BPMN 2.0
Qu’est-ce que la norme BPMN 2.0 ?
Le Business Process Model and Notation (BPMN) est une norme gérée par un organisme international, l’Object Management Group (OMG), qui est à l’origine de la norme UML. Sa création remonte à 2004, et la version actuelle est la 2.0 depuis 2013. L’OMG (Object Management Group) est un consortium international dont le but est de standardiser et de promouvoir le modèle objet. La norme BPMN 2.0 est devenue un standard incontournable pour la modélisation des processus métier. Elle constitue la norme internationale ISO/CEI 195103 depuis juillet 2013. Le norme BPMN est un outil coopératif essentiel pour modéliser vos process métiers.
La norme BPMN va présenter les processus métiers sous la forme d’un diagramme dans lequel on retrouvera des symboles, chacun ayant une interprétation unique. À travers cette représentation graphique, la norme BPMN modélise les processus métiers. La norme permet de visualiser, formaliser, normaliser, et automatiser les processus métiers en les rendant lisibles et accessibles pour tous. Ainsi dans une organisation, toutes les personnes susceptibles d’avoir recours auxdits processus : des ingénieurs, des responsables, des opérationnels ou bien encore des consultants peuvent communiquer et comprendre instantanément les processus BPM dessinés en parlant le même langage, c’est-à-dire la norme BPMN.
Sommaire
Le BPMN : un outil collaboratif
Le BPMN est un outil collaboratif dans la mesure où il est utilisable et interprétable par tous les acteurs, qu’ils soient fonctionnels ou techniques. Les responsables métiers vont pouvoir facilement dessiner des processus qui pourront ensuite être transposés dans une application. Grâce au BPMN, les acteurs techniques peuvent communiquer facilement entre eux. L’éventuelle barrière qui peut exister entre les profils fonctionnels et les profils techniques est effacée grâce à ce langage commun, normalisé et accessible.
Cette norme représente un élément clé de la gestion des processus métiers car elle fournit une visibilité sur la séquence des activités de l’entreprise. Elle est utilisée par de nombreux éditeurs.
Quel est l’objectif de la norme BPMN 2.0 ?
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, il devient crucial de maîtriser la complexité de processus de son entreprise afin de gagner en agilité. Pouvoir modéliser et adapter ses processus métiers, fruit d’un savoir-faire unique, c’est s’assurer un avantage concurrentiel fort et pouvoir s’assurer qu’ils soient optimaux.
Aujourd’hui, la norme BPMN s’impose dans la formalisation visuelle des process. Les besoins de transformation des métiers de l’entreprise ces dernières années ont propulsé le low-code BPM qui est devenu un outil clé pour toute entreprise souhaitant revoir leur processus en intégrant le numérique.
Le BPMN a pour objectif d’encadrer la modélisation de ces processus à travers une notation claire, intuitive et compréhensible pour tous. En modélisant de A à Z les différentes étapes d’un processus métier dans un cadre commun de représentation graphique, elle permet à une organisation de partager une seule et même vision des processus et de faciliter leur exécution. Les flux d’informations nécessaires à la gestion d’un processus sont alors représentés visuellement, ce qui offre une meilleure compréhension. En effet, les outils visuels peuvent se révéler plus facile à comprendre qu’un texte et ils offrent une simplification de la communication entre collaborateurs.
L’objectif principal est d’offrir un langage standardisé pour que toutes les parties prenantes d’un processus métier puissent le comprendre. Cela permet de collaborer et de communiquer de façon plus fluide et d’augmenter la productivité de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier est un ensemble structuré de tâches, d’actions humaines ou automatisées, réalisées en vue d’atteindre un objectif particulier et prédéfini.
Un processus métier implique des acteurs métiers, chacun chargé d’une activité précise. Il peut comprendre des sous-processus. Un processus métier peut être externalisé, dans le cas de la sous-traitance notamment. La norme BPMN permet de modéliser les process métiers pour construire un cadre standardisé : première étape d’une optimisation.
Quel est le rôle du pilote de processus ?
Pour mener à bien cette approche processus il est nécessaire de désigner un responsable : un pilote de la démarche processus au sein de votre organisation.
Les principales missions de ce pilote sont :
Coordonner la modélisation des processus, et statuer sur les décisions les plus impactantes.
Auditer les processus afin d’identifier les éventuels points de blocages et dysfonctionnements.
Rassembler des informations lors des audits, et par le retour d’expérience des acteurs du processus.
Contribuer à la politique d’amélioration continue de l’entreprise par des pistes d’optimisation en faisant évoluer les processus en impliquant les collaborateurs.
Être l’interlocuteur privilégié des éventuels prestataires externes inclus dans la démarche processus engagée.
Animer et communiquer, afin de s’assurer de l’adhésion des équipes.
Quels sont les symboles et éléments des diagrammes BPMN 2.0 ?
La norme BPMN fournit un ensemble robuste de symboles pour modéliser différents aspects des processus métiers. C’est un ensemble de logigrammes permettant à tous de pouvoir comprendre visuellement les processus. Au travers d’un ensemble d’éléments graphiques variés.
Nous allons prendre l’exemple suivant pour illustrer un processus en BPMN :
- Les objets de flux (activités, événements et branchements) sont des déclencheurs qui illustrent un comportement au sein d’un processus métier. Ces objets de flux peuvent lancer, modifier ou terminer un processus.
- Les “activités”, qui permettent d’exécuter des tâches, des sous-processus et des activités, sont des actions à réaliser pour atteindre l’objectif du processus. Elles peuvent impliquer une activité humaine comme les tâches utilisateurs et manuelles, mais peuvent également être automatisées dans le cadre de tâches, services et script. Au besoin, les sous-processus permettent de spécifier et isoler des comportements. Elles sont représentées par des rectangles aux coins arrondis.
- Les “transitions” ou les “connexions” qui permettent de relier les différentes étapes entre elles.
- Les “passerelles”, qui permettent d’orienter les flux vers les étapes suivantes.
Les passerelles :
Les passerelles sont des étapes dans le processus de divergences ou convergences du flux. Elles sont en capacité de décrire le chemin de flux de séquence d’un processus.
Elles sont représentées par des losanges, au centre duquel on peut retrouver un symbole qui indique les sorties de flux possibles. Une passerelle exclusive peut être représentée sans pictogramme, il existe les deux possibilités.
Nous pouvons voir 5 types de passerelles, parallèles, exclusifs ou inclusifs :
Les passerelles “parallèles” de processus qui parallélisent ou fusionnent le flux, pour indiquer que des tâches peuvent être effectuées en simultané.
Les passerelles “exclusives” qui orientent le processus vers une seule transition.
Les passerelles “inclusives” qui peuvent paralléliser sous conditions.
Les passerelles “événementielles” dont les conditions se basent sur des événements, elle s’utilise pour mettre le processus en attente de différents événements.
Les passerelles “complexes” sont utilisées pour les flux les plus complexes du processus, elles s’utilisent lorsque le comportement du flux ne peut pas être exprimé par un autre type de passerelle.
Les objets de données :
Ces objets peuvent fournir des informations importantes et stratégiques sur les données d’un processus.
Découvrez un exemple illustrant les principaux éléments de base d’un processus en BPMN :
Pour mieux comprendre comment fonctionne un processus en BPMN, il faut imaginer une instance de processus, comme un jeton qui avance dans le processus, et qui peut se diviser ou fusionner en fonction des actions à réaliser lors du traitement de cette instance de processus.
Les deux processus que nous allons présenter sont des processus de cycle de vie d’une commande client du devis jusqu’aux écritures comptables.
Dans cet exemple, nous allons illustrer le choix d’un type de transport pour l’expédition d’une commande et le processus démarre avec l’événement de début “Création d’un devis”. east
C’est à ce moment-là que le demandeur va venir sélectionner son produit puis confirmer le devis. east
Lorsque le devis est confirmé, nous rentrons dans un sous-processus. La première étape est de venir créer la commande et signaler cette dernière à l’administration des ventes.
L’administration des ventes n’a pas de rôle direct dans un premier temps puisque le contrôle de la validité de la commande se fait via une tâche règle métier. east
Différents paramètres d’entrée permettent de déterminer automatiquement si la commande est recevable ou non. En cas de non conformité, un message d’envoi est généré afin de signifier au client que la commande est refusée. east
Si la commande est refusée, cela mène alors à une erreur. east
Cette erreur est alors récupérée en frontière du sous-processus et nécessite pour le client de passer un appel au service client avant de mettre fin définitivement à tout le processus engagé. east
Le second scénario possible au sein de l’administration des ventes est de partir du postulat que la commande a été acceptée. Nous allons, une nouvelle fois, remonter cette information mais cette fois-ci via un événement d’envoi de message intermédiaire auprès du client pour lui confirmer que sa commande est reçue. east
En ce qui concerne l’administration des ventes, en partant de l’hypothèse que la commande peut être tout de suite exécutée, il va falloir programmer l’expédition. east
En parallèle nous allons signaler à l’entrepôt qu’il faut passer dans un sous-processus de préparation de la commande, le sous-processus est non détaillée ici : east
En revanche nous avons permis l’éventualité, au cours de ce sous-processus de préparation de la commande, que cette dernière nécessite de la sous-traitance. east
Dans ce cas présent, nous allons donc externaliser le traitement de cette commande auprès de la sous-traitance et attendre un retour de leur part lorsque la commande sous-traitée sera prête. east
En parallèle, dès lors que l’expédition est prête à être envoyée lorsque la date d’expédition est atteinte, nous allons poursuivre notre processus sur l’administration des ventes. east
L’administration des ventes doit enregistrer un paiement, seulement à la condition que le paiement ait été envoyé. east
Pour revenir à notre commande client, nous avons bien reçu l’information que la commande était confirmée.
Regardons maintenant cet événement frontière timer de 5 jours qui, si au bout de 5 jours sans nouvelles, envoie automatiquement un mail de rappel. east
Revenons au processus classique, la commande a été confirmée et le client est alors invité à payer sa commande. En attente de réception de la commande, le processus stagne à la tâche “recevoir la commande”. east
Dès lors que la commande est reçue, une événement de fin d’envoi de message vient signaler au deuxième processus (l’administration des ventes), que la commande a bien été reçue. east
Quand la commande a bien été reçue, nous allons venir via une tâche script générer automatiquement les ligne d’écritures dans notre système et mettre fin à l’ensemble du processus de vie d’une commande, de sa situation de devis à la situation d’écriture comptable. east
BPMN vs BPM : quelle est la différence ?
La différence entre BPM et BPMN est simple :
BPM
Le Business Process Management est une méthode d’organisation.
BPMN
Le BPMN est une norme codifiée.
Quels sont les avantages du BPM ?
Il y a de nombreux avantages à utiliser un outil BPM pour la gestion des processus métiers :
Une notation visuelle et claire qui permet de maîtriser la complexité
Un format commun automatisable
Un langage unifié qui améliore la collaboration car compréhensible même en dehors de votre organisation
Une interopérabilité entre plusieurs organisations et plusieurs outils
Une norme évolutive grâce à une communauté active, pour répondre aux besoins métiers qui changent sans cesse
Comment réussir la modélisation ?
Identifiez le ou les élément(s) déclencheur(s) du processus et les étapes qui jalonnent le processus.
Visualisez clairement l’objectif du processus. Afin de produire une modélisation efficace le but à atteindre doit être clairement explicité et validé par les acteurs métiers. Une phase de relecture et de validation des processus avec les acteurs métiers clés est extrêmement recommandée.
Enfin, définissez des indicateurs de performance réalistes et quantifiables, ainsi vous pourrez juger facilement de l’efficacité de vos processus.
En tentant d’optimiser les processus, il est assez aisé de les complexifier. Gardez donc à l’esprit que clarté et simplicité sont les maîtres mots pour une modélisation réussie.
Pourquoi choisir le logiciel BPM d’Axelor pour modéliser vos processus métier ?
Le logiciel BPM Axelor, en conformité avec la norme BPMN 2.0 est pensé pour une prise en main simple et intuitive à travers une interface visuelle. Il vous permet de modéliser, mettre en œuvre, exécuter et contrôler les différentes étapes de votre processus métier. L’outil BPM joue un rôle clé dans la réduction des coûts, dans l’amélioration de votre réactivité organisationnelle et dans l’optimisation de votre productivité.
L’avantage de l’utilisation du BPM Axelor réside dans sa capacité à se rendre compréhensible pour les intervenants de tous les niveaux (techniques ou non). Créez facilement des organigrammes de programmation BPMN professionnels avec des modèles prêts à l’emploi ou bien à l’aide de fonctionnalités intuitives, telles que le glisser-déposer.
Le BPMN a beau être un langage synthétique, il n’en reste pas moins complet et puissant. La richesse des pictogrammes disponibles permet de modéliser tous les processus métiers, même les plus complexes. C’est pour ces multiples raisons que l’utilisation de la norme BPMN représente un véritable atout concurrentiel ainsi qu’un accélérateur de performance pour votre entreprise.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à découvrir notre livre blanc sur la norme BPMN ou bien à suivre notre chaine YouTube où nous postons régulièrement des tutoriels et des cas d’applications.