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Workflow

Qu’est-ce qu’un workflow ? Définition, explications et fonctionnalités

Les flux de travail inefficaces, le suivi et la traçabilité difficiles, la perte d’informations ou encore une communication inefficace font partie des nombreuses préoccupations qui pèsent sur l’organisation d’une entreprise et qui peuvent être réglées par un workflow.

Sommaire

Workflow : qu’est-ce que c’est ?east Quel sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?east Quels sont les principaux cas d’utilisation d’un workflow à connaître ?east BPM vs Workflow : quelle est la différence ?east
Pourquoi de nombreuses entreprises utilisent un workflow dans leur processus ?east Comment bien choisir votre logiciel de workflow pour votre entreprise ?east Découvrez le BPM Axelor pour la modélisation de vos processus métiers east

Workflow : qu’est-ce que c’est ?

Le workflow, également appelé flux de travail en français, désigne l’ensemble des étapes, des différents acteurs et des processus impliqués dans la réalisation d’une tâche donnée. Autrement dit, il s’agit d’une séquence d’actions qui sont effectuées dans un ordre bien déterminé pour atteindre un objectif spécifique. Il permet de fournir de précieuses informations à chacun des acteurs. En effet, il expose le circuit de validation, les tâches à accomplir, les délais à respecter ou encore les méthodes de validation.
Le workflow peut être utilisé dans divers contextes, tels que la gestion de projet, la production, la fabrication, la conception de logiciels, la publication de contenu, etc. Il est généralement représenté sous forme de schéma qui montre les différentes étapes ainsi que les personnes ou les rôles impliqués. Le workflow peut être automatisé à l’aide de logiciels spécialisés appelés outils de gestion de flux de travail (workflow management tools en anglais) qui permettent de suivre et de gérer efficacement les processus. L’automatisation peut aider à accélérer le flux de travail, à réduire les erreurs, à améliorer la qualité et à augmenter l’efficacité globale.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?

Amélioration de l’efficacité

Un workflow bien conçu peut permettre d’optimiser les processus, de réduire les délais, de minimiser les erreurs et d’augmenter la productivité de votre entreprise.

Automatisation

Les workflows peuvent souvent être automatisés à l’aide de logiciels spécialisés, ce qui peut permettre de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité globale.

Meilleur contrôle

Les processus peuvent être examinés à chaque étape pour s’assurer du bon fonctionnement.

Meilleure qualité et conformité Les workflows peuvent inclure des contrôles qualité et des vérifications pour s’assurer que les tâches sont effectuées correctement et que les normes et les réglementations sont respectées.

Réduction des coûts

Les workflows peuvent aider à identifier les inefficacités et les gaspillages, ce qui peut aider à réduire les coûts et à améliorer la rentabilité.

Meilleure visibilité et traçabilité

Les workflows peuvent fournir une vue d’ensemble de l’avancement du projet ou de la tâche. Cela permet aux équipes de surveiller les progrès et de résoudre rapidement les problèmes. En cas de défaillance, il permet également de revenir sur les différentes étapes d’un projet et de définir à quel moment cette défaillance a pu avoir lieu et pourquoi.

Meilleure coordination et collaboration

Les workflows permettent à plusieurs personnes ou équipes de travailler ensemble de manière coordonnée et transparente, ce qui permet d’améliorer la collaboration et la communication.

Quels sont les principaux cas d’utilisation d’un workflow à connaître ?

Les workflows peuvent être utilisés dans de nombreux domaines et pour gérer une grande variété de tâches. Voici quelques exemple de cas d’utilisation :

Gestion de projet

Les workflows peuvent être utilisés pour gérer toutes les étapes d'un projet, depuis la planification et la conception jusqu'à l'exécution et la livraison. Les workflows peuvent aider à assigner des tâches, à suivre les progrès et à assurer la coordination entre les membres de l'équipe.
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Gestion des demandes

Ils peuvent être utilisés pour gérer les demandes de service des clients, en les triant par ordre de priorité, en les assignant à des agents de support et en assurant leur résolution dans les délais impartis.
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Gestion des ressources humaines

Les flux de travail peuvent être utilisés pour gérer les processus de recrutement, d'embauche, d'onboarding, de formation et d’évolution des employés.
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Gestion des opérations

Les workflows peuvent être utilisés pour gérer les processus opérationnels tels que la gestion des stocks, des approvisionnements, des ventes et des finances.
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Gestion des approbations

Les workflows peuvent être utilisés pour gérer les processus d'approbation, tels que l'approbation des demandes de congé ou encore des demandes de remboursement.

BPM vs Workflow : quelle est la différence ?

Le BPM (Business Process Management) et le Workflow sont tous deux des concepts liés à l’optimisation des processus métier, mais ils présentent des différences importantes. La différence entre BPM et Workflow réside dans leur portée : le Workflow est un outil de gestion des processus plus limité et opérationnel, ils peuvent être simples ou complexes, mais ils ont généralement une portée limitée et sont utilisés pour automatiser des processus récurrents et routiniers. Le BPM, quant à lui, est une méthodologie plus globale qui vise à optimiser les processus dans leur ensemble. Cela implique l'analyse, la conception, la mise en œuvre, l'optimisation et le suivi des processus de l'entreprise dans leur ensemble. Cependant, les deux approches sont complémentaires et peuvent être utilisées ensemble pour améliorer les processus de l’organisation.

Pourquoi de nombreuses entreprises utilisent un workflow dans leur processus ?

Les entreprises utilisent un workflow afin d'améliorer leur efficacité car en automatisant les tâches répétitives et routinières, les workflows permettent aux employés de se concentrer sur les étapes les plus importantes et à plus forte valeur ajoutée. Cela peut grandement améliorer l'efficacité et la productivité globale de l’activité. Les flux de travail permettent de suivre les processus étape par étape, en s'assurant que toutes les étapes sont effectuées correctement. Cela peut réduire les erreurs et améliorer la qualité du travail. Ils permettent également de suivre l'état des processus métier, en fournissant une vue d'ensemble des tâches en cours et à venir. Cela peut aider les gestionnaires à suivre les progrès et à identifier les goulots d'étranglement potentiels. Globalement, le workflow permet d’optimiser votre organisation tout en intégrant les salariés et/ou les prestataires extérieurs, qu’ils soient sur site ou bien à distance.

Comment bien choisir votre logiciel de workflow pour votre entreprise ?

Le choix d'un logiciel de workflow pour votre société peut être une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur vos processus métier.

Afin de faire le bon choix, il s’agira dans un premier temps de vérifier si le logiciel propose les fonctionnalités dont vous avez besoin pour automatiser vos processus métier, comme la possibilité de créer des formulaires, de définir des règles de workflow, de créer des notifications et de suivre l'état des processus.

Assurez-vous que le logiciel est facile à utiliser et intuitif pour vos employés, afin de minimiser les temps de formation et d'optimiser l'adoption du logiciel au sein de vos équipes.

Il est également important de vérifier si le logiciel est compatible avec vos systèmes existants, tels que votre système de gestion de base de données, gestion de documents et autres applications.

Il sera primordial de s’assurer que le logiciel permet une personnalisation facile et flexible pour répondre à vos besoins spécifiques, en permettant la création de workflows sur mesure pour votre entreprise.

Un autre point à ne pas négliger sera de vérifier si le logiciel est accessible à partir de différents appareils et emplacements, afin que vos employés puissent y accéder à tout moment, n'importe où.

Aujourd’hui, la protection des données est au centre des préoccupations des organisations, assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos données et vos processus métier.

Découvrez le BPM Axelor pour la modélisation de vos processus métiers

Le sigle BPM vient de l’anglais “Business Process Management” et signifie “Gestion des Processus Métiers”. Il désigne les logiciels qui modélisent, orchestrent et automatisent les processus à travers une interface réactive. Le logiciel BPM Axelor vous permet de modéliser vos processus métiers en toute simplicité. En effet, en s’appuyant sur la norme BPMN, il est possible de visualiser, formaliser, normaliser, et automatiser les processus en les rendant lisibles et accessibles pour tous. La norme permet un langage commun entre les différents métiers et les DSI. L’installation d’un ERP tel qu’Axelor vous permet de simplifier la compréhension et le partage des données interservices en les regroupant dans un seul et même système. En effet, un PGI ou Progiciel de Gestion Intégré, est le nom français pour désigner un ERP ou Entreprise Resource Planning. En termes de définition pure, il s’agit d’une solution de gestion de données regroupant les informations de l’entreprise dans le système informatique. Axelor vous propose une solution Full web disponible en mode ERP Cloud ou On premise. Puissant, évolutif et facilement personnalisable, l’ERP Open Source Axelor est composé de plus d’une trentaine d’applications métiers intégrées et offre à votre organisation de nombreux avantages considérables. Avec la plateforme Low-code / No-code Axelor, il est possible d’aller plus loin grâce à des workflow nativement intégrés dans la plateforme. Il est notamment possible de modéliser vos processus avec Camunda. Que ce soit la version Open Source ou entreprise, vous avez la possibilité de relier votre workflow à nos applications métiers. Vous pouvez aussi utiliser le protocole EBICS TS qui permet d’optimiser les transactions et de gagner du temps sur les tâches connectées aux échanges bancaires. Finalement, la définition du workflow peut sembler complexe mais il s’agit tout simplement d’un outil qui permet de s’organiser et d’être plus performant au quotidien. Il facilite le travail de chaque collaborateur en offrant une vue d’ensemble et il permet de mener à bien un projet du début à la fin.

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