GED
Logiciel GED Open Source
La solution Open Source intégrée pour une GED simple. Tous vos documents sont à portée de clic.
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
L’acronyme GED est un logiciel de Gestion Electronique des Documents qui offre une alternative efficace aux solutions de gestion de documents traditionnelles. À ne pas confondre avec l’outil ECM qui est un logiciel de Gestion du Contenu de l’Entreprise ou Enterprise Content Management en anglais. Ce dernier s’intéresse principalement au contenu de l’organisation.
Aujourd’hui, à l’ère de la numérisation et de la digitalisation, les entreprises se rendent compte que les fichiers papier ne sont pas pratiques, ils prennent de la place, sont complexes à classer et se perdent facilement. C’est pour cette raison que nombreuses sont les entreprises qui font le choix d’entamer une transition numérique. Elles décident de dématérialiser leurs documents en s’appuyant sur des outils informatiques. Les outils de gestion électronique des documents vous permettent de stocker, classer et retrouver facilement les documents de votre entreprise car leur rôle est de centraliser toute la base documentaire de votre entreprise. Cette solution permet de fluidifier le processus de partage d’informations en interne, avec vos collaborateurs, et en externe, avec vos partenaires ou clients. Avec ses nombreuses fonctionnalités, les logiciels GED vous offrent une gestion sécurisée et intelligente de vos documents nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Outil essentiel à la transformation digitale des entreprises, la solution GED permet à votre société de s’adapter aux différentes évolutions technologiques.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de GED Open Source pour votre entreprise ?
La gestion documentaire est une tâche chronophage pour de nombreuses entreprises. Dans le but de pallier ces différentes tâches, il convient d’adopter des outils en mesure d’accompagner votre transition numérique. Fréquemment utilisée en entreprise, la solution GED permet l’automatisation de la gestion des fichiers électronique, une disponibilité immédiate de vos fichiers et par conséquent, une exploitation plus rapide de l’information recherchée. Le temps économisé peut alors être investi en faveur de multiples autres projets au sein de votre organisation.
À travers l’intégration d’un logiciel GED Open Source au sein de votre entreprise, vous pouvez personnaliser la gestion électronique de vos documents selon vos besoins. Cette flexibilité vous offre la possibilité de construire un système qui répondra à vos attentes et qui sera en adéquation avec vos objectifs. Cette solution vous permet, non seulement, de gagner du temps, mais également de fluidifier la communication avec vos partenaires et vos prospects. Quant aux avantages pour les postes de management, la solution GED permet de faciliter le travail d’équipe et la communication interne.
Définir une structure organisée de la gestion documentaire au sein de votre entreprise permet un considérable gain de productivité. La rapidité d’accès à l’information offerte permet une réactivité notable.
La restructuration de vos processus de gestion au travers d’une GED a aussi une influence sur les dépenses de votre entreprise. La dématérialisation offre une réduction des coûts en raison de la baisse considérable d’impressions de papiers, d’utilisation d’encre et d’envois postaux. C’est pour ces mêmes raisons énumérées précédemment que l’utilisation d’un logiciel de gestion électronique des documents entre dans une démarche RSE car il permet de limiter l’impact écologique d’une entreprise.
Les logiciels GED vous permettent d’avoir une maîtrise totale sur les différents documents qui circulent au sein de votre entreprise. Ils permettent également de retrouver la version antérieure d’un fichier grâce à l’historique.
C’est dans ce contexte que le projet d’intégration d’une solution GED Open Source s’avère très utile. Il est alors important de trouver le logiciel GED qui conviendra le mieux à vos besoins et aux différentes fonctions de l’entreprise parmi les différentes solutions répertoriées sur le web.
Comment mettre en place un système de GED dans votre entreprise ?
Pour mettre en place un système de gestion documentaire au sein de votre entreprise, cela nécessite une préparation en amont. Différentes solutions sont mises en avant sur le web quant aux logiciels GED. Pour faire d’une gestion documentaire un produit qui conviendra en tout point à votre entreprise, il est nécessaire dans un premier temps, de procéder à une mise en lumière de vos besoins documentaires à court, moyen et long terme. Il est important de déterminer la quantité et la nature des documents que devra gérer le logiciel GED.
Lors d’un projet de dématérialisation, il convient également de déterminer si un environnement numérique existe déjà au sein de l’organisation et ce qu’il représente. Cela va permettre de mesurer l’impact de ce changement pour les différents processus métiers.
Une étape à ne pas négliger est celle qui consiste à nommer un référent pour le projet. En effet, que le projet soit réalisé par un prestataire ou par un collaborateur en interne, nommer un référent permettra de faire le lien entre les différents acteurs du projet de façon plus fluide et efficace.
En recueillant ces informations, il est possible d’ajuster les contenus exacts nécessaires pour la mise en œuvre de la GED qui conviendra à vos attentes.
En effet, la mise en place d’une gestion documentaire ne s’improvise pas, ces étapes permettront de donner vie à votre projet d’intégration d’une GED et de garantir la sécurité du déploiement.
La dernière étape est d’identifier le logiciel GED qui vous correspondra le mieux. Nous vous proposons de découvrir les différents avantages de la solution GED d’Axelor.
Pourquoi choisir le logiciel GED Open Source Axelor pour votre entreprise ?
Découvrez les multiples avantages que le logiciel GED Open Source Axelor peut offrir à votre entreprise :
Une manipulation simple et efficace
Axelor dispose d’une Gestion Electronique de Document intégrée prête à l’emploi. Vous pouvez charger, d’un simple « glisser-déposer », des documents dans l’application ainsi que télécharger sur votre ordinateur tous les documents de l’application instantanément et en masse. Une interface intuitive pour un gain de temps considérable !
Générez vos documents directement depuis l’application
La création de traitements de textes et de tableurs simples est directement intégrée à l’application. Vous disposez d’un historique de création et de modification pour chacun des documents. Cet historique vous permet de retrouver une version ultérieure.
Une arborescence personnalisée
L’arborescence de la GED Axelor est double. D’une part, celle que l’application lui donne, de par le rattachement des documents aux enregistrements de l’application (devis, commande, etc.). D’autre part celle que vous décidez de lui donner : en effet, vous pouvez créer parallèlement votre propre arborescence de dossiers dans l’interface selon vos besoins et vos attentes.
Une confidentialité respectée
Chaque utilisateur peut décider pour chaque document des permissions, qui peuvent être accordées ou non, à d’autres utilisateurs. Ainsi, il est possible de décider qui est autorisé à lire, modifier, supprimer les documents, en seulement quelques clics.
Sécurisation des accès
Le RGPD est un défi majeur pour toutes les entreprises, protéger les données est donc un sujet très sensible. Avec la solution GED Axelor, chaque utilisateur dispose d’un accès de connexion unique. En délivrant des droits d’accès spécifiques par type d’utilisateur, notre logiciel de gestion électronique des documents vous permet d’optimiser la collaboration entre vos salariés tout en réduisant les risques de fuite d’un document ou de données confidentielles. Vous contrôlez la circulation de l’information au sein de vos équipes afin que la sécurité de vos données soit assurée.
Retrouvez vos documents quand vous en avez besoin
Axelor vous permet de retrouver facilement tous vos documents grâce à des fonctionnalités de catégorisation des documents et de recherche avancée. De plus, vous disposez de la possibilité d’apposer des tags personnalisés sur vos documents pour une recherche simplifiée. Ces multiples fonctionnalités ont l’avantage considérable de réduire le risque de perte de documents.
Vos documents accessibles à tout moment
Il vous est possible d’indiquer par un drapeau qu’un contenu est accessible hors connexion depuis l’application mobile. Une simple synchronisation, et tous les documents nécessaires à vos utilisateurs sont à portée de main à tout moment, aussi bien en ligne qu’en hors-ligne. Cette mise à disposition immédiate représente un véritable atout dans votre travail quotidien pour augmenter votre productivité.
Mettez vos documents à l’abri
Les solutions GED vous permettent de rechercher vos documents nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise plus facilement et minimiser les risques de perte. Vous êtes responsable de la conservation de vos données (archives, justificatifs…). Leur sécurisation est donc un enjeu important, ainsi que la vérification de leur exactitude. Regrouper les fichiers en un seul endroit, pouvoir les hiérarchiser, permettre aux collaborateurs d’y accéder tout en gérant les droits d’accès, voici les principales fonctionnalités des systèmes de GED ! Ces fonctionnalités facilitent grandement le travail de vos collaborateurs au quotidien.
Flexible et intuitif
L’application de Gestion électronique des documents (GED) standard peut être utilisée sans codage, personnalisation ou installation particulière dans la plupart des cas. Que vous soyez familier ou non avec l’informatique, configurez simplement vos types de documents et les droits d’accès en utilisant les options de paramétrage déjà présentes dans l’interface. Si vos besoins en matière de gestion documentaire sont particuliers, vous pouvez également personnaliser le module, soit en utilisant le BPM, soit en développant ce dont vous avez besoin.
Peu importe la nature de vos documents (factures, bons de commande, contrats, notes de frais, etc…) et peu importe votre secteur d’activité, la gestion documentaire dans Axelor vous permet de gérer vos documents sur les différents objets du système. Axelor accompagne les utilisateurs dans l’adaptation de leurs outils de travail afin d’aider les entreprises à rester compétitives.
Le logiciel GED Open Source Axelor englobe tous les avantages d’un outil de gestion électronique documentaire à travers une ergonomie et une modularité unique. Avec ce processus innovant, assurez-vous une gestion optimisée des documents de votre entreprise et répondez rapidement aux attentes de vos clients. Le tout, de manière sécurisée !