Gestion Electronique de Document
La gestion documentaire Open Source intégrée pour avoir tous vos documents à portée de clic.
Une manipulation simple et efficace
Axelor dispose d’une Gestion Electronique de Document intégrée. Vous pouvez charger d’un simple « glisser-déposer » des documents dans l’application, ainsi que télécharger sur votre ordinateur tous les documents de l’application instantanément et en masse.
Générez vos documents directement depuis l’application
Les documents générés en pdf depuis l’ERP, comme les devis, bons de livraison, factures…etc sont directement stockés dans l’espace documentaire. Avec l’outil Axelor Template, vous pouvez facilement créer de nouveaux modèles de documents.
Une arborescence personnalisée
L’arborescence de la GED Axelor est double. D’une part celle que l’application lui donne, de par le rattachement automatique des documents aux enregistrements de l’application (devis, commande,…). D’autre part celle que vous décidez de lui donner : en effet vous pouvez créer parallèlement votre propre arborescence de dossiers dans l’application.
Une confidentialité respectée
Vous pouvez configurer pour chaque document et dossier les permissions des autres utilisateurs. Ainsi, vous pouvez décider qui est autorisé à lire, modifier, supprimer les documents, en seulement quelques clics.
Sécurisation des accès
Le RGPD est un défi majeur pour toutes les entreprises. Protéger les données est donc un sujet très sensible. En délivrant des droits d’accès spécifiques par type d’utilisateur, Axelor vous permet d’optimiser la collaboration entre vos salariés tout en réduisant les risques de fuite.
Retrouvez vos documents quand vous en avez besoin
Axelor vous permet de retrouver facilement tous vos documents grâce à des fonctionnalités de catégorisation des documents, et de recherche avancée. De plus, vous disposez de la possibilité d’apposer des tags personnalisés sur vos documents.
Vos documents accessibles à tout moment
L’ERP Axelor est nativement responsive et accessible depuis n’importe quel navigateur sur smartphone et tablette. Vous pouvez ainsi consulter vos documents dès que vous le souhaitez, même en déplacement.
Mettez vos documents à l’abri
Recherchez les plus facilement et minimisez les risques de perte. Vous êtes responsables de la conservation de vos données (archives, justificatifs …). Leur sécurisation est donc un enjeu important, ainsi que la vérification de leur exactitude. Les regrouper en un seul endroit, pouvoir les hiérarchiser, permettre aux collaborateurs d’y accéder tout en gérant les droits d’accès, voici les principales fonctionnalités d’un système de GED Open Source.
Flexible et intuitif
L’application de Gestion électronique des documents (GED) standard peut être utilisée sans codage, personnalisation ou installation particulière dans la plupart des cas. Configurez simplement vos types de documents et les droits d’accès en utilisant les options de paramétrage déjà présentes dans l’application. Si vos besoins sont particuliers, vous pouvez également personnaliser le module, soit en utilisant le BPM, soit en développant ce dont vous avez besoin.
Comment gérer efficacement sa gestion documentaire ?
La GED implique plusieurs étapes pour assurer une organisation efficace des documents au sein d’une entreprise. Voici les étapes typiques de la gestion électronique de documents :
Numérisation :
Convertir les documents papier en format numérique en utilisant des scanners ou des logiciels de numérisation.
Capture :
Collecter et capturer les documents électroniques à partir de différentes sources telles que les e-mails, les applications, les formulaires en ligne, etc.
Indexation :
Assigner des métadonnées aux documents numérisés pour permettre une recherche, une classification et une récupération faciles. Les métadonnées peuvent inclure des informations comme le nom du document, la date, le type de document, l'auteur, etc.
Stockage :
Stocker les documents numériques dans des emplacements appropriés, souvent dans des bases de données ou des systèmes de stockage en nuage sécurisés.
Organisation :
Organiser les documents numériques dans des dossiers logiques et hiérarchiques pour faciliter la recherche et la navigation.
Recherche :
Mettre en place des fonctionnalités de recherche avancées pour permettre aux utilisateurs de rechercher et de récupérer rapidement des documents en fonction de critères spécifiques.
Accès et Collaboration :
Faciliter l'accès sécurisé aux documents pour les utilisateurs autorisés.
Workflow :
Automatiser les flux de travail en routant les documents vers les personnes appropriées pour révision, approbation ou traitement. Les notifications et les rappels peuvent être configurés pour garantir une exécution fluide.
Sécurité :
Mettre en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les documents sensibles, y compris le contrôle d'accès, la gestion des droits d'utilisateur et le suivi de l'activité.
Archivage :
Gérer le cycle de vie des documents en déterminant quand les documents doivent être archivés, conservés ou éliminés conformément aux réglementations et aux politiques internes.
Intégration Transparente :
Profitez d'une gestion électronique de documents (GED) parfaitement intégrée à l'ERP Axelor. Chaque document est associé aux modules correspondants, assurant une cohérence des données. Cette intégration favorise une circulation fluide des informations entre les ressources humaines, les projets et les ventes, pour une prise de décision éclairée. L'accès rapide aux documents depuis l'ERP maximise l'efficacité opérationnelle, simplifiant ainsi la gestion globale des documents au sein de votre entreprise.
Formation et Adoption :
Fournir une formation aux utilisateurs sur l'utilisation de la GED et encourager l'adoption pour maximiser les avantages de l'efficacité documentaire.
