ERP PME
Comment bien choisir un ERP pour sa PME ? [10 astuces]
Un logiciel ERP permet de piloter et centraliser l’ensemble des processus métier d’une entreprise. Cet outil est donc nécessaire aux entreprises qui souhaitent évoluer. Il permet de gagner en productivité, de suivre ses clients, de développer les performances de votre business et d’avoir une vision complète de son activité.
Le choix d’un ERP est donc primordial. Avoir le meilleur outil permettra d’impacter positivement l’entreprise, mais aussi de la faire grandir, tout en évoluant avec celle-ci. Mais lequel choisir, quel est le bon logiciel et quels critères sont à retenir ? Nous vous livrerons également les astuces pour choisir le meilleur ERP pour votre PME.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un ERP pour PME ?
Les logiciels ERP (de l’anglais “Enterprise Resource Planning”) sont aussi parfois appelés PGI, pour progiciel de gestion intégré. Ces solutions numériques permettent de gérer une suite d’applications métiers nécessaires à la gestion d’une entreprise et au partage de l’information.
Un ERP pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises) est conçu pour répondre aux besoins spécifiques de ces entreprises de taille plus modeste.
L’ERP peut donc rapidement prendre le rôle d’une véritable colonne vertébrale de l’entreprise. Socle de gestion informatique pour votre PME, il centralisera toutes les informations de votre organisation et combinera de nombreux outils que vous utilisez probablement actuellement, afin de vous faciliter la vie.
Concrètement, l’outil regroupe un ensemble de fonctionnalités qui permettent d’assurer les meilleurs services à la clientèle, d’aider à mieux contrôler les processus métier, de superviser la production et d’en optimiser les ressources.
Quels sont les objectifs d’un ERP PME ?
Les objectifs d’un ERP pour les PME sont multiples et peuvent contribuer de manière significative à l’amélioration de l’efficacité et de la productivité de l’entreprise. Voici quelques-uns des objectifs clés :
Centralisation des données : La solution permet de rassembler toutes les datas de l’entreprise, qu’il s’agisse de la gestion des stocks, de la comptabilité, des ressources humaines, ou d’autres domaines, sur une seule plateforme. Cela offre une vue complète et à jour des données, facilite la prise de décision, élimine les silos d’information entre les départements, réduit les erreurs et optimise l’efficacité opérationnelle.
Automatisation des processus : Les ERP automatisent de nombreuses tâches répétitives, ce qui réduit les erreurs humaines et libère du temps pour les collaborateurs. Cela améliore l’efficacité en accélérant les opérations, réduisant les erreurs, assurant la cohérence et offrant une rapidité d’exécution constante. Finalement, il améliore l’efficacité globale de l’entreprise.
Amélioration de la visibilité : Grâce aux tableaux de bord et aux rapports générés par l’ERP, les dirigeants et les gestionnaires peuvent avoir une meilleure visibilité sur la performance de l’entreprise, ce qui facilite la planification et la gestion.
Optimisation des coûts : Optimiser les coûts dans un ERP pour une PME implique la réduction des dépenses opérationnelles grâce à une meilleure gestion des ressources, à l’automatisation des workflows et à une prise de décision éclairée basée sur des datas précises, contribuant ainsi à une performance financière plus efficiente.
Gestion de la relation client (CRM) : Elle offre une vue complète du parcours client, facilite la personnalisation des relations, améliore la satisfaction client et favorise la fidélisation en centralisant toutes les informations clients au même endroit.
Adaptabilité : Dans un ERP pour une PME, l’adaptabilité est essentielle. Cela signifie que le logiciel peut évoluer avec l’entreprise, s’ajuster aux changements de processus et de besoins, assurant ainsi une flexibilité pour accompagner la croissance et les évolutions de du business.
Conformité réglementaire : Cela permet de garantir le respect des normes et réglementations. Cela réduit les risques juridiques, renforce la réputation de l’entreprise et assure une gestion responsable en accord avec les exigences légales en vigueur.
Collaboration améliorée : Ils favorisent la collaboration en facilitant l’échange d’informations entre les équipes. Cela favorise une communication transparente, renforce la coordination entre les départements et stimule la productivité au sein de l’organisation.
Prise de décision éclairée : En fournissant des données en temps réel et des analyses approfondies, cela permet aux décideurs d’avoir une vision précise de la situation, de prendre des décisions informées et d’orienter stratégiquement l’entreprise vers le succès.
Quels sont les besoins des PME en matière d’ERP ?
Les besoins des PME en matière d’ERP peuvent varier en fonction de leur secteur d’activité, de leur taille et de leurs processus spécifiques.
Les PME recherchent une solution ERP qui peut gérer de manière intégrée divers aspects de leur entreprise, y compris la comptabilité, la gestion des stocks, les ventes, les achats, la gestion des ressources humaines, etc…
Les Petites et Moyennes Entreprises veulent des ERP évolutifs qui peuvent grandir avec elles et qui puissent être accessibles depuis n’importe quel endroit et sur divers dispositifs, ce qui facilite la collaboration et la gestion à distance.
Les PME ont souvent des workflows spécifiques qui nécessitent une personnalisation de l’outil pour répondre à leurs besoins particuliers. Ils cherchent des solutions flexibles et configurables.
Attentives à leur budget, ces entreprises recherchent des solutions qui offrent un bon rapport qualité-prix et qui ne représentent pas une charge financière excessive.
L’accompagnement est essentiel pour les PME. Elles ont besoin d’un support technique solide et de formations pour maximiser l’utilisation de leur solution.
Il est également essentiel d’avoir accès à des outils d’analyse de données pour prendre des décisions pertinentes.
Pour les entreprises axées sur la vente, un module CRM intégré est souvent essentiel pour gérer les interactions avec les clients.
Quels sont les différents types de solution ERP pour les PME ?
Les différentes solutions disponibles sur le marché varient en termes de complexité, de coût et de caractéristiques, il est parfois complexe de savoir quel ERP choisir. Open Source, Low Code/No Code, Cloud ou On premise ? Voici les principaux types de solutions ERP adaptées aux PME :
ERP sur site (On Premise) : Les ERP sur site sont installés localement sur les serveurs de l'entreprise. Ils offrent un contrôle total sur les datas et les workflows, mais nécessitent une infrastructure informatique dédiée et des coûts de maintenance élevés.
ERP Cloud : Les ERP Cloud, également connus sous le nom d'ERP hébergés, sont hébergés sur des serveurs distants et accessibles via Internet. Ne nécessitant pas d’installation, l’ERP Cloud rime souvent avec simplicité et adaptabilité. Ils offrent plus de flexibilité, réduisent les coûts initiaux et simplifient les mises à jour.
ERP Open Source : Les outils Open Source sont des logiciels ERP dont le code source est accessible gratuitement. La transparence du code source et une communauté active font de ces systèmes des choix attractifs. Ils offrent une indépendance vis-à-vis des fournisseurs, renforcent la sécurité et permettent une évolutivité adaptée aux besoins changeants des entreprises.
ERP Low Code et No Code : Les PME peuvent opter pour des solutions Low Code et No Code qui visent à simplifier le développement et la personnalisation du logiciel sans nécessiter des compétences de codage approfondies.
Comment choisir le meilleur ERP PME ? 10 astuces
1. Menez en amont une évaluation approfondie des besoins spécifiques de votre PME
L’analyse des processus métier :
C’est lors de cette étape qu’il est nécessaire de se poser des questions telles que : Quels sont les workflow critiques ? Où se situent les inefficacités actuelles ?
Cela vous permettra de cibler les domaines où un ERP peut apporter le plus de valeur.
Identification des besoins fonctionnels :
Par la suite, il faudra déterminer les fonctionnalités essentielles dont votre PME a besoin pour fonctionner efficacement. Cela pourrait inclure la gestion des stocks, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la production, ou d’autres propriétés spécifiques à votre secteur. Chaque entreprise a des besoins particuliers et une liste claire de ces exigences guidera efficacement votre choix.
Prise en compte des spécificités sectorielles :
Considérez les particularités de votre secteur d’activité. Certaines industries ont des exigences réglementaires spécifiques, des normes de conformité ou des processus uniques. Assurez-vous que l’ERP que vous choisissez est adapté à ces spécificités afin de garantir une conformité totale et une efficacité opérationnelle.
Consultation des utilisateurs clés :
N’oubliez pas d’impliquer les salariés clés de votre organisation dans le process d’évaluation. Les retours d’expérience des équipes opérationnelles offrent de nombreux avantages comme le fait de fournir des informations précieuses sur les lacunes actuelles des systèmes en place et les fonctionnalités nécessaires pour améliorer leur productivité.
2. Optez pour un ERP qui peut évoluer avec votre entreprise
Lorsque vous envisagez d’investir dans un ERP pour votre PME, l’évolutivité est un critère essentiel à considérer. Opter pour un ERP qui peut évoluer avec votre entreprise signifie choisir une solution qui reste pertinente et efficace à mesure que vos besoins et votre volume d’opérations augmentent.
Adaptabilité à la croissance :
Pensez à l’avenir de votre PME en anticipant les évolutions potentielles de votre entreprise en termes de taille, de portée géographique ou de diversification des activités. Un ERP flexible doit accompagner votre expansion sans générer des coûts disproportionnés liés à des modifications majeures.
Flexibilité des modules :
Assurez-vous que l’ERP propose des modules permettant d’ajouter ou de désactiver des fonctionnalités en fonction de l’évolution de vos besoins. Les avantages de la flexibilité des modules sont que vous n’êtes pas limité par des options inutiles, tout en ayant la possibilité d’ajouter celles dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir.
Gestion des données :
L’évolutivité implique également la gestion efficace d’un volume croissant de datas. Vérifiez si l’ERP peut scaler facilement pour prendre en charge une base de données plus importante sans compromettre les performances du système.
Formation continue et support :
L’évolution de votre entreprise nécessitera probablement des ajustements dans la façon dont l’ERP est utilisé. Assurez-vous que le fournisseur offre une formation continue et un support technique pour accompagner ces changements.
3. Considérez le coût total de possession
Le coût total de possession (CTP) d’un ERP est un élément clé à prendre en compte lors du processus de sélection, car il englobe l’ensemble des dépenses associées à l’implémentation et à l’utilisation continue de la plateforme.
Coûts de mise en oeuvre :
Les coûts de mise en œuvre englobent les dépenses liées à l’installation initiale de l’ERP dans votre environnement informatique. Cela inclut souvent l’achat de licences logicielles, la configuration du système, la migration des datas existantes et éventuellement des coûts liés à la personnalisation de l’ERP en fonction de vos besoins spécifiques.
Coûts de formation :
La formation du personnel est une composante importante du CTP. Assurez-vous de prendre en compte les coûts liés à la formation initiale des utilisateurs sur le nouvel ERP, ainsi que les coûts potentiels de formation continue pour s’adapter aux mises à jour du logiciel.
Coûts de maintenance :
Les coûts de maintenance comprennent les dépenses associées à la gestion quotidienne de l’ERP. Cela peut englober les mises à jour lors d’une nouvelle version, la résolution de problèmes, la surveillance de l’outil et d’autres activités visant à maintenir la performance du système au fil du temps.
Coûts de support :
Le support technique est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes éventuels et garantir une utilisation optimale de l’ERP. Évaluez les coûts liés à l’obtention d’un support du fournisseur, qu’il s’agisse de contrats de support annuels, de tarifs horaires ou d’autres modèles.
Licences et frais récurrents :
Certaines solutions ERP impliquent des frais récurrents, tels que des licences d’utilisation annuelles ou mensuelles. Assurez-vous de comprendre ces coûts et de les intégrer dans votre analyse financière à long terme.
4. Choisissez une solution avec une interface conviviale
L’interface utilisateur d’un ERP joue un rôle crucial dans l’efficacité opérationnelle et l’adoption réussie de l’outil au sein de votre équipe.
Réduction du temps de formation :
Une interface conviviale permet une prise en main rapide et intuitive du système. Les users peuvent naviguer plus facilement à travers les fonctionnalités de l’ERP, réduisant ainsi le temps nécessaire à la formation. Cela est particulièrement crucial dans un environnement professionnel où le temps est une ressource précieuse.
Adoption rapide par l’équipe :
Une interface conviviale favorise une adoption rapide par l’équipe. Les utilisateurs sont plus enclins à utiliser activement l’ERP s’ils trouvent l’interface accessible et agréable. Cela minimise la résistance au changement.
Productivité améliorée :
Une interface intuitive contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle et offre de nombreux avantages. En effet, les salariés peuvent réaliser leurs tâches plus rapidement et avec moins d’efforts, ce qui se traduit par une productivité accrue.
Moins d’erreurs utilisateur :
Une interface conviviale réduit le risque d’erreurs commises par les users. Des éléments visuels clairs, des menus logiques et une navigation simple diminuent les chances de saisies incorrectes.
Expérience utilisateur positive :
Une interface bien conçue crée une expérience utilisateur positive. Les utilisateurs sont plus susceptibles d’apprécier l’utilisation de l’ERP, ce qui renforce leur satisfaction professionnelle. Une expérience utilisateur positive favorise également la rétention des talents au sein de l’entreprise.
Personnalisation de l’interface :
La possibilité de personnaliser l’interface en fonction des préférences individuelles des salariés est un autre avantage. Les users peuvent adapter l’interface à leurs besoins spécifiques, améliorant ainsi leur confort et leur efficacité.
5. Optez pour un ERP qui offre des options de personnalisation
Le niveau de personnalisation offert par un ERP est un facteur clé pour garantir que le logiciel réponde de manière précise aux besoins spécifiques de votre PME.
Flexibilité des flux de travail :
Une solution ERP personnalisable offre une flexibilité accrue dans la définition et la modification des flux de travail. Vous pouvez ajuster les étapes, les approbations et les notifications pour refléter précisément la manière dont votre entreprise gère ses activités quotidiennes.
Gestion des exceptions :
Les processus métier comportent souvent des exceptions. La personnalisation vous donne la possibilité de gérer efficacement ces situations hors normes en ajustant le système pour répondre aux cas particuliers, assurant ainsi une continuité opérationnelle.
Personnalisation des rapports :
Un aspect crucial de l’ERP est la génération de rapports. Des options de personnalisation robustes permettent de créer des rapports adaptés à vos besoins spécifiques, fournissant des informations pertinentes pour la prise de décision stratégique.
6. Assurez-vous que l’ERP peut s’intégrer facilement avec d’autres outils que votre entreprise utilise déjà
L’intégration de votre ERP avec d’autres outils déjà en place au sein de votre entreprise est cruciale pour garantir une collaboration fluide entre les différentes fonctions.
Interopérabilité des systèmes :
L’ERP doit être capable de s’intégrer de manière transparente avec les systèmes existants, qu’il s’agisse de logiciels de comptabilité, de CRM, de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou d’autres outils spécifiques à votre entreprise. L’interopérabilité garantit que les datas circulent librement entre ces systèmes, évitant ainsi des silos d’information.
Économie de temps et d’efforts :
Une intégration réussie permet d’économiser du temps et des efforts. Les utilisateurs n’ont pas besoin de passer manuellement des datas d’un logiciel à l’autre, ce qui réduit les risques d’erreurs et libère du temps pour des tâches plus stratégiques.
Réduction des doublons de données :
Lorsque les systèmes sont connectés, les informations sont mises à jour uniformément dans tous les outils, éliminant ainsi les problèmes liés à des datas obsolètes ou contradictoires.
7. Priorisez la sécurité des données
La sécurité des datas est une préoccupation fondamentale dans le choix d’un ERP, compte tenu de la sensibilité des informations qu’il traite.
Protection contre les menaces :
La solution ERP doit offrir une protection complète contre les menaces potentielles, y compris les attaques de logiciels malveillants et les cyberattaques.
Contrôle d’accès rigoureux :
Les caractéristiques de contrôle d’accès garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines informations. Ceci inclut la gestion des droits d’accès en fonction des rôles et des responsabilités au sein de l’entreprise.
Conformité aux normes de sécurité :
Assurez-vous que l’ERP est conforme aux normes de sécurité et aux réglementations en vigueur dans votre industrie. Cela peut inclure des certifications spécifiques et des mesures de sécurité supplémentaires pour répondre aux exigences légales.
8. Faites des recherches approfondies sur les fournisseurs d’ERP
Témoignages :
Consultez les avis clients et les témoignages sur le fournisseur. Les retours d’expérience d’autres entreprises peuvent fournir des informations précieuses sur la fiabilité de l’outil, la qualité du support et la satisfaction globale des utilisateurs.
Support client et service après-vente :
La qualité du support client est essentielle. Explorez les options de support offertes par le fournisseur, y compris les canaux de communication, les délais de réponse et les niveaux de service.
Portefeuille de clients :
La présence d’entreprises similaires à la vôtre peut indiquer une expérience spécifique dans votre industrie. Vous pouvez également contacter d’autres utilisateurs pour obtenir des retours d’expérience directs.
Réputation sur le marché :
Explorez la réputation du fournisseur sur le marché. Des articles de presse, des rapports d’analystes et d’autres sources externes peuvent fournir des perspectives objectives sur la crédibilité et la position du fournisseur dans l’industrie.
Évolutivité technologique :
Assurez-vous que le fournisseur adopte des technologies modernes. L’évolutivité technologique garantit que l’ERP reste pertinent et prend en charge les dernières innovations, ce qui est crucial pour la durabilité à long terme.
9. Dans le monde moderne, l’accès mobile est essentiel
L’accès mobile à votre ERP est devenu une nécessité incontournable dans le monde professionnel moderne.
Flexibilité et mobilité :
L’accès mobile offre une flexibilité essentielle pour les équipes en déplacement. Que ce soit lors de réunions à l’extérieur du bureau, de déplacements professionnels ou de travaux sur le terrain, l’accès aux fonctionnalités de l’ERP depuis des appareils mobiles permet de maintenir la productivité.
Expérience utilisateur optimale :
Choisissez un ERP qui offre une expérience utilisateur optimale sur les appareils mobiles. Une interface adaptée aux écrans plus petits, une navigation intuitive sur écrans tactiles et des propriétés bien adaptées à la mobilité garantissent une utilisation efficace.
Sécurité des données mobiles :
Assurez-vous que l’ERP prend en charge des protocoles de sécurité robustes, tels que le cryptage des datas, la gestion des identités, et des mécanismes de protection en cas de perte ou de vol d’appareils.
Applications mobiles dédiées :
Certains fournisseurs proposent des applications mobiles dédiées pour une expérience utilisateur encore plus optimisée. Ces applications peuvent être téléchargées, offrant ainsi un accès direct.
10. Avant de prendre une décision finale, demandez un essai gratuit ou une démonstration de l’ERP
Évaluation en conditions réelles :
Un essai gratuit offre l’opportunité d’évaluer l’ERP dans des conditions réelles d’utilisation. Les utilisateurs peuvent interagir avec le système, tester les fonctionnalités clés et évaluer leur expérience utilisateur sans engagement financier initial.
Démonstration personnalisée :
Demandez une démonstration personnalisée. Cela peut inclure une présentation en direct des options pertinentes pour votre entreprise, mettant en lumière comment l’ERP peut résoudre spécifiquement vos défis opérationnels.
En réunissant ces éléments, vous pouvez prendre une décision éclairée sur la pertinence de l’ERP pour votre entreprise, minimisant ainsi les risques avant un engagement à plus long terme. Et en suivant ces 10 conseils, vous maximiserez vos chances de choisir un ERP qui répond parfaitement aux besoins de votre PME.
En procédant de manière méthodique à cette évaluation approfondie, vous établissez un fondement solide pour la sélection d’un ERP adapté à votre PME.
PME : Comment évaluer la performance d’un ERP ?
Tout d’abord, il est primordial de vérifier dans quelle mesure l’ERP contribue à atteindre les objectifs métier de votre PME. Assurez-vous qu’il soutient la croissance, l’efficacité opérationnelle et la rentabilité.
Un autre point à ne pas négliger est l’évaluation du niveau d’adoption par les salariés. Une faible adoption peut indiquer des problèmes de convivialité ou de formation.
Nous l’avons déjà abordé, mais il est crucial de s’assurer que l’ERP s’intègre efficacement avec d’autres outils utilisés par votre PME.
Analysez par la suite comment l’ERP a optimisé les process internes de votre PME. Mesurez les gains d’efficacité, la réduction des délais et la minimisation des erreurs.
Vérifiez si l’ERP a contribué à réduire les coûts opérationnels. Cela peut inclure des économies de temps, de ressources et de coûts administratifs.
Si votre PME utilise des fonctionnalités CRM, évaluez également comment l’ERP a amélioré la gestion des relations avec les clients, y compris la satisfaction et la fidélisation.
Vérifiez les mesures de sécurité mises en place par l’ERP pour protéger les données sensibles de votre PME.
Enfin, pour évaluer la performance, n’hésitez pas à solliciter activement le feedback des utilisateurs pour comprendre leurs expériences et identifier d’éventuelles lacunes ou domaines d’amélioration.
En évaluant régulièrement ces aspects, vous pouvez déterminer la performance globale de l’ERP et identifier les opportunités d’amélioration continue pour mieux répondre aux besoins de votre organisation.
En revanche, il faut garder à l’esprit que ces coûts seront rapidement amortis grâce à la présence d’un ERP dans votre petite ou moyenne entreprise. En plus d’améliorer la productivité de vos collaborateurs, il va leur permettre d’être plus efficaces en évitant les erreurs de saisie ou une transmission erronée des informations. L’ERP est également un espace sécurisé, qui évite les omissions ou falsifications. Vos collaborateurs vont donc gagner du temps et de la sérénité au travail, et n’auront plus qu’à se focaliser sur leurs tâches nécessaires.
Comment choisir le meilleur ERP ? 10 astuces
Après la lecture de cet article, vous êtes convaincu qu’installer un ERP dans votre organisation est incontournable et présente de nombreux avantages. Vous savez qu’il vous faut choisir le bon logiciel afin de vous développer. Cependant, vous avez encore quelques doutes quant aux choix à faire… Pas de panique ! On vous livre ici 10 astuces simples pour vous aider à choisir un logiciel ERP.
Établir clairement les besoins pour votre PME.
Vérifier la présence de modules pertinents pour vos besoins dans la solution.
Choisir entre Cloud ou on-premise.
Anticiper les différents coûts liés à l’ERP (licence supplémentaire, mise à jour, formations…).
Vérifier la crédibilité des éditeurs sur le marché est essentiel. Il faut donc surveiller les entreprises avec lesquelles ils collaborent, leurs nombres d’années d’activité, mais également leur service de maintenance.
Vérifier les avis d’utilisateurs pour s’assurer une prise en main facile.
Établir une relation de confiance avec son éditeur et s’assurer qu’il puisse vous aider.
Vérifier les ressources proposées par l’éditeur : prendre en main un ERP n’est pas toujours aisé, des ressources pour vous aider à vous former peut-être une bonne solution pour faciliter son arrivée.
S’assurer de l’aspect responsive sur mobile : le but est d’être accessible partout, il serait dommage que vos collaborateurs ne puissent y accéder que sur leur lieu de travail depuis un poste fixe.
Vérifier la compatibilité avec des applications tierces. Vous utilisez sûrement déjà pas mal d’applications nécessaires à vos besoins, autant pouvoir les connecter directement à cet ERP.
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