Les étapes pour réussir l’installation d’un ERP

La dématérialisation des processus est une réponse à certaines situations plus particulièrement lorsque le sentiment de stagner dans ses activités de son entreprise ou PME commence à arriver. Un ERP arrive en effet parfois comme une bouée de sauvetage pour simplifier les tâches et permettre à une organisation nouvelle d’amener de l’efficacité.
Si vous vous questionnez ou si vous en êtes à ce stade de réflexion, à quelques pas du changement, voici quelques pistes pour savoir quand installer votre ERP et les étapes pour réussir votre cahier des charges !

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un logiciel ERP ou Entreprise Resource Planning ou un PGI, soit Progiciel de Gestion Intégré, en français désigne une solution de gestion de données regroupant les informations de l’entreprise sur un système de base de données logicielle.

Pourquoi installer un ERP dans votre entreprise ou PME ?

L’ERP est l’élément fondamental de gestion des données d’une entreprise. Les avantages d’un ERP sont multiples, dont le gain de temps dans les démarches du quotidien. L’installation d’un ERP simplifiera la compréhension et le partage des données interservices en les regroupant dans le système.

Enterprise resource planning - Illustration

Quel type d’ERP choisir ?

Il existe une grande variété d’ERP sur le marché, chacun avec ses spécificités. Il convient de choisir son ERP en fonction de la taille de l’entreprise, de ses besoins et de ses projets.

Un ERP Open Source est une solution avec le code en accès libre pour tous. L’Open Source est une véritable communauté.

On premise, SaaS, Cloud, plusieurs solutions existent pour un stockage de données en toute sécurité :

On premise

L’entreprise installe l’ERP et l’héberge dans ses serveurs internes.

ERP hybride

L’ERP hybride permet un stockage mixte, à mi-chemin entre le Cloud et On premise. Il combine des données stockées dans les serveurs internes à l’entreprise avec des données en Cloud.

Cloud public / privé

Dans les deux cas, l’hébergement se fait à distance. Dans le Cloud public, l’hébergement se réalise sur des serveurs tiers, communs, alors que pour un ERP cloud privé, il s’agit de serveurs dédiés.

Saas

L’abonnement au logiciel se réalise à distance, sans l’acquisition du logiciel pour les utilisateurs.

Le mode de développement : Low-code/No-code ?

Le No-code ne nécessite pas de développement, il appelle donc à moins de compétences onéreuses et permet des économies pour l’entreprise.

Un ERP en Low-code permet aux utilisateurs de personnaliser davantage qu’en No-code, avec une majeure partie déjà développée, de 70% environ. Le reste permet aux développeurs d’adapter le logiciel à leurs besoins.

Quels sont les signes du besoin d’implémenter un ERP dans une entreprise ?

Enterprise resource planning - Illustration

La mise en place d’un ERP dans une entreprise, ou une PME, dépend de plusieurs paramètres, il peut s’agir d’une volonté d’étendre ses services, ou d’un besoin de changement ressenti par l’entreprise.
L’ensemble des signes sont des éléments concrets, tels que des difficultés circonstancielles, un flux de travail déstructuré, un manque de clarté sur les informations, voire un sentiment de stagner dans la gestion de l’entreprise. Il peut s’agir d’un ressenti global de ralentissement de son activité qui engendre le besoin de changement de son système interne. Le climat devient sous tension de manière progressive.

5 chantiers où un ERP peut doper la productivité !

Une réorganisation des processus, en effectuant sa transition vers la gestion numérique crée un meilleur workflow et améliore l’efficacité. Bien sûr, en situation complexe, la seule mise en place d’un ERP dans une entreprise ne sera pas suffisante, il sera essentiel de réorganiser en amont les dysfonctionnements et d’effectuer une expression des besoins claire et réaliste. Ces différents points bloquants alertent sur le besoin de changement vers une solution numérique PGI :

Une organisation du travail devenant pénible

L’organisation du workflow devenant plus complexe, cela génère un manque d’anticipation ou de recul sur les tâches quotidiennes. Le temps perdu avec des montagnes de documents papier à trier donne l’impression de stagner. Or, une des fonctions principales d’un Progiciel de Gestion Intégrée est la centralisation des données et des systèmes d’information de l’entreprise, permettant ainsi une meilleure visibilité sur les tâches et l’organisation préalable. L’anticipation devient alors possible. La dématérialisation avec l’installation d’un ERP facilite l’accès aux ressources documentaires de l’entreprise, en économisant le stockage matériel (papier, classeurs) et fournit un élément de stockage dématérialisé avec un système de protection des données. L’installation d’un ERP et son déploiement génèrent par conséquent un gain de temps et un meilleur workflow.

Des outils et des supports hétéroclites

La multiplicité des supports et outils de travail, bien que proposant un grand panel de possibilités, crée une perte de temps au quotidien. Multiplier les outils pour gérer ses tâches, ses documents, son CRM, son workflow, etc. cela demande davantage de stockage qu’une centralisation des données. Un ERP comme outil polyvalent apporte une solution de gestion d’un ensemble d’éléments, évitant de se perdre entre plusieurs outils et de perdre du temps dans son travail, chaque heure gagnée est du temps précieux.

Une perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée

Les tâches les plus redondantes, à faible valeur ajoutée pour l’entreprise sont particulièrement chronophages. Lorsque cela devient problématique, il est essentiel de remettre en question ses processus pour gagner en efficacité. La mise en place d’un ERP dans une entreprise comme outil de gestion peut apporter non seulement une simplification, mais en plus une automatisation de certaines tâches, de quoi effacer ces problématiques.

Une communication moins claire

Les effets d’une mauvaise communication interservices peuvent se manifester très rapidement. Les tâches peuvent être mal réparties, mal gérées et des malentendus naissent… Ce climat crée nécessairement des tensions voire des erreurs d’exécution et une réactivité plus faible face aux imprévus. Et si l’installation d’un ERP pouvait renverser cette dynamique ? Un PGI adapté à vos besoins dénoue ces situations en apportant une organisation plus stable et transparente. L’ERP regroupe l’ensemble des informations et les rend ainsi disponibles à tous les services, si concernés, de l’entreprise.

Une envie d’amélioration de ses services

Enfin, il peut s’agir tout simplement d’une envie de se restructurer afin d’atteindre plus d’efficacité et de productivité dans le travail. Cela peut se produire lorsqu’il y a des besoins d’étendre des services et une volonté d’automatiser ou de réduire certaines tâches d’ordres organisationnelles, administratives, gestion de CRM, etc. Le déploiement d’un ERP répond à de multiples besoins, mais demande une grande implication de l’ensemble de l’équipe pour déterminer les apports.

Pour résumer, le déclic pour la mise en place d’un PGI intervient si plusieurs signaux sont réunis, ou lorsque l’envie et le besoin sont présents. La mise en place d’un ERP dans une entreprise, permettra de gagner du temps sur les tâches du cœur de métier et d’améliorer la communication, en centralisant les données dans le système. Le déploiement d’un logiciel ERP doit se réaliser après une étude aboutie de projet, suivant plusieurs étapes.

Les différentes étapes pour installer et implémenter un ERP !

Découvrez sur notre Livre Blanc toutes les étapes de l’installation et l’implémentation d’un logiciel ERP.

1.

Le diagnostic, l’analyse des processus de l’entreprise :

Comme étape anticipatoire, avant l’intégration de l’ERP, il est important d’observer et de comprendre les processus déjà en place dans l’entreprise, les analyser. Avant son déploiement, un projet d’installation d’ERP nécessite une précision sur le contexte, les différentes missions des collaborateurs et leurs besoins. Il sera essentiel de déterminer les enjeux contextuels, de présent et d’avenir de l’entreprise, ses projets et les problématiques quant à la bonne implémentation de l’ERP. Pendant cette phase d’analyse, vous serez amené à sonder votre entreprise, son secteur d’activité, ses activités principales et secondaires, les collaborateurs, la hiérarchisation et les liens entre chaque division. Les besoins de chaque collaborateur seront étudiés, les problématiques à améliorer avec l’ERP seront définies, pour enfin procéder à un répertoire clair et réaliste de tout cela.

2.

L’expression des besoins :

Exprimer les problématiques, les conditions, les contraintes spécifiques sont des étapes phares. Une étude de faisabilité est suivie d’un audit pour réaliser le projet d’installation de l’ERP, une fois les aller-retour effectués entre chaque partie impliquée dans le processus. Comment réaliser un état des lieux réaliste de l’entreprise et de ses processus ? Examiner les processus en cours, de manière simple, concrète et empirique, les décrire simplement au plus près du réel. L’objectif est que le cahier des charges soit le plus fidèle au réel dans l’idée d’un devis réaliste également, en établissant un compte rendu au plus proche des faits. De même, définir et envisager les perspectives d’avenir de l’entreprise, les expliciter permettra de se projeter dans le temps avec l’utilisation de son ERP et surtout permettra d’aiguiller dans son choix. C’est à cette étape que les éléments déterminants dans l’élaboration du projet d’implémentation de l’ERP prendront racine. De toutes ces étapes, découle naturellement une expression des besoins dans le cahier des charges qui devra être claire et précise : par exemple, il est important de détailler la volumétrie, tout comme de prendre en considération le mode d’implémentation choisi et de développement. Une définition des contraintes et une évaluation terrain sont réalisées lors d’un audit pour s’assurer des conditions de mise en place et de déploiement de l’ERP dans l'environnement professionnel.

3.

La collaboration :

Pour réaliser un diagnostic plus complet et précis, il est essentiel de réunir l’ensemble des personnes concernées par le choix de l’ERP. Définir leurs besoins en amont et être le plus réaliste, concret pour parvenir à un diagnostic fiable, et enfin une mise à prix qui sera stable. Il convient d’établir une dynamique de collaboration entre les différents départements de l’entreprise, pour déployer l’ERP et l’intégrer, qui sera présente à chaque étape de l’installation de l’ERP, pour le suivi. Ainsi cette équipe sera plus sensible à la bonne réalisation de la tâche et amenée à voir si les processus correspondent à ce qui est attendu, notamment dans une perspective plus concrète pour si cela correspond dans le concret de leurs tâches.

4.

L’implémentation :

Après avoir enfin validé les paramètres, détaillé les besoins, réalisé un audit et décelé l’ensemble des problématiques à contourner, l’implémentation de l’ERP peut débuter. Il s’agira de paramétrer, de tester et de déployer la solution, en choisissant son mode de déploiement : Saas, Cloud, local… Puis, viendra la phase de migration, consistant à réorganiser et à centraliser l’ensemble des informations et données depuis les outils multiples vers l’ERP. Suite à la migration des données, le projet aura besoin d’un suivi, d’une maintenance, et d’assistance. Il sera important de déterminer le niveau de service attendu, pour établir un projet réaliste. Ce besoin de réactivité du service support varie selon l’activité de l’entreprise et son projet. Cela sera essentiel pour limiter les bugs et les pannes, ou les problèmes pouvant survenir. Le support a une fonction d’anticipation et d’accompagnement après le déploiement.

5.

La formation :

Pour une assimilation et une meilleure maîtrise de l’ERP, la formation est importante pour les collaborateurs et utilisateurs du logiciel. Axelor propose de manière régulière des formations destinées à comprendre et expérimenter le logiciel, pour aller plus loin dans son architecture technique et fonctionnelle. Toutes ces étapes sont importantes pour tirer tous les bénéfices du déploiement de votre ERP.

Les clés pour l’installation d’un ERP et une mise en place plus efficace

L’accompagnement et l’expertise des partenaires d’éditeurs pour comprendre l’étendue du projet d’ERP, depuis ses prémices jusqu’à son implémentation dans le système est nécessaire, durant tout le processus. Un dialogue qui doit être efficace et méticuleux pour dénouer les enjeux et problématiques. Ainsi la confiance et la compréhension entre l’éditeur et l’entreprise sont des éléments clés pour faire évoluer le projet.

Un des critères les plus importants pour un cahier des charges réussi est la constitution d’un dossier détaillé et une expression des besoins clairs pour établir un devis au plus près des besoins !

Comment peut-on vous aider ?

Planifier un échange

Consulter l’aide en ligne

Devenir partenaire

Voir la démo en ligne