ERP
Comment rédiger efficacement un cahier des charges ERP ?
Le cahier des charges joue un rôle crucial dans les projets d’implémentation d’un outil ERP. En effet, ils définissent avec précision les besoins métiers et les objectifs du projet.
À travers cet article, nous vous partageons les différentes étapes clés de la rédaction d’un cahier des charges afin de garantir une mise en œuvre réussie de votre système ERP (Enterprise resource planning). Alors, prêt à vous lancer dans la rédaction d’un cahier des charges complet et efficace ?
Sommaire
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?
Le cahier des charges ERP est un document essentiel dans le processus de sélection et d’implémentation d’un logiciel ERP. Il permet à l’entreprise de définir le périmètre du projet en listant les besoins de gestion et en spécifiant les fonctionnalités requises du logiciel ERP.
Ce document, souvent envoyé en format PDF, joue le rôle de modèle et de référence pour les éditeurs et intégrateurs potentiels. Il leur permet de comprendre les besoins et les obligations de la société et de proposer une solution qui répondra au mieux aux exigences spécifiques et de faire une offre personnalisée.
Il est recommandé d’impliquer les différentes parties prenantes internes lors de l’élaboration du cahier des charges afin de s’assurer que toutes les exigences essentielles sont prises en compte et que l’ERP répondra aux besoins métiers de l’entreprise.
Pourquoi est-il nécessaire de mettre en place un cahier des charges pour un projet ERP ?
La formalisation d’un cahier des charges permet :
- D’évaluer, de structurer & cadrer les besoins de l’entreprise
- De communiquer aussi bien en interne, qu’en externe
- D’accroître le nombre de réponses pertinentes à l’appel d’offres
- De protéger les parties en cas de litige s’il est bien rédigé
- D’aider à faire le bon choix quant à la solution répondant le mieux aux critères de l’entreprise
La clarté des attentes dès le début du projet est essentielle pour assurer une collaboration harmonieuse entre la maîtrise d’ouvrage et l’intégrateur. Si les attentes ne sont pas expressément définies, cela peut entraîner des malentendus, des lacunes dans la compréhension des besoins et une discordance entre les résultats attendus et les solutions fournies.
Le cahier des charges permet à l’entreprise de préciser ses critères de sélection pour le logiciel ERP idéal.
Quelles informations doivent être présentes dans un cahier des charges ERP ?
La mise en œuvre d’un logiciel ERP est une étape cruciale pour de nombreuses entreprises. Cependant, la gestion d’un projet ERP peut être complexe et nécessite une planification minutieuse ainsi qu’une coordination efficace entre les différentes parties prenantes.
Voici les étapes à suivre :
1
L’entreprise
Connaître son entreprise :
Cette section fournit une présentation générale de l'entreprise, de ses activités, de ses objectifs et du contexte dans lequel le progiciel de gestion intégré (ERP en anglais) sera mis en œuvre. Elle explique les motivations et les attentes de la société concernant l'implémentation du système ERP.
Pour mieux répondre à votre appel d’offres, le prestataire a besoin de bien comprendre votre entreprise ainsi que son secteur d’activité. Le cahier des charges se doit d’être un modèle de précision.
Décrivez :
- Votre entreprise
- Ses métiers
- Son organisation
- Son activité
- Ses produits
- Son marché
- Sa clientèle
Il est intéressant d’aborder la volumétrie de ces informations : Nombre de sociétés, nombre de collaborateurs, nombre de sites, nombre de clients, etc…
Vos perspectives :
Donnez de la visibilité sur vos perspectives à vos potentiels fournisseurs pour qu’ils puissent aussi vous proposer les solutions les plus adaptées. En effet, il vaut mieux prendre en compte la taille actuelle de la société et les perspectives pour :
- Éviter de choisir un logiciel ERP pour petites structures quand l’entreprise est en forte croissance
- Éviter de sélectionner un ERP excessivement surdimensionné qui augmentera les coûts de mise en place
2
Les processus
Cette partie détaille les processus métiers clés de l'entreprise. Elle identifie les différentes activités et les interactions entre les départements. L’analyse des process de l’entreprise constitue un point important. Il faut chercher à les décrire clairement, tels qu’ils sont vraiment, sans chercher à embellir la situation. Cela peut être une cartographie de processus, des détails de flux (origine, destination, forme, les outils utilisés). N’hésitez pas à présenter également les irritants ou points à améliorer. (Dysfonctionnements rencontrés, ce qu’il vous manque actuellement, etc…). Tous ces éléments vont permettre au prestataire de vous faire un devis détaillé et d’estimer plus précisément la complexité du projet ainsi que le délai de mise en œuvre.
3
Les besoins
Cette étape consiste à présenter les besoins fonctionnels attendus dans le nouveau logiciel ERP en fonction du périmètre d’activité. Il est important d’impliquer l’ensemble des services, d’organiser des réunions entre les différents services pour échanger et analyser les différents flux et process.
Vous pouvez spécifier :- Les fonctionnalités et les modules requis dans l’ERP, cela peut inclure des domaines tels que la gestion des ventes, des achats, des stocks, de la production, des ressources humaines, de la comptabilité, etc...
- Le besoin de personnalisation et paramétrage, cela peut inclure des besoins spécifiques concernant les rapports, les flux de travail, les autorisations d'accès, etc...
Impliquer les différents services vous permet d’éviter une situation où des besoins n’auraient pas été prévus lors du cahier des charges, ce qui entraînera de nouveaux développements qui vont prendre du temps et être coûteux. Nous vous conseillons de prioriser vos besoins selon leur importance, en indiquant pour chaque besoin s’il est :
- Très important / critique
- Normal / souhaité
- Confort / non critique
4
Les contraintes
Le cahier des charges doit mentionner les différentes contraintes autour du projet. Il est en effet préférable d’aborder en amont ce type de problématique afin d’anticiper au mieux d’éventuelles complications pour la suite.
Les contraintes sont de plusieurs types. On peut citer :- L’interfaçage avec le reste du système d’information ou avec des logiciels tiers
- Un contexte particulier
- La migration
- Les autres attentes
- Contraintes budgétaires
- Des échéances
5
Le projet ERP
La dernière partie importante concerne la conduite du projet. L'intégrateur peut être sollicité pour fournir une assistance pendant la phase de recette et de démarrage en cas de problèmes ou de questions des collaborateurs. Il est également important de prendre en compte le niveau de maintenance requis après la mise en place de l'ERP. C’est une information indispensable à l’intégrateur pour constituer son offre financière.
Lors de cette étape, vous pouvez préciser :- L’accompagnement souhaité : Sur la dispense des formations (uniquement keys users / tous les utilisateurs), en présentiel / distanciel, etc…
- La comitologie projet (Daily, COPROJ, COPIL, ...)
- Le type de contrat souhaité (forfait VS régie)
Retour d’expérience pour la gestion de projet
À la fin du projet d’implémentation d’un ERP, plusieurs actions clés doivent être élaborées pour assurer une clôture réussie et une transition en douceur vers l’utilisation continue de l’ERP.
Vérification des livrables
Procédez à une vérification détaillée de tous les livrables du projet ERP pour vous assurer qu'ils sont complets, précis et conformes aux exigences spécifiées dans le cahier des charges.
Formation et accompagnement supplémentaires
Identifiez si des besoins supplémentaires en formation et en accompagnement existent pour les utilisateurs finaux. Au besoin, organisez des séances de formation supplémentaires pour répondre aux questions et résoudre les potentiels problèmes afin de renforcer l'adoption du système ERP.
Rétrospective du projet
Organisez une réunion de rétrospective avec l'équipe de projet pour évaluer les performances, les réussites et les défis rencontrés tout au long du processus. Identifiez les leçons apprises et les bonnes pratiques à retenir pour les futurs projets similaires. Cette rétrospective permet de capitaliser sur les connaissances acquises et d'améliorer les processus de gestion de projet.
Communication et célébration
Communiquez largement avec l'ensemble de l’organisation pour informer sur le succès de l'implémentation du logiciel ERP. Célébrez les réalisations de l'équipe de projet et remerciez les membres impliqués. La communication et la célébration aident à renforcer l'acceptation et l'engagement des utilisateurs finaux vis-à-vis d’une solution ERP.
Il est également important de continuer à surveiller et à évaluer les performances du logiciel ERP au fil du temps, en apportant les ajustements nécessaires pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise.
Les 9 erreurs à éviter dans l’élaboration d’un cahier des charges ERP
1
Un manque de clarté et d'exhaustivité
Le cahier des charges doit être clair, complet et détaillé. Il est primordial d’être clair dans le choix des formulations et de s’assurer de bien inclure tous les besoins de votre société ainsi que les obligations de votre secteur d’activité.
2
Ne pas impliquer tous les acteurs concernés
Faire le choix de ne pas impliquer toutes les parties prenantes de l'entreprise, notamment les utilisateurs finaux, les responsables de chaque service et les dirigeants, est une décision qui peut avoir des répercussions défavorables. Leurs besoins et leurs opinions sont essentiels pour garantir que l’ERP puisse répondre aux besoins de tous.
3
Ignorer l'analyse des processus métier
Il ne faut pas négliger l'importance de la compréhension des processus métiers. Cela permet l'intégration d'un logiciel ERP qui s'aligne efficacement sur les flux de travail existants. N’hésitez pas à vous rapprocher des métiers, car ils connaissent mieux que personne les process à mettre en œuvre pour répondre à leurs propres besoins.
4
Fixer des délais irréalistes
L'implémentation d'un ERP est un processus complexe qui prend du temps. Il est important d’éviter de fixer des délais irréalistes qui pourraient compromettre la qualité de l’outil. En effet, des délais serrés peuvent entraîner une mise en œuvre précipitée. Cela peut entraîner des erreurs et des problèmes de fonctionnement de l’ERP.
5
Ne pas se concentrer sur l'expérience utilisateur
La convivialité de la plateforme est un facteur essentiel pour une adoption réussie de l’outil. Le cahier des charges doit accorder une attention particulière à l'expérience utilisateur et à l'ergonomie du système.
6
Négliger la sécurité des données
Avec un ERP, des données sensibles de l'entreprise seront centralisées. Assurez-vous de prendre en compte de fortes mesures de sécurité nécessaires pour protéger ces informations critiques.
7
Oublier la flexibilité et l'évolutivité
Les marchés évoluent constamment et les besoins de votre société peuvent changer à l'avenir. L'ERP que vous choisirez doit être suffisamment flexible et évolutif pour s'adapter à vos évolutions futures.
8
Ne pas définir les responsabilités
Clarifier les responsabilités des différentes parties prenantes pendant le processus d'implémentation est absolument nécessaire. Sans des rôles clairement définis, il peut y avoir une confusion au sein de l'équipe de projet concernant les tâches et les décisions à prendre. Cela peut entraîner des actions contradictoires et, par conséquent, un ralentissement du processus d’implémentation.
9
Ne pas prévoir de formation adéquate
L'introduction d'un nouveau système ERP nécessite une formation approfondie des collaborateurs afin d’éviter une mauvaise utilisation du système, un retard dans l’adoption de la plateforme ou encore une résistance au changement de la part des employés qui peuvent se sentir dépassés.
Qui est responsable de la rédaction du cahier des charges ERP pour votre projet ?
La rédaction du cahier des charges ERP est une tâche qui nécessite une bonne compréhension des besoins et des process de l’entreprise, ainsi que des connaissances techniques sur les fonctions offertes par une solution ERP. C’est pour cette raison que plusieurs personnes clés doivent être impliquées dans la rédaction :
- Le chef de projet est responsable de coordonner l’ensemble du processus d’implémentation de l’ERP. Il doit jouer un rôle central dans la rédaction du cahier des charges pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées, que les objectifs du projet sont clairs et que les besoins de l’organisation sont correctement pris en compte.
- Les utilisateurs finaux seront amenés à utiliser quotidiennement le système, leurs retours d’expérience et leurs besoins spécifiques sont essentiels pour définir les fonctionnalités et les modules nécessaires.
- La direction générale joue également un rôle essentiel pour le succès du projet ERP car elle doit valider les objectifs stratégiques et les ressources allouées.
- Si l’entreprise dispose d’une équipe d’experts techniques en interne ou fait appel à un consultant ERP, leur expertise est primordiale pour s’assurer que les spécifications techniques sont réalisables.
- Le responsable de la sécurité des données de la société doit être impliqué pour s’assurer que les exigences de sécurité appropriées sont incluses dans le cahier des charges.
Pour garantir que le cahier des charges ERP soit exhaustif et réponde pleinement aux besoins de l’entreprise, il est primordial d’en faire un effort collaboratif impliquant les parties prenantes clés de la société.
Faire le choix de l’Open Source ?
Lors de la rédaction, vous devez vous demander le nombre de collaborateurs qui seront amenés à utiliser la solution.
Si votre activité est amenée à évoluer profondément dans les années à venir, il est essentiel de pouvoir compter sur une solution qui puisse évoluer facilement.
À ce titre, il devient alors très intéressant de regarder du côté des solutions Open Source :
- Nombres d’utilisateurs illimités : votre société peut grandir, sans augmenter de manière exponentielle son budget SI.
- Code ouvert : possibilité de faire développer les modules et fonctionnalités sur mesure pour votre activité (y compris par des tiers).
Découvrez comment notre ERP peut vous aider à améliorer la performance de votre entreprise
Un expert vous contactera rapidement pour échanger sur votre projet.