BPM
Modélisez un processus métier avec le BPM
La modélisation de processus métier ou workflow permet de représenter l’ensemble du processus de gestion d’une entreprise dans l’optique de répondre à certains objectifs de la société. Cette nouvelle méthode de modélisation a pour objet premier de permettre à l’entreprise de gagner en performance. Le plus souvent, le meilleur moyen de parvenir au résultat souhaité sera d’utiliser ce que l’on appelle un logiciel BPM.
Qu’est-ce que la modélisation des processus ?
Lorsque l’on parle de processus métier, il s’agit de désigner l’ensemble des tâches réalisées par le personnel pour parvenir à un objectif défini par l’entreprise. Ces tâches peuvent être quelque peu répétitives et pourraient être rationalisées. Par définition, la modélisation de processus métier ou workflow est une méthode de gestion organisationnelle qui a pour but de systématiser et d’automatiser ces tâches pour améliorer le business process de l’entreprise.
C’est un outil de modélisation de processus métier qui est alors utilisé et que l’on appelle BPM pour Business Process Management. Il va ainsi accompagner les changements qui se doivent d’être mis en œuvre pour automatiser certaines tâches au sein de l’entreprise et trouver des biais d’amélioration des process de manière générale. Son rôle est donc d’améliorer l’organisation de l’entreprise.
Quel est l’objectif principal de la modélisation de processus métiers ?
L’objectif principal de la modélisation de processus métier ou workflow est avant tout de rendre l’activité de l’entreprise plus efficace et plus productive. En effet, le logiciel BPM va permettre de pointer de nombreux moyens d’amélioration qui peuvent faire défaut à la société ce qui va rendre les processus beaucoup plus fluides et pertinents.
Cela s’en ressentira à de nombreux niveaux avec un véritable gain de temps, des économies réalisées et bien entendu une véritable valeur ajoutée tout au long de la chaine de production.
Comment définir un processus métier ?
La définition d’un processus métier se fait d’abord et avant tout en fonction du besoin des entreprises et des objectifs qu’elles souhaitent atteindre. Au départ, un process efficace est une série d’actions simples, mais à laquelle viennent se rajouter de nombreuses étapes au fil du temps pour coller aux besoins de son business. Le processus métier devient alors de plus en plus complexe avec parfois des étapes quelque peu chronophages. Tout reprendre depuis le départ et trouver une méthode plus adéquate permettant de gagner en performance sera le meilleur moyen de définir un processus métier de qualité.
Pourquoi modéliser les processus métier avec le BPM ?
La modélisation de processus métier, ça ne s’invente pas. Trouver la bonne solution qui sera une véritable amélioration peut être un peu complexe. Un outil BPM complet doit permettre à l’entreprise de créer simplement ses propres applications et d’optimiser l’ensemble de ses processus métiers. En effet, le BPM est une solution entièrement dédiée à la modélisation de processus métier ou workflow. Utiliser un logiciel BPM est l’option la plus adéquate pour une entreprise qui souhaite gagner en performance de manière probante dans le cadre de ses activités.
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Comment modéliser les processus métier de l’entreprise grâce au BPM ?
Le BPM est un outil intelligent et la modélisation de processus métier se fait en différentes étapes. Cela commence par la modélisation du processus métier et workflow grâce à l’utilisation d’un audit interne pour dégager la meilleure manière de procéder. S’en suivent des phases dédiées à la validation du processus en question pour s’assurer qu’il correspond bien aux besoins de l’entreprise. Une fois la validation définitive obtenue, la modélisation du processus métier ou workflow peut être mise en place. Pour mieux comprendre cette façon de fonctionner, nous avons imaginé une étude de cas dans le cadre d’un essai clinique.
Etude de cas : modéliser un essai clinique avec le BPM
Le BPM nous permet de modéliser l’ensemble du processus de gestion d’une étude clinique, avec ses différentes étapes et interlocuteurs.
Avec le BPM, nous pouvons modéliser distinctement les différentes étapes de validation de l’étude à travers la définition d’un processus d’audit interne qui va nous permettre de déterminer si l’hôpital répond ou non aux critères dans le cadre de l’étude.
Les validations peuvent être multiples et s’enchaîner, puisqu’après la validation interne intervient celle du comité d’éthique.
Cette deuxième phase de validation est critique, car en cas de demande d’informations supplémentaires pendant l’étude de la candidature, il y a un délai très court pour y répondre. Si ce délai n’est pas tenu, toute la procédure doit être recommencée depuis le début.
La validation du workflow
Une fois le processus modélisé, on arrive à la phase de présentation et de validation du workflow. Il doit être validé par la direction et surtout par les équipes métiers qui doivent travailler avec le workflow. Elles doivent s’assurer que le processus corresponde bien aux réalités opérationnelles, qu’il est clair et compris par tous les membres et utilisateurs qui vont être amenés à l’utiliser.
Un processus métier est bien entendu “vivant” et pourra être amené à évoluer dans le temps.
L’intérêt d’une solution low-code BPM est qu’il va permettre à des utilisateurs fonctionnels de pouvoir modifier et faire évoluer le workflow au fil du temps.
Quels sont les objectifs du BPM ?
À la différence de la cartographie des processus qui vise à faire état de ces derniers, le BPM a pour rôle d’accompagner cette modélisation du processus métier en proposant justement une méthode de modélisation des processus adéquate. Pour cela, il contient différents outils, méthodes et techniques de gestion dont l’objectif est d’observer et de contrôler la création d’un processus métier. Plus que de la gestion de processus existant, le BPM propose la modélisation du processus métier ou workflow avec des outils concrets pour changer en profondeur le fonctionnement de l’entreprise et lui permettre de parvenir au résultat souhaité.
Quelle est l’importance de la simulation en BPM ?
La simulation de la modélisation du processus métier ou workflow en BPM est capitale. Elle permet justement de tester de différentes manières la méthode de modélisation des processus choisie. Cette phase permet donc d’aller vers la validation des concepts, mais de s’assurer qu’ils sont effectivement viables avant de se lancer. Il s’agit d’une étape très importante dans le cadre de la modélisation du processus métier ou workflow.
Quelles sont les méthodes de modélisation des processus métier ?
Plus que le BPMN (Business Process Modelling Notation), il existe d’autres méthodes de modélisation comme la méthode UML (Unified Modeling Language), XPDL (XML Process Definition Language), BPML (Business Process Modeling Language) ou encore la méthode OSSAD (Office Support Systems Analysis and Design). Le choix de la méthode dépend d’abord et avant tout de l’objectif que l’entreprise souhaite atteindre. Le BPM semble cependant être la solution la plus souvent plébiscitée pour effectuer de la modélisation du processus métier ou workflow.