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Gestion à l’affaire : définition, enjeux et meilleures pratiques pour piloter vos projets
Axelor accompagne les entreprises qui travaillent en mode projet ou par affaire avec une approche intégrée, agile et orientée rentabilité. Dans un contexte économique où la maîtrise des coûts, des délais et de la marge est devenue stratégique, la gestion à l’affaire s’impose comme un levier de pilotage essentiel pour optimiser la performance et garantir la pérennité de l’activité.
• Qu’est-ce que la gestion à l’affaire ? Définition et principes
La gestion à l’affaire consiste à piloter chaque projet, contrat ou commande client comme une unité économique autonome et indépendante. Chaque affaire regroupe l’ensemble des flux opérationnels et financiers qui impactent directement sa rentabilité : ventes, achats, temps passés, coûts internes, facturation, encaissements et suivi budgétaire.
Contrairement à une approche uniquement comptable ou analytique traditionnelle, la gestion à l’affaire permet un suivi opérationnel et financier en temps réel, depuis la phase d’avant-vente et de chiffrage jusqu’à la clôture définitive du projet et l’analyse post-mortem. Cette méthode de pilotage offre une vision à 360° de chaque affaire, permettant d’identifier rapidement les opportunités d’optimisation et les risques potentiels.
• Pour quelles entreprises la gestion à l’affaire est-elle indispensable ?
Ce mode de gestion est particulièrement adapté aux entreprises dont l’activité s’organise autour de projets clients spécifiques ou de commandes personnalisées :
- Entreprises de services : conseil, bureaux d’études, agences de communication, ESN (entreprises de services numériques)
- Secteur de l’ingénierie : conception, études techniques, R&D
- BTP et construction : suivi de chantiers, maîtrise d’œuvre, promotion immobilière
- Informatique et développement : projets web, intégration de solutions, développement sur mesure
- Négoce complexe : affaires avec configuration spécifique, import-export
- Industriels travaillant à la commande : fabrication sur cahier des charges, production unitaire ou en petite série
Dans tous ces secteurs, chaque projet possède ses propres caractéristiques, ses contraintes budgétaires et temporelles, et nécessite un pilotage précis pour garantir sa rentabilité.
• Les enjeux stratégiques de la gestion à l’affaire
1. Piloter la rentabilité au plus près du terrain
Dans un modèle économique par affaire, la rentabilité globale de l'entreprise dépend directement de la performance individuelle de chaque projet. Sans outil de pilotage adapté et sans indicateurs précis, les dérives de coûts, les surcharges de temps ou les retards de facturation sont souvent détectés trop tard, lorsque les marges se sont déjà érodées et que les possibilités de correction sont limitées.
La gestion à l'affaire permet de :
- Suivre les coûts réels par rapport au budget prévisionnel : comparaison permanente entre les dépenses engagées et les prévisions initiales
- Anticiper les écarts : alertes automatiques en cas de dépassement ou de dérive budgétaire
- Sécuriser les marges dès l'exécution : actions correctives immédiates pour préserver la rentabilité
Cette approche proactive transforme le pilotage financier d'une simple analyse rétrospective en un véritable outil de décision opérationnelle.
2. Gagner en visibilité et en réactivité pour des décisions éclairées
Un pilotage efficace de la gestion à l'affaire repose sur des indicateurs fiables et actualisés en temps réel : taux d'avancement, reste à faire, marge prévisionnelle, marge réalisée, consommation des ressources, respect des jalons et performance par collaborateur.
Grâce à une vision consolidée et partagée entre tous les acteurs du projet, les équipes peuvent prendre des décisions rapides et éclairées, à tous les niveaux de l'organisation. Les chefs de projet identifient immédiatement les zones de risque, la direction dispose d'un tableau de bord synthétique sur le portefeuille d'affaires, et les équipes opérationnelles ajustent leurs priorités en fonction des enjeux de rentabilité.
Cette transparence favorise également la communication entre les services et renforce la responsabilisation de chaque acteur sur les objectifs de performance.
3. Aligner les équipes autour d'une donnée unique et fiable
La gestion à l'affaire implique nécessairement de nombreux acteurs aux responsabilités complémentaires : équipes commerciales pour le chiffrage et la relation client, chefs de projet pour la planification et le suivi, services achats pour l'approvisionnement, équipes de production pour l'exécution, et services financiers pour la facturation et le contrôle de gestion.
Sans solution intégrée et centralisée, les informations sont dispersées dans des outils multiples et hétérogènes, générant erreurs de saisie, ressaisies chronophages, incohérences de données et perte de temps précieux. Les versions des documents se multiplient, les indicateurs divergent, et la coordination devient un défi quotidien.
Une gestion à l'affaire efficace repose sur un outil transversal et collaboratif, capable de connecter l'ensemble des métiers autour d'une même source d'information fiable, actualisée automatiquement et accessible selon les droits de chaque utilisateur.
• La gestion à l’affaire avec Axelor : une solution ERP complète et intégrée
Axelor propose une gestion à l’affaire native et parfaitement intégrée au sein de son ERP, connectée à l’ensemble des processus métier de l’entreprise pour une cohérence maximale.
Un suivi complet du cycle de vie de l’affaire
Avec Axelor, chaque affaire est suivie de bout en bout, de la prospection à la clôture :
- Devis et commandes clients : création et gestion des propositions commerciales, transformation en commandes
- Planification et exécution des projets : allocation des ressources, planning, suivi d’avancement
- Suivi des temps et des achats : imputation des heures travaillées, suivi des dépenses et des approvisionnements
- Facturation et encaissements : génération automatique des factures, suivi des règlements clients
- Analyse de la rentabilité : tableaux de bord détaillés, reporting financier par affaire
Toutes les données opérationnelles et financières sont automatiquement centralisées dans une vue affaire unique, accessible en temps réel par tous les utilisateurs autorisés, éliminant ainsi les silos d’information et facilitant la collaboration.
Un pilotage précis des coûts et des marges en temps réel
La gestion à l’affaire Axelor permet un contrôle financier rigoureux et exhaustif :
- Affectation automatique des coûts directs et indirects à chaque affaire : main-d’œuvre, matières, sous-traitance, frais généraux
- Suivi détaillé des temps passés par collaborateur, par activité ou par tâche, avec validation et traçabilité complète
- Calcul automatique des marges prévisionnelles et réalisées : comparaison instantanée entre objectifs et résultats
- Analyse des écarts tout au long du projet : identification des sources de dérive et mesure des impacts sur la rentabilité globale
- Valorisation des ressources internes : calcul des coûts de revient complets incluant les charges internes
Les responsables disposent ainsi d’un pilotage proactif et anticipatif, et non plus d’une simple analyse à posteriori. Les reportings en temps réel permettent d’intervenir avant que les dérives ne deviennent irréversibles.
Une solution agile, évolutive et personnalisable
Grâce à son architecture moderne et sa plateforme Low Code innovante, Axelor s’adapte parfaitement aux spécificités métier et aux particularités de chaque organisation :
- Gestion de projets courts ou longs : adaptabilité à tous les cycles de vie projet
- Pilotage multi-affaires : vision consolidée du portefeuille et allocation optimale des ressources
- Facturation au forfait, en régie ou à l’avancement : flexibilité totale selon les modèles contractuels
- Workflows et indicateurs personnalisés : création de processus sur mesure sans développement lourd
- Intégration avec les outils existants : connexion avec les systèmes tiers grâce à des connecteurs prêts à l’emploi et une API Rest.
La gestion à l’affaire devient ainsi un véritable outil opérationnel sur mesure, parfaitement aligné avec les réalités terrain et les contraintes spécifiques de votre activité.
• Meilleures pratiques pour réussir sa gestion à l’affaire
• La gestion à l’affaire, un levier de performance indispensable
La gestion à l’affaire représente bien plus qu’un simple outil de suivi : c’est un véritable levier stratégique de pilotage de la performance, indispensable aux entreprises travaillant en mode projet qui souhaitent pérenniser leur activité dans un environnement concurrentiel exigeant.
Avec Axelor, les organisations disposent d’une solution ERP moderne, intégrée et évolutive pour maîtriser leurs affaires de bout en bout, sécuriser leurs marges, optimiser l’allocation des ressources et gagner en agilité opérationnelle. La plateforme accompagne la croissance de l’entreprise et s’adapte à l’évolution de ses besoins, garantissant un retour sur investissement durable.
Prêt à transformer votre pilotage par affaire ? Découvrez comment Axelor peut accompagner votre entreprise vers plus de performance et de rentabilité.