croissance importante depuis ces dernières années. Chaque année, l’entreprise double son chiffre d’affaires grâce à la création et à l’exploitation de centrales photovoltaïques pour plus de 7000 clients en France. APEX choisit l’ERP Low-code Axelor pour effectuer sa transition numérique. Leur objectif était de s’équiper d’un PGI accessible en Open Source permettant de créer et d’ajuster leur solution pour correspondre parfaitement avec les besoins de l’entreprise en les appuyant dans leur expansion continue.

Appréciant la modularité d’Axelor, Goulven Jorand, Responsable informatique chez APEX, témoigne :

“Initialement, nous avions prévu de développer un seul module pour la gestion et les achats. Puis on s’est rapidement rendu compte que les autres services de l’entreprise étaient également demandeurs d’une solution automatisée. Ainsi, on a étendu le périmètre de nos besoins et le choix d’Axelor s’est imposé, tant par sa souplesse, sa facilité d’utilisation et de déploiement et sa bibliothèque de modules très complète.”

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