Un outil BPM est aussi ce que l’on appelle une solution de gestion des processus métier. Cette solution peut permettre à une entreprise de passer à un autre niveau en matière de qualité et de performance, mais encore faut-il choisir le bon logiciel BPM pour cela.

Avant tout, qu’est-ce que le BPM ?

Le BPM “Business Process Management” est la gestion des processus métiers. Un processus métier est une série d’actions humaines ou automatisée effectuées en vue d’obtenir un résultat déterminé (exemple : suivi des demandes d’achats internes, suivi des commandes clients, …). Un outil BPM repose sur 4 piliers :

  • la modélisation des processus métiers,
  • leur automatisation,
  • le monitoring,
  • et l’amélioration continue.

Le choix d’une solution BPM est crucial car il impacte une organisation à 3 niveaux : les hommes, le système d’information et les flux d’informations.

Découvrez les points à prendre en compte pour un choix optimal et raisonné.

Vous pouvez distinguer les critères indispensables et les critères optionnels, mais néanmoins pertinents.

Enfin si vous hésitez encore à adopter une solution BPM, cet article a aussi pour but de démontrer les avantages que vous pourriez en tirer pour votre organisation.

Le marché des outils BPM est en plein essor et de nombreuses solutions sont disponibles. Faire le bon choix est essentiel et repose sur certains prérequis.

➞ En savoir plus sur qu’est-ce qu’un BPM

À quoi sert un logiciel BPM ?

Un logiciel BPM est le plus souvent un logiciel de gestion des processus métier. Il s’agit d’une plateforme dont l’objectif premier est d’accompagner l’entreprise dans l’amélioration et l’automatisation de certains de ses processus. Les utilisateurs d’un outil BPM vont alors avoir toutes les cartes en main pour créer un workflow le plus optimisé possible pour leur entreprise et ainsi gagner en performance et en qualité.

La modélisation des processus métier et workflow est donc la fonctionnalité première d’un outil BPM mais c’est aussi et surtout l’amélioration de ces derniers qui va permettre d’atteindre le résultat souhaité pour les entreprises. Dès lors qu’une société se rend compte que certaines tâches sont trop répétitives et chronophages, que certains process ne parviennent pas à remplir les objectifs qu’elle s’était fixés ou encore que les collaborateurs font remonter trop d’anomalies au cours d’un même process, c’est peut-être le signe qu’il est temps d’investir dans un outil BPM. Ce logiciel de gestion va permettre d’agir à la source du problème et vous permettre de trouver des solutions concrètes.

Pourquoi utiliser un logiciel BPM ?

L’outil BPM est un logiciel qui peut apporter beaucoup à une entreprise. En effet, cette dernière peut véritablement gagner en performance et en productivité simplement en procédant à une optimisation des process utilisés par ses collaborateurs. Cette évolution n’est possible qu’à condition d’effectuer une modélisation des processus métiers en amont et c’est justement ce que propose l’outil de BPM. Ce logiciel de gestion des processus métier va donc apporter une solution de qualité aux problématiques rencontrées aussi bien par les utilisateurs des process que par l’entreprise au sens large.

Gain de temps, gain de productivité, meilleure qualité de production, sont donc autant d’avantages que l’on aura à utiliser les fonctionnalités de ce type de logiciel.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une solution BPM ?

Un logiciel dédié au Business Process Management regroupe plusieurs fonctionnalités qui vont permettre à ses utilisateurs de réaliser de la modélisation et de l’optimisation des process. Parmi elles, on retrouve par exemple :

  • un modélisateur intuitif permettant de connecter les activités, décisions et événements d’un même process ; des modules clés en main;
  • une solution cloud et full web;
  • une interface ergonomique;
  • des outils de reporting et bien d’autres choses encore selon la solution qui aura été choisie.

Il est important de s’intéresser aux fonctionnalités de son logiciel avant de faire son choix pour s’assurer de disposer de toutes les options souhaitées.

Les critères de choix indispensables d’un outil BPM

Afin de ne pas perdre l’avantage compétitif d’un outil BPM, assurez-vous que la solution choisie permette la création de formulaires utilisateurs de manière dynamique, sans codage, par simple paramétrage. À quoi bon modéliser des processus métiers en quelques clics si ensuite la construction et l’évolution des interfaces utilisateurs s’avèrent être une tâche fastidieuse et chronophage.

La notion de BPMN n’est pas forcément claire et évidente, pourtant il s’agit bien d’un critère indispensable au choix d’une solution BPM. Le BPMN est une norme qui garantit un langage de modélisation unifié, standardisé, graphique et surtout explicite aussi bien pour les techniciens que pour les acteurs métiers. Ne faites donc pas l’impasse sur ce point et assurez-vous que l’outil choisi y répond.

Par ailleurs, il est primordial que l’outil BPM intègre des reportings : il ne s’agit pas seulement de modéliser des processus, mais aussi d’identifier les goulots d’étranglement et de les optimiser.

De cela découle le fait que le logiciel choisi doit offrir une grande souplesse de paramétrage. Ainsi vous adaptez vos processus à l’évolution de votre activité en temps réel, et d’après les données issues des outils de pilotage intégrés.

Autre aspect important : l’intégration avec l’existant. Vos processus spécifiques seront plus performants s’ils communiquent sans difficulté avec les bases de données existantes et les processus standards.

Enfin, privilégiez une solution de gestion des processus métier capable de se connecter facilement aux différentes applications utilisées au sein de votre organisation.

Les critères de choix optionnels d’une solution BPM de gestion des processus métier

Choisissez idéalement une solution BPM de gestion des processus métier offrant déjà une base de processus standards sur lesquels vous pourrez vous appuyer.

Optez pour la mobilité et choisissez une solution responsive. Ainsi le pilotage de votre activité est possible de partout et sur tous les supports.

Choisissez un logiciel BPM facile d’utilisation et ouvert sur l’extérieur : pour une conduite du changement réussie, rien de tel qu’un outil proposant une interface utilisateur agréable et intuitive. La collaboration étant la clé du succès, opter pour un outil BPM collaboratif est un vrai plus : offrez à chacun de vos utilisateurs une interface personnalisée et une vision claire sur ses objectifs, partagez des données en toute sécurité, proposez à vos clients, vos fournisseurs un espace dédié.

Les bénéfices apportés par un outil BPM

Les impacts positifs de la mise en place d’un outil BPM se mesurent principalement à 3 niveaux :

  • l’organisation,
  • la communication,
  • et le pilotage des processus métiers.

Grâce à une solution low-code BPM, améliorez la cohésion au sein de votre entreprise : apportez à vos collaborateurs une vision globale de l’organisation, impliquez-les dans les choix décisifs, faites-leur gagner du temps en automatisant les tâches itératives par exemple.

Un logiciel BPM vous permet aussi de favoriser la collaboration et la communication entre les équipes, d’encourager le partage d’informations et limite le risque d’erreur, car l’activité est balisée par des processus métiers logiques et pensés en amont.

Le pilotage de vos processus est un excellent levier de croissance, un outil BPM vous permet de monitorer vos performances de façon graphique et en temps réel. Mesurez l’atteinte de vos objectifs, évitez les dysfonctionnements et gagnez en réactivité dans les prises de décision et les cycles de validation.

Une solution de gestion des processus métier est également primordiale dans le processus d’amélioration continue de l’entreprise. Vos processus métiers sont vivants ils se doivent d’évoluer et surtout d’être remis en question régulièrement en termes d’efficience et l’outil de BPM permet ceci par son aspect reporting.

L’outil BPM facilite la digitalisation en permettant l’automatisation des processus et la dématérialisation des flux d’informations. Votre productivité repose essentiellement sur une gestion optimale de vos processus métiers, opter pour un logiciel BPM vous garantit des résultats quantifiables et un excellent retour sur investissement. Il est donc temps de vous mettre en quête de la solution adéquate pour votre structure !