Workflow : Définition, explications et fonctionnalités
Les flux de travail inefficaces, le suivi et la traçabilité difficiles, la perte d’informations ou encore une communication inefficace font partie des nombreuses préoccupations qui pèsent sur l’organisation d’une entreprise et qui peuvent être réglées par un workflow.
Sommaire
Workflow : qu’est-ce que c’est ?
Le workflow, également appelé flux de travail en français, désigne l’ensemble des étapes, des différents acteurs et des processus impliqués dans la réalisation d’une tâche donnée. Autrement dit, il s’agit d’une séquence d’actions qui sont effectuées dans un ordre bien déterminé pour atteindre un objectif spécifique.
Il permet de fournir de précieuses informations à chacun des acteurs. En effet, il expose le circuit de validation, les tâches à accomplir, les délais à respecter ou encore les méthodes de validation.
Il peut être utilisé dans divers contextes, tels que la production, la fabrication, la conception de logiciels, la publication de contenu, etc. Il est généralement représenté sous forme de schéma qui montre les différentes étapes ainsi que les personnes ou les rôles impliqués.
Il peut être automatisé à l’aide de logiciels spécialisés appelés outils de gestion de flux de travail (workflow management tools en anglais) qui permettent de suivre et de gérer efficacement les processus. L’automatisation peut aider à accélérer le flux de travail, à réduire les erreurs et à améliorer la qualité.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un workflow ?
• Amélioration de l'efficacité
Un workflow bien conçu peut permettre d'optimiser les processus, de réduire les délais, de minimiser les erreurs et d'augmenter la productivité de votre entreprise.
• Meilleure coordination et collaboration
Ils permettent à plusieurs personnes ou équipes de travailler ensemble de manière coordonnée et transparente, ce qui permet d’améliorer la collaboration et la communication.
• Meilleure qualité et conformité
Ils peuvent inclure des contrôles qualité et des vérifications pour s'assurer que les tâches sont effectuées correctement et que les normes et les réglementations sont respectées.Meilleure qualité et conformité
• Réduction des coûts
Ils peuvent aider à identifier les inefficacités et les gaspillages, ce qui peut aider à réduire les coûts et à améliorer la rentabilité.
• Meilleur contrôle
Les processus peuvent être examinés à chaque étape pour s’assurer du bon fonctionnement.
• Automatisation
Ils peuvent souvent être automatisés à l'aide de logiciels spécialisés, ce qui peut permettre de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité globale.
• Meilleure qualité et conformitéMeilleure visibilité et traçabilité
Ils peuvent fournir une vue d'ensemble de l'avancement du projet ou de la tâche. Cela permet aux équipes de surveiller les progrès et de résoudre rapidement les problèmes. En cas de défaillance, il permet également de revenir sur les différentes étapes d’un projet et de définir à quel moment cette défaillance a pu avoir lieu et pourquoi.
Quels sont les principaux cas d’utilisation d’un workflow à connaître ?
Les workflows peuvent être utilisés dans de nombreux domaines et pour gérer une grande variété de tâches. Voici quelques exemple de cas d’utilisation pour la gestion des :
BPM vs Workflow : quelle est la différence ?
Le BPM (Business Process Management) et le Workflow sont tous deux des concepts liés à l’optimisation des processus métier, mais ils présentent des différences importantes.
La différence entre BPM et Workflow réside dans leur portée : le Workflow est un outil de gestion des processus plus limité et opérationnel, ils peuvent être simples ou complexes, mais ils ont généralement une portée limitée et sont utilisés pour automatiser des processus récurrents et routiniers.
Le BPM, quant à lui, est une méthodologie plus globale qui vise à optimiser les processus dans leur ensemble. Cela implique l’analyse, la conception, la mise en œuvre, l’optimisation et le suivi des processus de l’entreprise dans leur ensemble.
Cependant, les deux approches sont complémentaires et peuvent être utilisées ensemble pour améliorer les processus de l’entreprise.
Pourquoi de nombreuses entreprises utilisent un workflow dans leur processus ?
Les entreprises utilisent un workflow afin d’améliorer leur productivité car en automatisant les tâches répétitives et routinières, ils permettent aux employés de se concentrer sur les étapes les plus importantes et à plus forte valeur ajoutée. Cela peut grandement améliorer l’efficacité globale de l’activité.
Les flux de travail permettent de suivre les processus étape par étape, en s’assurant que toutes les étapes sont effectuées correctement. Cela peut réduire les erreurs et améliorer la qualité du travail.
Ils permettent également de suivre l’état des processus métier, en fournissant une vue d’ensemble des tâches en cours et à venir. Cela peut aider les gestionnaires à suivre les progrès et à identifier les goulots d’étranglement potentiels.
Globalement, le workflow permet d’optimiser votre société tout en intégrant les salariés et/ou les prestataires extérieurs, qu’ils soient sur site ou bien à distance.
Comment bien choisir votre logiciel de workflow pour votre entreprise ?
Le choix d’un outil de workflow pour votre société peut être une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur vos processus métier.
Afin de faire le bon choix, il s’agira dans un premier temps de vérifier si la solution propose les fonctionnalités dont vous avez besoin pour automatiser vos processus métier, comme la possibilité de créer des formulaires, de définir des règles de workflow, de créer des notifications et de suivre l’état des processus.
Assurez-vous que le logiciel est facile à utiliser et intuitif pour vos employés, afin de minimiser les temps de formation et d’optimiser l’adoption de la plateforme au sein de vos équipes.
Il est également important de vérifier si l’outil est compatible avec vos systèmes existants, tels que votre système de gestion de base de données et autres applications.
Il sera primordial de s’assurer que la solution permet une personnalisation facile et flexible pour répondre à vos besoins spécifiques, en permettant la création de workflows sur mesure pour votre entreprise.
Un autre point à ne pas négliger sera de vérifier si le logiciel est accessible à partir de différents appareils et emplacements, afin que vos employés puissent y accéder à tout moment, n’importe où.
Aujourd’hui, la protection des données est au centre des préoccupations des organisations, assurez-vous que la plateforme offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos données et vos processus métier.
Découvrez le BPM Axelor pour la modélisation de vos processus métiers
Le sigle BPM vient de l’anglais “Business Process Management” et signifie “Gestion des Processus Métiers”. Il désigne les logiciels qui modélisent, orchestrent et automatisent les processus à travers une interface réactive.
Le logiciel BPM Axelor vous permet de modéliser vos processus métiers en toute simplicité. En effet, en s’appuyant sur la norme BPMN, il est possible de visualiser, formaliser, normaliser, et automatiser les processus en les rendant lisibles et accessibles pour tous. La norme permet un langage commun entre les différents métiers et les DSI.
L’installation d’un ERP tel qu’Axelor vous permet de simplifier la compréhension et le partage des données interservices en les regroupant dans un seul et même système.
En effet, un PGI ou Progiciel de Gestion Intégré, est le nom français pour désigner un ERP ou Entreprise Resource Planning. En termes de définition pure, il s’agit d’une solution de gestion de données regroupant les informations de l’entreprise dans le système informatique.
Axelor vous propose une solution Full web disponible en mode ERP cloud ou on premise.
Puissant, évolutif et facilement personnalisable, l’ERP Open Source Axelor est composé de plus d’une trentaine d’applications métiers intégrées et offre à votre organisation de nombreux avantages considérables.
Avec la plateforme Low-code / No-code Axelor, il est possible d’aller plus loin grâce à des workflow nativement intégrés dans la plateforme.
Il est notamment possible de modéliser vos processus avec Camunda. Que ce soit la version Open Source ou entreprise, vous avez la possibilité de relier votre workflow à nos applications métiers.
Vous pouvez aussi utiliser le protocole EBICS TS qui permet d’optimiser les transactions et de gagner du temps sur les tâches connectées aux échanges bancaires.
Finalement, la définition de cet outil peut sembler complexe mais il s’agit tout simplement d’un outil qui permet de s’organiser et d’être plus performant au quotidien. Il facilite le travail de chaque collaborateur en offrant une vue d’ensemble.
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