ERP
Comment réussir la gestion de votre projet ERP ?
Sommaire
Lorsque l’on parle de projet ERP, on évoque généralement la volonté d’intégrer un système centralisé permettant de piloter l’ensemble des processus métiers d’une entreprise. L’ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel unique qui centralise différentes applications métiers. Il intervient dans de multiples domaines : comptabilité, gestion des stocks, production, ventes, achats, logistique, ressources humaines, etc.
La mise en place d’un projet ERP est donc stratégique : il s’agit de choisir et de déployer un outil capable de répondre aux exigences spécifiques de votre organisation, en prenant en compte votre secteur d’activité, votre taille d’entreprise, vos contraintes budgétaires et vos perspectives de croissance.
Cette démarche permet de diminuer les coûts, de faire gagner du temps aux collaborateurs et d’améliorer la visibilité globale sur l’activité. Cependant, réussir son projet ERP nécessite une préparation en amont, la mise en œuvre d’une méthodologie adaptée et l’implication de l’ensemble des parties prenantes.
Qu’est-ce qu’un ERP ? Définition
Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) – parfois appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français – désigne une solution logicielle visant à gérer et coordonner toutes les ressources, informations et fonctions opérationnelles d’une entreprise. L’idée centrale consiste à relier chaque service (comptabilité, production, stock, RH, marketing, etc.) à une base de données unique.
Ainsi, plutôt que de jongler avec une multitude d’outils hétérogènes, l’ERP agit comme un système centralisé. Il collecte, traite et restitue les données en temps réel, offrant une vue d’ensemble à la fois précise et homogène de l’activité de la société.
Quels sont les objectifs d’un projet ERP ?
Les objectifs majeurs d’un projet ERP sont multiples :
- Centraliser les données et les processus : regrouper toutes les informations stratégiques dans un système unique pour faciliter la prise de décision.
- Gagner en efficacité opérationnelle : automatiser les tâches répétitives et supprimer la redondance des données.Rationaliser les coûts : réduire les erreurs, baisser les coûts de maintenance et éviter les dépenses liées à la multiplication des outils.
- Améliorer la collaboration entre les services : fluidifier la circulation des informations en interne..
- Assurer une meilleure conformité et traçabilité : s’assurer que les opérations et données respectent les normes et règles en vigueur.
En somme, un projet ERP répond à un besoin de transformation et d’optimisation globale, pour une entreprise qui souhaite rester compétitive dans un environnement en constante évolution.
Fonctionnalités clés d’un ERP
Même si les fonctionnalités d’un ERP varient selon les éditeurs et les secteurs d’activité, on retrouve généralement :
Gestion financière et comptabilité : suivi des factures, paiements, flux de trésorerie, gestion comptable.
- Gestion des achats et approvisionnements : traitement des demandes d’achat, approvisionnement, sélection des fournisseurs.
- Gestion des ventes et du CRM : suivi des devis, commandes, gestion de la relation client et de la prospection.
- Gestion des stocks et logistique : mise à jour en temps réel des stocks, préparation des commandes, suivi des livraisons.
- Ressources humaines : gestion des collaborateurs, suivi des absences, formations, recrutement.
- Production et planification : ordonnancement, gestion des ressources de production, suivi des coûts et délais.
En optant pour une solution ERP, vous optez pour une plateforme capable d’englober l’ensemble de ces fonctionnalités, limitant ainsi les frictions et garantissant une information fiable et à jour à tout moment.
Pourquoi installer un ERP dans votre PME ou ETI ?
C’est l’élément fondamental de centralisation des informations d’une société. Les avantages d’un ERP sont multiples. L’objectif principal d’un projet ERP est de centraliser les données et les processus métiers de l’entreprise afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle, la visibilité et la prise de décision.
Une intégration réussie demande une planification minutieuse, un choix judicieux du progiciel, une conduite du changement efficace et une formation adéquate. Une fois intégré dans votre structure, un PGI devient un atout majeur pour la compétitivité et le succès à long terme.
Optimisation des processus métiers
Grâce à l’implémentation ERP, vous pouvez automatiser les tâches répétitives et chronophages, tout en éliminant les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
Par exemple, la facturation se fait directement depuis les modules de gestion commerciale, les commandes s’intègrent automatiquement dans la gestion des stocks, et les rapports financiers sont produits en quelques clics.
Cette fluidité au quotidien témoigne de la puissance d’un progiciel de gestion intégrée où tous les départements partagent la même information, sans ressaisir les données.
Amélioration de la productivité et réduction des coûts
La centralisation et l’automatisation induites par un projet ERP permettent de limiter les écarts et doubles saisies. Les collaborateurs gagnent en temps et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cette refonte des processus engendre à long terme une réduction notable des coûts opérationnels.
Les avantages sont visibles tant au niveau de la qualité du service client que de l’optimisation des ressources internes. À terme, cela se traduit par une meilleure rentabilité et une compétitivité accrue sur votre marché.
Renforcement de la prise de décision grâce aux données centralisées
Dans un environnement économique incertain, les entreprises ont besoin d’une vision claire et rapide de leurs indicateurs de performance. L’ERP fournit des tableaux de bord en temps réel, regroupant les principales données financières, commerciales, logistiques, etc.
Avec une BI intégrée comme dans Axelor, vous pouvez créer vos propres indicateurs.
Ainsi, les dirigeants peuvent identifier plus vite les opportunités et les problématiques, et réagir de manière prompte.
Cette centralisation des données constitue un atout majeur pour ajuster la stratégie, mettre en place de nouveaux projets ou réallouer les ressources de façon plus efficace.
Comment réussir un projet ERP ? Les étapes clés
La réussite d’un projet ERP repose autant sur la qualité de l’outil sélectionné que sur la méthode de déploiement, l’implication des équipes et la bonne compréhension des enjeux internes. Voici les principales étapes à considérer pour mener à bien votre implémentation.
1. Préparer le projet ERP
Avant de se lancer dans la mise en place, la phase de préparation est cruciale.
Réaliser une étude préalable et un diagnostic de l’existant
Il est primordial de cartographier vos processus actuels et d’identifier les points de blocage. Quelles sont les redondances ? Où se situent les failles organisationnelles ? Quels logiciels sont déjà en place ? Cette analyse vous servira de point de départ pour établir un plan d’implémentation. Vous pouvez vous faire accompagner par un cabinet de conseil si vous le souhaitez pour cette étape.
Définir les objectifs et indicateurs de performance (KPI)
Qu’attendez-vous précisément de votre projet ERP ? Une diminution du temps de traitement des commandes ? Une meilleure visibilité de la trésorerie ? Définissez clairement des objectifs mesurables et évaluez régulièrement leur atteinte.
Composer une équipe projet interne et externe (MOA/MOE)
Le succès de votre intégration dépend aussi de la cohésion de l’équipe. Constituez un groupe incluant des acteurs clés de tous les départements concernés (finance, RH, logistique, etc.), un responsable informatique, et si nécessaire, un consultant externe spécialisé en déploiement d’outils informatiques métiers.
Rédiger un cahier des charges clair
Le cahier des charges formalise vos besoins et vos contraintes. Il est à la fois la feuille de route et le document de référence pour les prestataires. Y figureront : vos processus, vos objectifs, votre budget, votre planning et vos spécificités métier.
2. Choisir la bonne solution ERP
Cette étape est cruciale : il existe sur le marché une multitude de solutions. Vous devrez donc faire un choix en fonction de votre secteur, de la taille de votre entreprise, de vos contraintes financières et tout en prenant en compte vos perspectives d’évolutions.
Identifier les besoins spécifiques de l’entreprise :
Commencez par dresser la liste de vos besoins fonctionnels et techniques. Quels sont vos modules indispensables (comptabilité, CRM, production, etc.) ? Avez-vous des contraintes légales ou réglementaires particulières ? Devez-vous déployer la solution dans plusieurs pays ? Toutes ces questions orientent le choix.
Comparer les types d’ERP :
- On-premise : l’ERP est installé localement sur vos serveurs. Vous conservez la pleine maîtrise de vos données, mais vous assumez l’infrastructure et la maintenance.
- ERP hybride : une partie de la solution est hébergée en local, et une autre partie dans le cloud, pour un compromis entre contrôle et flexibilité.
- Cloud public / privé : la solution est hébergée par le fournisseur de service, ce qui vous décharge d’une partie de la maintenance technique, tout en offrant un accès à distance pour vos équipes.
- SaaS : le logiciel est accessible en ligne, moyennant un abonnement, et votre éditeur d’ERP gère la mise à jour, la sécurité, etc.
Pourquoi l’agilité est essentielle dans ce choix ?
Un projet ERP n’est pas figé dans le temps. Les besoins de votre entreprise évoluent, tout comme les exigences de votre secteur. Il est donc essentiel de privilégier une solution ERP capable de s’adapter, grâce à des modules complémentaires, des paramétrages flexibles ou une approche de Low Code/No Code qui facilite la personnalisation.
Quelles sont les phases d’implémentation d’un ERP ?
Découvrez sur notre Livre blanc toutes les étapes de l’installation et l’implémentation de l’ERP.
3. Planifier et déployer le projet ERP
Une fois la solution choisie, la phase de déploiement débute. C’est la période pendant laquelle l’éditeur ou l’intégrateur va configurer le progicel selon vos besoins, importer vos données et former vos équipes pilotes.
Sélectionner un intégrateur fiable
La réussite d’une implémentation réussie repose souvent sur la compétence et l’expérience de l’intégrateur. Vérifiez ses références, sa connaissance de votre secteur, sa capacité à tenir un planning et son approche collaborative. Un bon intégrateur vous accompagnera de bout en bout, depuis la configuration jusqu’aux formations utilisateurs.
Élaborer un planning détaillé du déploiement
Une planification rigoureuse vous évitera bien des retards et surcoûts. Prévoyez des jalons à chaque étape : paramétrage, migration des données, tests, formation, mise en production. Assurez-vous que tous les intervenants (IT, consultants, équipes internes) partagent la même feuille de route.
Méthodologies possibles
- Stratégie Big Bang : vous basculez l’ensemble de vos processus le même jour, ce qui requiert une préparation et des tests poussés en amont.
- Déploiement incrémental : vous intégrez progressivement les modules (ex. finance, CRM, logistique) pour limiter les risques.
- Projet pilote : vous testez d’abord sur un périmètre restreint (une filiale, un service) avant de le généraliser.
- Stratégie combinée : vous mélangez plusieurs approches, selon vos priorités et la maturité de vos équipes.
Gestion des risques pendant le déploiement
Un changement d’ERP engendre parfois des résistances internes ou des problèmes techniques. Anticipez-les via une cellule de gestion des risques : identifiez les incidents potentiels (retard de livraison, défaillance de matériel, sous-estimation des besoins de formation) et préparez des plans d’action en conséquence.
Se faire accompagner sur la conduite du changement pour un cabinet de conseil peut également être pertinent.
4. L’implémentation et la formation
Après la planification, la mise en production de l’outil se concrétise.
Mettre en place la solution choisie
Les équipes techniques (ou l’intégrateur) procèdent à l’installation ou à la configuration de la solution ERP. Ils adaptent les paramétrages à votre contexte (règles comptables, devises, langues, spécificités légales, etc.). Grâce au Low Code et No Code, la solution peut être personnalisée selon vos besoins.
Tester l’outil pour s’assurer de son bon fonctionnement
Des tests unitaires et d’intégration sont cruciaux. Ils vérifient que chaque module fonctionne de manière optimale et que les processus s’enchaînent sans erreur. Il est fréquent de mener plusieurs batteries de tests en conditions réelles, avec des données réelles ou simulées, pour valider la cohérence et la performance. Cette phase est également appelée Recette.
Formation des utilisateurs finaux et accompagnement personnalisé
La réussite d’un projet ne peut se faire sans l’adhésion des collaborateurs. Préparez des sessions de formation pour expliquer le fonctionnement de la plateforme, les bénéfices attendus et les bonnes pratiques. Un accompagnement sur mesure, éventuellement par département ou par profil d’utilisateur, renforce la prise en main et assure un meilleur retour sur investissement.
Constituer une équipe de projet
Pour réaliser le diagnostic le plus complet et précis, il est essentiel de mettre en place une équipe dédiée pour la gestion du projet ERP afin d’assurer le succès de cette initiative majeure au sein de votre structure. Le chef de projet (dans la plupart des cas, le responsable informatique) joue un rôle central dans cette phase en assurant la coordination et en définissant les objectifs clés.
Il est courant que de nombreuses entreprises restreignent l'équipe à la seule implication du service informatique. Cependant, il est préférable qu'elle soit le plus représentative en incluant un panel d'utilisateurs clés, ce qui permettra d'explorer en détail tous les domaines métiers.
En s'appuyant sur un cahier des charges précis, elle travaille en étroite collaboration avec l'intégrateur ou l'éditeur de logiciels, assurant ainsi un go-live efficace de l’outil. Une bonne communication interne est primordiale pour garantir la circulation fluide de l'information entre les différents départements. De plus, cette méthode de gestion implique une étroite collaboration avec la direction, qui soutient activement l'équipe dédiée tout au long de l'intégration.
Elle sera amenée à évaluer si les process correspondent effectivement à ce qui est attendu, surtout dans une perspective concrète en lien direct avec leurs propres responsabilités et tâches. Cela favorisera une meilleure compréhension de l'impact sur leur travail quotidien et permettra d'identifier les éventuelles adaptations nécessaires pour une intégration réussie.
En mettant l'accent sur la création d'une équipe compétente et engagée, les entreprises peuvent s'assurer que l'avancement se fait avec succès à travers les différentes phases de mise en œuvre.
L’implémentation de l’ERP
Après avoir validé les paramètres, détaillé les besoins, réalisé un audit et décelé l’ensemble des problématiques à contourner, l’implémentation peut débuter.
Il s’agira de paramétrer, de tester et de déployer la solution, en choisissant son mode de déploiement : SaaS, Cloud ou on-premise, local… Puis, viendra la phase de migration, consistant à réorganiser et à centraliser l’ensemble des informations depuis les outils multiples vers l’ERP.
Suite à la migration, le projet aura besoin d’un suivi, d’une maintenance et d’assistance. Il sera important de déterminer le niveau de service attendu, pour établir un projet réaliste. Ce besoin de réactivité du service support varie selon l’activité de la société et son projet. Cela sera essentiel pour limiter les bugs, les pannes ou les autres problèmes pouvant survenir. Le support a un objectif d’anticipation et d’accompagnement après le déploiement.
La formation
Pour une meilleure assimilation et maîtrise, la formation est importante pour les collaborateurs et les utilisateurs du logiciel. Axelor propose de manière régulière des formations destinées à comprendre et expérimenter le logiciel, pour aller plus loin dans son architecture technique et fonctionnelle. Toutes ces étapes sont importantes pour tirer tous les bénéfices du déploiement de votre nouvel outil.
Quelles actions élaborer à la fin du projet ERP ?
Une fois qu’il est opérationnel, il est essentiel de maintenir un suivi régulier et de vous assurer que la mise en place donne les résultats escomptés. Les actions post-déploiement font toute la différence pour pérenniser le succès de votre nouveau logiciel de gestion et ajuster vos processus en continu. Voici quelques actions à mettre en place :
Vérification complète du PGI
Effectuez une vérification approfondie pour vous assurer qu'il répond à toutes les exigences et spécifications définies en amont. Lors de cette phase, identifiez et corrigez les éventuels problèmes afin de les faire remonter au chef de projet. Une vérification complète permet également de vérifier que les mesures de sécurité et de confidentialité sont bien actives. Cela garantit que les informations de l'entreprise sont protégées contre tout accès non autorisé. Cette vérification peut prendre la forme d’un audit interne ou être confiée à un consultant spécialisé.
Formation supplémentaire et support utilisateur
Même avec une bonne formation initiale, les utilisateurs peuvent rencontrer des difficultés dans l’utilisation quotidienne de la solution ERP. Mettez à disposition un support réactif (hotline, centre de service, tickets en ligne) et proposez des formations complémentaires pour approfondir certaines fonctionnalités avancées. Grâce à l’IA et des fonctionnalités de chatbot, il est possible comme dans Axelor d’interroger l’intelligence artificielle qui se base sur la documentation du produit pour guider les utilisateurs qui ont des questions.
Bilan
Un retour d’expérience formalisé (post-mortem ou bilan de déploiement) permet d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré. Vous pourrez ainsi peaufiner vos processus internes et faire évoluer votre méthodologie. Le bilan porte à la fois sur les aspects opérationnels, humains (gestion du changement) et financiers (respect du budget).
Conduite du changement
La communication interne ne doit pas s’arrêter après le déploiement. Continuez à sensibiliser les équipes sur les bénéfices de la solution et les bonnes pratiques. Proposez des ateliers, recueillez leurs suggestions d’amélioration et valorisez les résultats concrets obtenus (gains de temps, économies réalisées, satisfaction client améliorée). C’est ainsi que vous ancrerez durablement l’usage de l’ERP dans la culture d’entreprise.
Une conduite du changement efficace permet d'identifier les craintes et de les atténuer grâce à une communication claire et transparente. Vous pouvez organiser une rencontre entre vos collaborateurs et le chef de projet de l’intégrateur afin de favoriser l’échange.
Suivi des performances
Les KPI définis en amont doivent être mesurés régulièrement : temps de traitement des commandes, réduction du stock dormant, fiabilité des prévisions, etc. Une baisse de performance sur un indicateur alerte sur la nécessité de réajuster le paramétrage ou les pratiques. Au contraire, si vos résultats s’améliorent, cela valide la pertinence de vos choix.
Gestion des mises à jour et des améliorations
Les ERP évoluent en continu, que ce soit pour des raisons de sécurité, de nouvelles fonctionnalités ou d’évolutions légales. Si vous avez opté pour une solution en SaaS ou hybride, vous bénéficierez régulièrement des mises à jour. Dans le cas d’un On-premise, vous devrez planifier et gérer vous-même ces évolutions.
Communication continue
À la fin de votre projet d’implémentation, n'hésitez pas à aborder un management attentif en accompagnant les utilisateurs finaux. Encouragez les commentaires et les suggestions de vos collaborateurs pour optimiser le système en parallèle des besoins changeants de l’organisation.
5 signes qu’il est temps d’installer un ERP dans votre entreprise
Une réorganisation des processus, en effectuant leur transition vers la digitalisation, créer un meilleur workflow et améliore l’efficacité. Bien sûr, en situation complexe, installer un logiciel intégré ne sera pas suffisante, il sera essentiel de réorganiser en amont les dysfonctionnements et d’effectuer une expression des besoins claire et réaliste. Ces différents points bloquants alertent sur le besoin de changement vers un PGI (progiciel de gestion intégré) :
1
Organisation du travail devenue complexe
Le suivi des workflows devenant plus complexe, cela génère un manque d’anticipation ou de recul sur les tâches quotidiennes. Le temps perdu avec des montagnes de documents papier à trier donne l’impression de stagner.
Or, un des usages principaux d’un Progiciel de Gestion Intégrée est la centralisation des données et des systèmes d’information de la société, permettant ainsi une meilleure visibilité sur les tâches et l’organisation préalable. L’anticipation devient alors possible.
La dématérialisation avec l’installation d’un ERP facilite l’accès aux ressources documentaires de l’entreprise, en économisant le stockage matériel (papier, classeurs, etc…). Elle fournit également un élément de stockage dématérialisé avec un élément de protection. L’implémentation et son déploiement génèrent par conséquent un gain de temps et un meilleur workflow.
2
Multiplicité d’outils et de supports hétérogènes
Plus votre écosystème applicatif est éclaté (comptabilité d’un côté, gestion de stocks d’un autre, CRM séparé, etc.), plus vous prenez le risque de perdre en efficacité. La consolidation manuelle des informations devient lourde et source d’erreurs.
Un ERP unique, au contraire, unifie vos données dans un seul et même outil et permet de gagner du temps au quotidien.
3
Une perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée
Si vous repérez que de nombreux processus sont redondants (double-saisie, copie manuelle de données), et que vos collaborateurs perdent du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, l’intégration d’un PGI peut considérablement réduire ces tâches répétitives, libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
4
Une communication moins claire en interne
Les effets d’une mauvaise communication interservices peuvent se manifester très rapidement. Les tâches peuvent être mal réparties, mal gérées et des malentendus naissent… Ce climat crée nécessairement des tensions voire des erreurs d’exécution et une réactivité plus faible face aux imprévus.
Et si l’installation d’un ERP pouvait renverser cette dynamique ? Un PGI adapté à vos besoins dénoue ces situations en apportant une organisation plus stable et transparente. Il regroupe l’ensemble des informations et les rend ainsi disponibles à tous les collaborateurs, si concernés.
5
Une envie d’amélioration de ses services
Dans un marché compétitif, la capacité à répondre rapidement aux demandes clients et à innover fait la différence. Avec un progiciel, vous disposez d’une vision globale vous permettant d’anticiper les variations de demande, d’optimiser la production ou de configurer des offres sur mesure. L’entreprise devient plus réactive, améliorant ainsi sa compétitivité.
Pour résumer, le déclic pour la mise en place d’un PGI intervient si plusieurs signaux sont réunis, ou lorsque l’envie et le besoin sont présents. Le déploiement d’un logiciel ERP doit se réaliser après une étude aboutie.
Quel type d’ERP choisir ?
Il existe une grande variété sur le marché, chacun avec ses spécificités. Il convient de savoir lequel choisir selon de la taille de la société, de ses besoins et de ses projets.
Un ERP Open Source offre un accès libre pour tous au code source. L’Open Source est une véritable communauté.
On-premise, SaaS, Cloud, plusieurs possibilités existent pour un stockage de données en toute sécurité :
On-premise :
Installation et l’hébergement en interne sur ses propres serveurs.
Hybride :
Il permet un stockage mixte, à mi-chemin entre le SaaS et l'installation en local. Il combine des données stockées dans les serveurs internes à la société avec celles stockées en externe.
Cloud public / privé :
Dans les deux cas, l’hébergement se fait à distance. Dans le Cloud public, l’hébergement se réalise sur des serveurs tiers, communs, alors que pour un Cloud privé, il s’agit de serveurs dédiés.
SaaS :
L’accès au logiciel se fait à distance, sans nécessiter une installation sur sa propre infrastructure ou sur les postes des salariés.
Le mode de développement : Low Code/No Code ?
Le No Code ne nécessite pas de développement, il appelle donc à moins de compétences onéreuses et permet des économies.
Un ERP en Low Code permet aux utilisateurs de personnaliser davantage qu’en No Code, avec une majeure partie déjà développée, de 70% environ. Le reste permet aux développeurs d’adapter le logiciel à leurs besoins.
Pourquoi choisir l’ERP Axelor pour vous aider dans la gestion de vos projets ?
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