ERP
ERP Comptabilité : Définition, fonctionnalités & avantages pour une entreprise
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP pour la comptabilité ?
La définition d’un ERP est la suivante : c’est un système de gestion intégré qui permet de centraliser et de traiter les activités comptables d’une entreprise. Il est conçu pour aider les entreprises à gérer leurs activités financières, notamment les transactions, les factures, les paiements, les budgets, des rapports et des analyses.
Les fonctionnalités d’un logiciel ERP peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, mais elles incluent généralement des modules de comptabilité générale, clients, et fournisseurs, de maîtrise des budgets et de la trésorerie. L’objectif d’un logiciel ERP est de faciliter et de rationaliser les processus afin de fournir des informations financières précises et à jour à la direction de l’entreprise pour l’aider à prendre des décisions éclairées.
Quels sont les enjeux et spécificités de la finance et de la comptabilité dans un ERP ?
La finance et la comptabilité jouent un rôle clé dans la gestion des sociétés, et leur intégration dans un système ERP (Enterprise Resource Planning) est essentielle pour assurer le contrôle efficace et précis des opérations financières. Voici quelques-uns des enjeux et spécificités :
Quelles sont les fonctionnalités d’un ERP comptable ?
Les fonctionnalités d’un ERP comptable ou d’un ERP pour l’industrie de manière générale peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, mais elles incluent généralement les modules suivants :
Comptabilité générale :
Ce module permet de gérer les comptes généraux, de saisir les écritures comptables, d'éditer les états financiers, de suivre les flux de trésorerie et de générer des rapports financiers.
Comptabilité clients :
Permet de contrôler les comptes, de suivre les factures et les paiements, de gérer les encours et de générer des rappels de paiement.
Comptabilité fournisseurs :
Permet de gérer les comptes fournisseurs, de suivre les factures et les paiements, de gérer les encours et de transmettre des ordres de paiement.
Gestion de la trésorerie :
Permet de suivre les flux de trésorerie de l'entreprise, de gérer les comptes bancaires, de générer des prévisions de trésorerie et de gérer les opérations de change.
Contrôle des budgets :
Permet de maîtriser les budgets de l'entreprise, de suivre les dépenses et les recettes, de générer des rapports d'analyse budgétaire et de prendre des décisions en conséquence.
Gestion des immobilisations :
Permet de gérer les actifs de l'entreprise, de suivre leur valeur, de gérer leur amortissement et de générer des rapports d'analyse des immobilisations.
Prise en compte de la TVA :
Permet de gérer les obligations fiscales de l'entreprise en matière de TVA, de générer des déclarations fiscales et de vérifier leur conformité.
Gestion des notes de frais :
Permet de gérer les notes de frais des employés, de suivre les dépenses et de fournir des rapports de remboursement.
Maîtrise des audits et des contrôles :
Permet de suivre les audits et les contrôles financiers, de générer des rapports de conformité et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Reporting et analyse :
Permet de générer des rapports, d'analyser les données financières, de suivre les indicateurs de performance clés (KPI) et de prendre des décisions en conséquence.
Quelles sont les avantages d’utiliser une solution ERP pour votre comptabilité ?
Les avantages d’un ERP pour les firmes sont les suivants :
Centralisation des données :
Une solution ERP permet de centraliser toutes les possibilités financières de l’entreprise en un seul endroit, ce qui facilite leur gestion et leur traitement.
Automatisation des processus :
Ces types de logiciels sont dotés de solutions qui permettent d’automatiser les tâches, telles que la saisie des écritures, le contrôle des factures clients et fournisseurs, le suivi des encours et des paiements, etc. Cela permet de réduire les erreurs et les activités répétitives, et de gagner du temps sur les projets à faible valeur ajoutée.
Amélioration de la productivité :
En réduisant les tâches manuelles et les erreurs, un ERP permet d’améliorer la productivité des équipes qui peuvent se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.
Suivi en temps réel :
Elles offrent une vue en temps réel sur les données financières de l’entreprise, ce qui permet de suivre de près la situation financière de l’entreprise et de réagir rapidement en cas de besoin.
Amélioration de la prise de décision :
Grâce à une vision globale et précise des outils financiers, les décideurs peuvent prendre des décisions éclairées en matière de stratégie financière, d’investissement, de gestion des risques, etc.
Conformité :
Les ERP incluent des fonctionnalités qui permettent de respecter les normes comptables et fiscales en vigueur, ce qui facilite l’application des obligations légales.
Meilleure communication :
Ils permettent de faciliter la communication entre les différentes équipes de l’entreprise, en offrant une vue globale et partagée des données financières.
Quelle est la différence entre un ERP comptable et un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité est une solution informatique conçue pour aider les entreprises à gérer leurs chiffres et leurs coûts, en automatisant les services comptables tels que la saisie des écritures, la gestion des factures, la comptabilisation des dépenses, etc. Un logiciel de comptabilité est souvent destiné aux petites et moyennes entreprises et peut être utilisé de manière autonome.
En revanche, un ERP comptable est un système plus complexe permettant de gérer toutes les activités de l’entreprise, y compris les aspects financiers. Les ERP comprennent plusieurs modules fonctionnels (finance, achats, ventes, stocks, commercial, production…) qui communiquent entre eux. Cela permet d’assurer un contrôle centralisé de toutes les données de l’entreprise. Ces solutions sont généralement destinées aux sociétés de taille moyenne ou grande et peuvent être personnalisées en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez choisir un ERP connecté en Cloud ou hébergé sur vos serveurs.
En somme, la principale différence entre un logiciel de comptabilité et un ERP comptable réside dans la couverture fonctionnelle. Alors qu’un logiciel de comptabilité se concentre uniquement sur les tâches comptables, un ERP couvre l’ensemble des processus de l’entreprise.
Comment bien choisir votre logiciel ERP pour comptabilité de votre PME ?
L’installation d’un ERP pour votre PME est une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur la gestion de votre entreprise. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :
Les fonctionnalités
Assurez-vous que le logiciel offre toutes les solutions nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise en matière de comptabilité, de production et de gestion. Vérifiez également que le logiciel est évolutif et qu'il peut s'adapter aux changements futurs.
L'intégration
Vérifiez si la plateforme peut être implémentée facilement aux autres systèmes que vous utilisez déjà dans votre entreprise, tels que les systèmes de paie, de contrôle des stocks, etc.
La facilité d'utilisation
L’ERP doit être facile à utiliser pour les employés qui l'utiliseront. Assurez-vous que l'interface utilisateur est intuitive et que les activités peuvent être effectuées facilement.
Le support technique
Assurez-vous que le fournisseur offre un support technique de qualité et qu'il peut fournir une assistance en cas de problème ou de question.
La sécurité
L’outil doit être sécurisé et les données de votre entreprise doivent être protégées contre les cyberattaques et les violations.
Les commentaires et les évaluations des utilisateurs
Consultez les commentaires et les évaluations des utilisateurs actuels pour avoir une idée de la satisfaction des clients et de la qualité globale du logiciel.
Attention, un ERP est différent d’un CRM car il propose des fonctionnalités bien plus complètes. Un logiciel de ce type se compose directement de la fonctionnalité CRM.
Pourquoi choisir l’ERP Axelor pour votre comptabilité ?
Bénéficiez d’une véritable comptabilité intégrée avec Axelor. Sur notre ERP Open Source, l’application analytique génère automatiquement des écritures comptables à partir des pièces et des modèles pré-paramétrés, et vous autorise l’inscription des opérations diverses de manière assistée. Vous bénéficiez d’un système de lettrage des écritures, ce lettrage pouvant même être partiel.
Le logiciel de comptabilité vous permet de gérer les écritures analytiques, et de bénéficier nativement d’une gestion de la répartition analytique par tiers ou par produits. Des rapports comptables en temps réel sont à votre disposition en quelques clics : grand livre, balance, bordereau de remise, journaux, TVA…
La planification des périodes comptables est paramétrable par société, ainsi que la gestion des journaux et du plan comptable. En plus d’un contrôle automatique des taxes, bénéficiez d’un paramétrage personnalisé des positions fiscales en fonction des transactions.
Grâce à la fonctionnalité de recouvrement avancée qui vous permet de définir des règles de relance en fonction de la typologie client, vous pouvez ainsi automatiser le type de relance que vous souhaitez adresser à votre client. Vous pouvez aussi définir le délai de dépassement de l’échéance de paiement.
Le rapprochement bancaire entre les lignes de vos relevés bancaires et vos écritures comptables est automatique.
Le traitement des prélèvements et virements SEPA est entièrement automatisé et comprend le traitement des rejets bancaires ou de chèques.
Vous avez la possibilité de gérer les apurements de trop-perçu selon des règles de seuils minimaux. Vous pouvez aussi gérer via le module de comptabilité, les passages en irrécouvrable, les écarts de règlements et les créances douteuses.
Axelor gère aussi l’EBICS TS qui vous permet d’échanger avec votre banque tous types de fichiers et sans limite de volume. Axelor vous donne toutes les clés en main pour réussir votre cahier des charges ERP et peut vous proposer d’autres ressources comme la gestion de stocks.
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