ERP
Comment réussir la gestion de votre projet ERP ?
Sommaire
Pour prospérer et évoluer en tant qu’entreprise, il est absolument essentiel d’avoir une bonne maîtrise de ses processus métiers, en particulier dans un environnement concurrentiel. Que ce soit pour gérer la comptabilité, les stocks, les activités de production ou l’aspect RH, tout doit être maîtrisé de la manière la plus simple possible. Les données sont de plus en plus importantes de nos jours et leur gestion de plus en plus complexe. Leur centralisation est un élément clé dans la bonne conduite d’une organisation.
Le déploiement nécessite l’implication de la direction, des chefs de projet, du service informatique, mais également d’autres départements stratégiques pour assurer le succès de cette phase d’intégration.
Qu’est-ce qu’un ERP ? Définition
Un logiciel ERP (Entreprise Resource Planning) ou un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) désigne un système de gestion intégré qui permet à une société de gérer efficacement ses ressources et ses process. Il regroupe différents modules fonctionnels dans une seule et même plateforme.
Pourquoi installer un ERP dans votre PME ou ETI ?
C’est l’élément fondamental de centralisation des informations d’une société. Les avantages d’un ERP sont multiples. L’objectif principal d’un projet ERP est de centraliser les données et les processus métiers de l’entreprise afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle, la visibilité et la prise de décision.
Une intégration réussie demande une planification minutieuse, un choix judicieux du progiciel, une conduite du changement efficace et une formation adéquate. Une fois intégré dans votre structure, un PGI devient un atout majeur pour la compétitivité et le succès à long terme.
Quelles sont les phases d’implémentation d’un ERP ?
Découvrez sur notre Livre blanc toutes les étapes de l’installation et l’implémentation de l’ERP.
Constituer une équipe de projet
Pour réaliser le diagnostic le plus complet et précis, il est essentiel de mettre en place une équipe dédiée pour la gestion du projet ERP afin d’assurer le succès de cette initiative majeure au sein de votre structure. Le chef de projet (dans la plupart des cas, le responsable informatique) joue un rôle central dans cette phase en assurant la coordination et en définissant les objectifs clés.
Il est courant que de nombreuses entreprises restreignent l'équipe à la seule implication du service informatique. Cependant, il est préférable qu'elle soit le plus représentative en incluant un panel d'utilisateurs clés, ce qui permettra d'explorer en détail tous les domaines métiers.
En s'appuyant sur un cahier des charges précis, elle travaille en étroite collaboration avec l'intégrateur ou l'éditeur de logiciels, assurant ainsi un go-live efficace de l’outil. Une bonne communication interne est primordiale pour garantir la circulation fluide de l'information entre les différents départements. De plus, cette méthode de gestion implique une étroite collaboration avec la direction, qui soutient activement l'équipe dédiée tout au long de l'intégration.
Elle sera amenée à évaluer si les process correspondent effectivement à ce qui est attendu, surtout dans une perspective concrète en lien direct avec leurs propres responsabilités et tâches. Cela favorisera une meilleure compréhension de l'impact sur leur travail quotidien et permettra d'identifier les éventuelles adaptations nécessaires pour une intégration réussie.
En mettant l'accent sur la création d'une équipe compétente et engagée, les entreprises peuvent s'assurer que l'avancement se fait avec succès à travers les différentes phases de mise en œuvre.
Le diagnostic, l’analyse des processus de l’entreprise
Comme phase anticipatoire, avant l’intégration de l’ERP, il est important d’observer et de comprendre les process déjà en place, de les analyser. Avant son déploiement, une perspective d’installation nécessite une précision sur le contexte, les différentes missions des collaborateurs et leurs besoins.
Il sera essentiel de déterminer les enjeux contextuels actuels et futurs, ses perspectives et les problématiques quant à la bonne implémentation de l’ERP. Pendant cette phase d’analyse, vous serez amené à sonder votre société, son secteur d’activité, ses activités principales et secondaires, les collaborateurs, la hiérarchisation et les liens entre chaque division.
Votre équipe en interne, supervisée par un chef de projet, sera chargée de s’assurer que les besoins de chaque collaborateur seront étudiés, les problématiques à améliorer avec le PGI seront définies, pour enfin procéder à un répertoire clair et réaliste de tout cela.
L’expression des besoins
Exprimer les problématiques, les conditions, les contraintes spécifiques sont des étapes phares. Une fois les aller-retour effectués entre chaque partie impliquée dans le processus, l’étude de faisabilité est suivie d’un audit pour réaliser le projet d’installation de l’ERP.
Comment réaliser un état des lieux réaliste de l’entreprise et de ses process ? Examiner les flux en cours de manière simple, concrète et empirique, les décrire simplement au plus près du réel. L’objectif est que le cahier des charges soit le plus fidèle au réel dans l’idée d’un devis réaliste également, en établissant un compte rendu au plus proche des faits.
De même, définir et envisager les perspectives d’avenir de l’organisation, les expliciter permettra de se projeter dans le temps avec l’utilisation de son ERP et surtout permettra d’aiguiller votre décision. C’est à cette étape que les éléments déterminants dans l’élaboration du planning d’implémentation prendront racine.
De toutes ces phases, découle naturellement une expression des besoins dans le cahier des charges qui devra être claire et précise. Par exemple, il est important de détailler la volumétrie, tout comme de prendre en considération le mode d’implémentation choisi et de développement. Une définition des contraintes et une évaluation terrain sont réalisées lors d’un audit pour s’assurer des conditions d'intégration et de déploiement dans l'environnement professionnel.
L’implémentation de l’ERP
Après avoir validé les paramètres, détaillé les besoins, réalisé un audit et décelé l’ensemble des problématiques à contourner, l’implémentation peut débuter.
Il s’agira de paramétrer, de tester et de déployer la solution, en choisissant son mode de déploiement : SaaS, Cloud ou on-premise, local… Puis, viendra la phase de migration, consistant à réorganiser et à centraliser l’ensemble des informations depuis les outils multiples vers l’ERP.
Suite à la migration, le projet aura besoin d’un suivi, d’une maintenance et d’assistance. Il sera important de déterminer le niveau de service attendu, pour établir un projet réaliste. Ce besoin de réactivité du service support varie selon l’activité de la société et son projet. Cela sera essentiel pour limiter les bugs, les pannes ou les autres problèmes pouvant survenir. Le support a un objectif d’anticipation et d’accompagnement après le déploiement.
La formation
Pour une meilleure assimilation et maîtrise, la formation est importante pour les collaborateurs et les utilisateurs du logiciel. Axelor propose de manière régulière des formations destinées à comprendre et expérimenter le logiciel, pour aller plus loin dans son architecture technique et fonctionnelle. Toutes ces étapes sont importantes pour tirer tous les bénéfices du déploiement de votre nouvel outil.
Quelles actions élaborer à la fin du projet ERP ?
À la fin, plusieurs actions sont essentielles pour garantir la continuité des opérations. Voici quelques actions à mettre en place :
Vérification complète du PGI
Effectuez une vérification approfondie pour vous assurer qu'il répond à toutes les exigences et spécifications définies en amont. Lors de cette phase, identifiez et corrigez les éventuels problèmes afin de les faire remonter au chef de projet. Une vérification complète permet également de vérifier que les mesures de sécurité et de confidentialité sont bien actives. Cela garantit que les informations de l'entreprise sont protégées contre tout accès non autorisé.
Formation supplémentaire et support utilisateur
Des formations supplémentaires peuvent aider les salariés à mieux comprendre les fonctionnalités de l’outil. Cela facilite l’adoption de la nouvelle solution et les personnes formées sont plus enclins à utiliser efficacement le système, ce qui maximise le retour sur investissement.
Bilan
Cette étape est cruciale pour évaluer le succès du projet, identifier les points forts et les points faibles, et tirer des leçons pour le futur. Le bilan doit également évaluer dans quelle mesure les objectifs initiaux ont été atteints.
Conduite du changement
Les changements organisationnels, tels que l'adoption d'un nouvel ERP, peuvent susciter des craintes chez les employés. La phase de déploiement implique une gestion du changement soigneusement orchestrée. Les sociétés doivent se préparer à l'impact que l'introduction de ce progiciel aura sur leur management et leur activité.
Une conduite du changement efficace permet d'identifier les craintes et de les atténuer grâce à une communication claire et transparente. Vous pouvez organiser une rencontre entre vos collaborateurs et le chef de projet de l’intégrateur afin de favoriser l’échange.
Suivi des performances
Le suivi des performances permet d'évaluer dans quelle mesure les objectifs initiaux ont été atteints. Cela inclut la mesure des indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer l'amélioration des process, la réduction des coûts, l'efficacité opérationnelle ou tout autre objectif préalablement défini.
Gestion des mises à jour et des améliorations
Il est essentiel de s’assurer que l'ERP reste à jour, qu’il soit sécurisé et qu'il continue de répondre aux besoins en évolution de l'entreprise. Pour cela, des mises à jour régulières sont essentielles pour garantir que le système reste résistant aux menaces de sécurité.
Communication continue
À la fin de votre projet d’implémentation, n'hésitez pas à aborder un management attentif en accompagnant les utilisateurs finaux. Encouragez les commentaires et les suggestions de vos collaborateurs pour optimiser le système en parallèle des besoins changeants de l’organisation.
5 chantiers où un projet ERP peut doper la productivité !
Une réorganisation des processus, en effectuant leur transition vers la digitalisation, créer un meilleur workflow et améliore l’efficacité. Bien sûr, en situation complexe, installer un logiciel intégré ne sera pas suffisante, il sera essentiel de réorganiser en amont les dysfonctionnements et d’effectuer une expression des besoins claire et réaliste. Ces différents points bloquants alertent sur le besoin de changement vers un PGI (progiciel de gestion intégré) :
1
Une organisation du travail devenant pénible
Le suivi des workflows devenant plus complexe, cela génère un manque d’anticipation ou de recul sur les tâches quotidiennes. Le temps perdu avec des montagnes de documents papier à trier donne l’impression de stagner.
Or, un des usages principaux d’un Progiciel de Gestion Intégrée est la centralisation des données et des systèmes d’information de la société, permettant ainsi une meilleure visibilité sur les tâches et l’organisation préalable. L’anticipation devient alors possible.
La dématérialisation avec l’installation d’un ERP facilite l’accès aux ressources documentaires de l’entreprise, en économisant le stockage matériel (papier, classeurs, etc…). Elle fournit également un élément de stockage dématérialisé avec un élément de protection. L’implémentation et son déploiement génèrent par conséquent un gain de temps et un meilleur workflow.
2
Des outils et des supports hétéroclites
La multiplicité des supports et outils de travail, bien que proposant un grand panel de possibilités, crée une perte de temps au quotidien. Multiplier les outils pour gérer ses tâches, ses documents, son CRM, son workflow, etc… cela demande davantage de stockage qu’une centralisation des données.
L’utilisation d’un ERP comme outil polyvalent offre une solution globale pour gérer divers éléments, évitant ainsi la dispersion entre plusieurs logiciels et permettant de gagner du temps dans les tâches quotidiennes. Chaque heure économisée grâce à cette efficacité accrue devient alors une ressource précieuse.
3
Une perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée
Les tâches les plus redondantes, à faible valeur ajoutée pour la société, sont particulièrement chronophages. Lorsque cela devient problématique, il est essentiel de remettre en question ses process pour gagner en efficacité.
Mettre en place d’une solution de ce type peut apporter non seulement une simplification, mais en plus une automatisation de certaines tâches, de quoi effacer ces problématiques.
4
Une communication moins claire
Les effets d’une mauvaise communication interservices peuvent se manifester très rapidement. Les tâches peuvent être mal réparties, mal gérées et des malentendus naissent… Ce climat crée nécessairement des tensions voire des erreurs d’exécution et une réactivité plus faible face aux imprévus.
Et si l’installation d’un ERP pouvait renverser cette dynamique ? Un PGI adapté à vos besoins dénoue ces situations en apportant une organisation plus stable et transparente. Il regroupe l’ensemble des informations et les rend ainsi disponibles à tous les collaborateurs, si concernés.
5
Une envie d’amélioration de ses services
Enfin, il peut s’agir tout simplement d’une envie de se restructurer afin d’atteindre plus d’efficacité et de productivité dans le travail. Cela peut se produire lorsqu’il y a des besoins d’étendre des services et une volonté d’automatiser ou de réduire certaines tâches d’ordres organisationnelles ou administratives par exemple.
Pour résumer, le déclic pour la mise en place d’un PGI intervient si plusieurs signaux sont réunis, ou lorsque l’envie et le besoin sont présents. Adopter une plateforme de ce type dans une société, permettra de gagner du temps sur les tâches du cœur de métier et d’améliorer la communication, en centralisant les informations. Le déploiement d’un logiciel ERP doit se réaliser après une étude aboutie.
Quel type d’ERP choisir ?
Il existe une grande variété sur le marché, chacun avec ses spécificités. Il convient de savoir lequel choisir selon de la taille de la société, de ses besoins et de ses projets.
Un ERP Open Source offre un accès libre pour tous au code source. L’Open Source est une véritable communauté.
On-premise, SaaS, Cloud, plusieurs possibilités existent pour un stockage de données en toute sécurité :
On-premise :
Installation et l’hébergement en interne sur ses propres serveurs.
Hybride :
Il permet un stockage mixte, à mi-chemin entre le SaaS et l'installation en local. Il combine des données stockées dans les serveurs internes à la société avec celles stockées en externe.
Cloud public / privé :
Dans les deux cas, l’hébergement se fait à distance. Dans le Cloud public, l’hébergement se réalise sur des serveurs tiers, communs, alors que pour un Cloud privé, il s’agit de serveurs dédiés.
SaaS :
L’accès au logiciel se fait à distance, sans nécessiter une installation sur sa propre infrastructure ou sur les postes des salariés.
Le mode de développement : Low Code/No Code ?
Le No Code ne nécessite pas de développement, il appelle donc à moins de compétences onéreuses et permet des économies.
Un ERP en Low Code permet aux utilisateurs de personnaliser davantage qu’en No Code, avec une majeure partie déjà développée, de 70% environ. Le reste permet aux développeurs d’adapter le logiciel à leurs besoins.
Pourquoi choisir l’ERP Axelor pour vous aider dans la gestion de vos projets ?
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