Outil BPM : Les critères à connaitre pour choisir son logiciel en 2025

Avant tout, qu’est-ce que le BPM ?

Le BPM “Business Process Management” est la gestion des processus métiers. Un processus métier est une série d’actions humaines ou automatisée effectuées en vue d’obtenir un résultat déterminé (exemple : suivi des demandes d’achats internes, suivi des commandes clients, …). Un BPM repose sur 4 piliers :

Le choix d’une plateforme BPM est crucial car il impacte une organisation à 3 niveaux : les hommes, le système d’information et les flux d’informations.

Découvrez les points à prendre en compte pour un choix optimal et raisonné.

Vous pouvez distinguer les critères indispensables et les critères optionnels, mais néanmoins pertinents.

Enfin si vous hésitez encore à adopter un BPM, cet article a aussi pour but de démontrer les avantages que vous pourriez en tirer pour votre organisation. Automatisez vos workflows va vous faire gagner en efficacité et améliorer le travail de vos collaborateurs.

Le marché des logiciels BPM est en plein essor et de nombreuses solutions sont disponibles. Faire le bon choix est essentiel et repose sur certains prérequis.

À quoi sert un logiciel BPM ?

Un logiciel BPM permet la gestion des processus métier. Il s’agit d’une plateforme dont l’objectif premier est d’accompagner l’entreprise dans l’amélioration et l’automatisation de certains de ses processus. Les utilisateurs d’un outil BPM vont alors avoir toutes les cartes en main pour créer un workflow le plus optimisé possible pour leur entreprise et ainsi gagner en performance et en qualité.

La modélisation des processus métier et workflow est donc la fonctionnalité première d’un BPM mais c’est aussi et surtout l’amélioration de ces derniers qui va permettre d’atteindre le résultat souhaité pour les entreprises. Après analyse, dès lors qu’une société se rend compte que certaines tâches sont trop répétitives et chronophages, que certains process ne parviennent pas à remplir les objectifs qu’elle s’était fixés ou encore que les collaborateurs font remonter trop d’anomalies et d’erreurs au cours d’un même process, c’est peut-être le signe qu’il est temps d’investir dans un BPM.

Ce logiciel de gestion va permettre d’agir à la source du problème et vous permettre de trouver des solutions concrètes et d’automatiser de nombreux services.

Quelles sont les différences entre les logiciels BPM Open Source et propriétaires ?

Du point de vue du business modèle, certains BPM vont être Open Source, et d’autres entièrement propriétaires, sous licence commerciale. Ceux qui sont Open Source ont parfois des versions gratuites et utilisables librement, avec parfois en option des versions payantes qui vont apporter des fonctionnalités supplémentaires.

L’intérêt de l’Open Source est d’avoir accès au code source, et donc d’offrir une certaine liberté dans l’utilisation. La solution restera utilisable en autonomie, même sans être sous contrat de maintenance avec un éditeur. La contrepartie sera de ne pas avoir d’assistance et de maintenance sur le logiciel.

Les produits propriétaires ne donnent pas accès au code source, sont payants (sauf en cas de version d’évaluation gratuite), et donc leur utilisation est conditionnées à la souscription à des licences. Quand les entreprises arrêtent de payer, elles n’ont plus accès au logiciel.

Pourquoi utiliser un logiciel BPM, quels avantages ?

Le BPM est un logiciel qui peut apporter beaucoup à une entreprise. En effet, cette dernière peut véritablement gagner en performance et en productivité simplement en procédant à une optimisation des process utilisés par ses collaborateurs et leur faire gagner du temps dans leur travail. Cette évolution n’est possible qu’à condition d’effectuer une modélisation des processus métiers en amont et c’est justement ce que propose l’outil de BPM. Ce logiciel de gestion des processus métier va donc apporter des résultats concrets aux problématiques rencontrées aussi bien par les utilisateurs des process que par l’entreprise au sens large, notamment en terme de gouvernance.

Gain de temps, gain de productivité, meilleure qualité de production, sont donc autant d’avantages que l’on aura à utiliser les fonctionnalités de ce type de logiciels.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’une solution BPM ?

Un logiciel dédié au Business Process Management regroupe plusieurs fonctionnalités qui vont permettre à ses utilisateurs de réaliser de la modélisation et de l’optimisation des process. Parmi elles, on retrouve par exemple :

Il est important de s’intéresser aux fonctionnalités de son logiciel avant de faire son choix pour s’assurer de disposer de toutes les options souhaitées.

Les critères de choix indispensables d’un outil BPM

Afin de ne pas perdre l’avantage compétitif d’un BPM, assurez-vous que la solution choisie permette la création de formulaires utilisateurs de manière dynamique, sans codage, par simple paramétrage, sans code. À quoi bon modéliser des processus métiers en quelques clics si ensuite la construction et l’évolution des interfaces utilisateurs s’avèrent être une tâche fastidieuse et chronophage.

La notion de BPMN (Business Process Management and Notation) n’est pas forcément claire et évidente, pourtant il s’agit bien d’un critère indispensable au choix d’une solution BPM. Le BPMN est une norme qui garantit un langage de modélisation unifié, standardisé, graphique et surtout explicite aussi bien pour les techniciens que pour les équipes opérationnelles. Ne faites donc pas l’impasse sur ce point et assurez-vous que l’outil choisi y répond.

Par ailleurs, il est primordial que des reportings soient intégrés : il ne s’agit pas seulement de modéliser des workflows, mais aussi d’identifier les goulots d’étranglement et de les optimiser.

De cela découle le fait que le logiciel choisi doit offrir une grande souplesse de paramétrage. Ainsi vous adaptez vos processus à l’évolution de votre activité en temps réel, et d’après les données issues des outils de pilotage intégrés.

Autre aspect important : l’intégration avec l’existant. Vos processus spécifiques seront plus performants s’ils communiquent sans difficulté avec les bases de données existantes et les workflows standards.

Enfin, privilégiez un logiciel de gestion des processus métier capable de se connecter facilement aux différentes applications utilisées au sein de votre organisation. Automatisez vos échanges de données entre les différents logiciels permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs.

Les critères de choix optionnels d’une solution BPM de gestion des processus métier

Choisissez idéalement une solution BPM de gestion des processus métier offrant déjà une base de processus standards sur lesquels vous pourrez vous appuyer.

Optez pour la mobilité et choisissez une solution responsive. Ainsi le pilotage de votre activité est possible de partout et sur tous les supports.

Choisissez un logiciel BPM facile d’utilisation et ouvert sur l’extérieur : pour une conduite du changement réussie, rien de tel qu’une une interface utilisateur agréable et intuitive. La collaboration étant la clé du succès, opter pour un BPM collaboratif est un vrai plus : offrez à chacun de vos utilisateurs une interface personnalisée et une vision claire sur ses objectifs, partagez des données en toute sécurité, proposez à vos clients, vos fournisseurs un espace dédié. 

N’hésitez pas à demander une démo gratuite avant de faire votre choix

Choisir un BPM classique ou Low Code ?

Les logiciels BPM peuvent être classés en deux grandes catégories : ceux qui nécessitent du code pour leur utilisation et ceux qui reposent sur une approche qui ne nécessite pas de développement technique mais plutôt du paramétrage. Les produits BPM qui nécessitent du code s’adressent généralement aux équipes techniques et aux développeurs, car elles requièrent des compétences en programmation pour concevoir et ajuster les processus métiers.

En revanche, les logiciels BPM Low Code / No Code sont conçus pour être accessibles aux utilisateurs métier. Ils permettent de créer, de modifier et de gérer des workflows sans avoir besoin de coder, grâce à des interfaces visuelles intuitives et des outils de glisser-déposer. Cette approche favorise l’autonomie des équipes, leur efficacité, réduit les délais de mise en œuvre et facilite l’adaptation aux évolutions des processus. Ces systèmes répondent ainsi aux besoins des organisations souhaitant optimiser leur gestion des processus tout en limitant la dépendance aux ressources informatiques.

Les bénéfices apportés par un outil BPM

Les impacts positifs de la mise en place d’un BPM se mesurent principalement à 3 niveaux :

Grâce au low-code BPM, améliorez la cohésion au sein de votre entreprise : apportez à vos collaborateurs une vision globale de l’organisation, impliquez-les dans les choix décisifs, faites-leur gagner du temps en automatisant les tâches itératives par exemple.

Un logiciel BPM vous permet aussi de favoriser la collaboration et la communication entre les équipes, d’automatiser les flux, d’encourager le partage d’informations et limite le risque d’erreur, car l’activité est balisée par des processus métiers logiques et pensés en amont.

Le pilotage de vos processus est un excellent levier de croissance, une plateforme BPM vous permet de monitorer vos performances de façon graphique et en temps réel. Mesurez l’atteinte de vos objectifs, évitez les dysfonctionnements et gagnez en réactivité dans les prises de décision et les cycles de validation.

Une solution de gestion des processus métier est également primordiale dans le processus d’amélioration continue de l’entreprise. Vos processus métiers sont vivants ils se doivent d’évoluer et surtout d’être remis en question régulièrement en termes d’efficience et l’outil de BPM permet ceci par son aspect reporting.

L’outil BPM facilite la digitalisation en permettant l’automatisation des processus et la dématérialisation des flux d’informations. Votre productivité repose essentiellement sur une gestion optimale de vos processus métiers, opter pour un logiciel BPM vous garantit des résultats quantifiables et un excellent retour sur investissement. Il est donc temps de vous mettre en quête de la solution adéquate pour votre structure !

Quels sont les retours d’expérience des utilisateurs sur les logiciels BPM ?

Les retours d’expérience des utilisateurs sur les logiciels BPM sont généralement positifs, surtout lorsqu’il s’agit de solutions visuelle, simple à paramétrer et qui ne nécessitent pas de connaissance en développement pour les prendre en main.

Les utilisateurs apprécient particulièrement :

• la facilité de prise en main,
• la rapidité de déploiement,
• Une meilleure réactivité,
• Une autonomie accrue.

Pour résumer, ce type de produit favorise une meilleure réactivité et une autonomie accrue dans la gestion des flux de travail. En revanche, certains utilisateurs de logiciels BPM nécessitant du code soulignent la complexité de mise en œuvre et la nécessité de faire appel à des développeurs pour chaque modification. Globalement, les retours d’expérience mettent en avant l’importance de choisir un logiciel BPM adapté aux compétences et aux besoins de l’organisation, les solutions facilement utilisable étant souvent privilégiées pour leur agilité et leur accessibilité.