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Qu’est-ce que le processus de pilotage d’une entreprise et comment l’améliorer ?
Le pilotage d’une entreprise est une tâche complexe et essentielle pour la réussite d’une organisation. Que ce soit pour une petite société ou une grande multinationale, la planification et la mise en œuvre de stratégies efficaces sont nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et assurer une croissance pérenne.
Dans cet article, nous allons plonger dans les détails du processus de pilotage d’une entreprise et examiner les facteurs clés qui le composent. Nous allons explorer les différents types de stratégies de pilotage, les éléments présents sur une cartographie de processus ainsi que les différents facteurs pris en compte.
Que vous soyez chef d’entreprise, cadre dirigeant, investisseur ou simplement intéressé par le fonctionnement des entreprises, cet article vous offrira un aperçu complet et instructif du processus de pilotage d’une société.
Qu’est-ce qu’un processus ?
En entreprise, un processus peut être défini comme une séquence d’activités liées qui sont exécutées pour atteindre un objectif spécifique. Les processus peuvent être utilisés pour diverses fonctions commerciales, telles que la production, la gestion de projet, des ressources humaines, la comptabilité et bien d’autres.
Un processus peut être considéré comme une façon de standardiser les activités afin d’assurer une exécution cohérente et de qualité constante. Les processus ou process sont souvent décrits dans des documents de procédure et peuvent inclure des étapes, des responsabilités, des règles et des délais.
Les processus sont importants car ils permettent d’améliorer l’efficacité, la productivité et l’aptitude de l’entreprise. Ils permettent également de réduire les coûts en évitant les erreurs et les gaspillages. En outre, les processus aident à faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe en clarifiant les rôles et les responsabilités.
Les processus peuvent être améliorés au fil du temps grâce à des techniques telles que l’analyse et l’optimisation des processus, qui permettent d’identifier les inefficacités et les opportunités d’amélioration. Il existe donc plusieurs types de processus que l’on peut classifier en plusieurs catégories.
Quels sont les différents types de processus (ou macro processus) ?
Les processus opérationnels ou de réalisation
Il existe de nombreux processus opérationnels ou de réalisation en entreprise, qui peuvent varier selon le secteur d’activité et les objectifs commerciaux. Voici quelques exemples courants :
La production : il concerne la fabrication de produits physiques, depuis la réception des matières premières jusqu'à l'expédition des produits finis.
La gestion de projet : la planification, l'exécution et la surveillance des projets, en veillant à ce que les projets soient livrés dans les délais impartis, dans les limites du budget et avec une qualité satisfaisante.
Le service client : la fourniture d'un service d’excellence aux clients, en répondant à leurs besoins et en résolvant leurs problèmes.
La gestion des ressources humaines :la gestion du personnel, depuis le recrutement jusqu'à la mesure des performances et la formation continue.
Le marketing et la vente :la promotion de produits ou de services de l'entreprise auprès des prospects, en veillant à ce que les produits soient commercialisés de manière efficace et à ce que les ventes soient conclues.
La gestion de la chaîne d'approvisionnement :la maîtrise de l'ensemble du processus d'approvisionnement, depuis la planification jusqu'à la livraison des produits.
La gestion financière :la maîtrise des finances, en s’assurant que les dépenses soient contrôlées, que les recettes soient maximisées et que les comptes soient tenus à jour.
Ces processus peuvent souvent être subdivisés en sous-processus, chacun ayant ses propres étapes, responsabilités et règles.
Les processus opérationnels ou de réalisation
Les processus de support ou de soutien sont ceux qui fournissent des services ou des fonctions de soutien pour aider les processus à fonctionner efficacement. Voici quelques exemples courants de processus de soutien en entreprise :
Le contrôle de la qualité : l'assurance et le contrôle qualité, qui garantissent que les produits ou services répondent aux normes et aux exigences.
La sécurité :la maîtrise des risques et des menaces de sécurité pour protéger les actifs et les employés.
La gestion des technologies de l'information :le pilotage des systèmes informatiques, y compris la planification, l'installation, la maintenance et la mise à niveau des logiciels et du matériel informatique.
La logistique :l’organisation des flux de matières premières, des produits finis entre les différents sites de la société et vers les clients ou les fournisseurs.
Tour d’horizon d’un ERP logistiquekeyboard_returnLes ressources humaines :la gestion de la paie, des avantages sociaux, de la conformité réglementaire et de la politique de l'entreprise en matière de RH.
Les achats :l'acquisition de biens et de services, y compris la recherche de fournisseurs, la négociation des contrats et la gestion des relations avec les fournisseurs.
Ces processus de support ou de soutien sont essentiels pour garantir que les démarches opérationnelles fonctionnent efficacement et de manière cohérente. Ils fournissent un soutien critique pour la mesure des risques, la coordination des activités et la conformité réglementaire.
Les processus de management ou de direction
Les processus de management ou de direction sont ceux qui permettent de diriger et de gérer la société dans son ensemble. Voici quelques exemples courants de process de management ou de direction :
La planification stratégique : la définition de la vision, de la mission et des stratégies de l'entreprise, ainsi que la planification de l'allocation des ressources et des priorités à court et à long terme.
La gestion de la performance : l'évaluation de la réussite de l'entreprise et de ses employés, ainsi que la mise en place de plans d'action pour améliorer les performances.
Le pilotage des risques : la gestion des risques qui peuvent affecter l'entreprise, notamment en identifiant, évaluant et atténuant les risques.
L’accompagnement au changement : la planification, la mise en œuvre et le suivi du changement d’organisation, notamment en veillant à ce que les employés soient prêts à faire face aux changements.
La communication : la communication interne et externe, y compris la gestion des relations avec les parties prenantes, de la marque et la communication interne entre les employés.
La gestion des finances : y compris la planification financière, la budgétisation, le contrôle des liquidités, des coûts et des investissements.
Ces processus de management ou de direction sont essentiels pour garantir que l’entreprise est dirigée de manière efficace, en veillant à ce que les objectifs soient atteints, les risques sont gérés et les employés sont alignés sur la vision et la mission de la société.
Quels sont les éléments présents sur une cartographie de processus d’une entreprise ?
Une cartographie de processus est une représentation visuelle des processus clés d’une entreprise, ainsi que de la manière dont ils interagissent entre eux. Voici les éléments couramment présents sur une cartographie de processus :
• Les processus : ce sont les activités spécifiques dans l'entreprise. Les processus peuvent être représentés sous forme de blocs sur la carte.
• Les entrées et les sorties : les matières premières, les informations, les capacités ou autres facteurs qui entrent dans le fonctionnement et les résultats ou les produits qui en sortent. Les entrées et les sorties peuvent être représentées sous forme de flèches sur la carte.
• Les rôles et les responsabilités : les personnes ou les équipes qui sont responsables de l’accomplissement des tâches dans l’organisation. Les rôles et les responsabilités peuvent être représentés à l'aide de symboles ou de codes sur la carte.
• Les indicateurs de performance : ces mesures permettent d'évaluer l'efficacité et l'efficience du processus, comme le temps de cycle, le taux de défaut, le coût ou la satisfaction du client. Les indicateurs de réussite peuvent être représentés sous forme de graphiques ou de tableaux sur la carte.
• Les liens entre les processus : la manière dont les différents processus interagissent entre eux pour produire des résultats. Les liens entre les processus peuvent être représentés sous forme de flèches ou de connecteurs sur la carte.
Une cartographie de processus peut varier en fonction de la complexité et de la taille de l’entreprise, mais ces éléments sont généralement présents pour aider à comprendre comment les différents processus fonctionnent ensemble pour atteindre les résultats escomptés.
Quels types de facteurs sont pris en compte par le processus de pilotage ?
Le processus de pilotage prend en compte un certain nombre de facteurs clés pour mesurer et gérer la performance stratégique notamment :
• Les indicateurs de performance : ce sont des mesures qui permettent de suivre et d'évaluer les performances, tels que les ventes, les marges, la satisfaction des clients, les coûts, les délais de livraison, la qualité, la sécurité et la conformité réglementaire.
• Les objectifs stratégiques : ce sont des plans à long terme, tels que l'expansion du marché, l'innovation, la réduction des coûts ou le développement de la qualité.
• Les plans d'action : il s’agit des plans pour atteindre les objectifs stratégiques, tels que des plans de marketing, de production, de RH ou encore d'investissement.
• Les budgets et les ressources : ce sont des budgets alloués à l’aboutissement des plans d'action, ainsi que des ressources, telles que les employés, les matières premières, les machines ou les technologies.
Optimiser sa gestion budgétairekeyboard_return• Les risques et les opportunités : il s'agit des facteurs qui peuvent affecter l'atteinte des résultats, tels que les risques de marché, les risques opérationnels, financiers, de conformité ou les opportunités de croissance.
• Les performances passées : il s'agit de l'historique des accomplissements réalisés qui peut être utilisé pour évaluer les tendances stratégiques, les points forts et les points faibles de l'entreprise.
En prenant en compte ces facteurs, le processus de pilotage permet à l’entreprise de suivre et de mesurer ses performances, de prendre des décisions stratégiques éclairées et de s’adapter aux changements du marché et de l’environnement des affaires.
Comment identifier les processus selon différentes normes Afnor ?
L’AFNOR (Association française de normalisation) a publié plusieurs normes relatives à la gestion des processus. L’une d’elles est la norme NF EN ISO 9001. Elle décrit les exigences pour la mise en place d’un système de management développé dans une entreprise. Elle recommande notamment de :
Identifier les processus clés en se basant sur les exigences des clients et des parties intéressées.
Définir les KPI pour chaque processus clé.
Mesurer et surveiller la réussite des processus en utilisant des indicateurs de performance.
Mettre en œuvre des actions d'amélioration continue pour améliorer la rentabilité.
Qu’implique la mise en place d’un dispositif de pilotage des processus pour votre entreprise ?
La mise en place d’un dispositif de pilotage des processus peut avoir de nombreux impacts sur une entreprise, selon l’étendue et la complexité du dispositif en question. Voici quelques-uns des principaux effets que cela peut avoir :
• Amélioration de la qualité : en ayant une vue d'ensemble sur les démarches de l'entreprise, il devient plus facile d'identifier les problèmes et les points de blocage qui peuvent affecter la qualité des produits ou services. Avec un système de pilotage des processus, les responsables peuvent mettre en œuvre des mesures pour remédier aux problèmes et ainsi améliorer la qualité.
• Optimisation des coûts : le pilotage des processus peut également permettre de mieux maîtriser les coûts en identifiant les étapes non-essentielles ou redondantes dans les démarches de l'entreprise. En éliminant ces étapes, on peut réduire les coûts, ce qui peut avoir un impact significatif sur la rentabilité.
• Renforcement de la compétitivité : en améliorant la qualité et en réduisant les coûts, une entreprise peut devenir plus compétitive sur le marché. Le pilotage des processus peut également aider à améliorer la réactivité en permettant de détecter plus rapidement les problèmes et de mettre en place des actions correctives.
• Bonification de la communication : le pilotage des processus peut également favoriser une meilleure communication entre les différentes équipes. En ayant une vue d'ensemble sur les processus, il devient plus facile de comprendre comment les différentes équipes interagissent entre elles et de mieux coordonner les actions.
• Alignement sur les objectifs stratégiques : le pilotage peut aider à aligner les démarches d’une société sur les résultats souhaités. En définissant des indicateurs clés (KPI) pour chaque processus, on peut s'assurer que les actions sont cohérentes avec sa stratégie.
En somme, la mise en œuvre d’un dispositif de pilotage des processus peut avoir de nombreux avantages, notamment en termes d’amélioration de la qualité, d’optimisation des coûts, de renforcement de la compétitivité, de bonification de la communication et d’alignement sur les objectifs stratégiques.
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